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eKVV: Anlegen von Veranstaltungen


Auf dieser Seite wird beschrieben, in welchen Schritten im eKVV Veranstaltungen angelegt werden können und was dabei zu beachten ist.

Wer kann Veranstaltungen im eKVV anlegen?

Das eKVV wird dezentral in den Fakultäten gepflegt. Hierfür werden MitarbeiterInnen auf Antrag der Fakultät mit besonderen Rechten im eKVV ausgestattet, die über die normalen Zugriffsrechte von Lehrenden und Sekretariaten hinausgehen. Nur mit diesen Eingaberechten können Veranstaltungen im eKVV angelegt und Studiengängen zugeordnet werden, können Räume von der zentralen Raumvergabe angefordert werden und Termine eingegeben werden.

Neben einem Mitarbeiterzugang zum BIS wird für die Beantragung dieser Rechte dieses Formular benötigt:

Zum Einstieg

Wo geht`s zur Eingabe?

Wer sich im öffentlichen eKVV über den Link "anmelden" ins eKVV einloggt kommt als erstes auf die Seite "Meine Veranstaltungen", die in erster Linie als Startpunkt für Lehrende und deren Sekretariate im eKVV bestimmt ist. Für eKVV-Beauftragte ist die "eKVV-Startseite" als Ausgangspunkt besser geeignet. Wer häufiger mit dem eKVV arbeitet, sollte sich ein Lesenzeichen für diese Seite einrichten.

Übrigens sind die wichtigsten eKVV-Seiten immer über die Fußzeile erreichbar:


Welche Daten müssen eingegeben werden?

Um eine Veranstaltung ins eKVV eingeben zu können, müssen Sie zunächst einmal die Grunddaten der Veranstaltung kennen, als da wären:

  • Titel der Veranstaltung
  • Art der Veranstaltung (also z.B. Seminar oder Vorlesung)
  • Terminzeitraum in dem die Veranstaltung stattfinden soll (z.B. im Semester)

Weiterhin braucht eine Veranstaltung eine Belegnummer, die Sie sich auf per Klick generieren lassen können. Diese Angaben reichen aus, um eine Veranstaltung anlegen und speichern zu können. Alle weiteren Angaben, wie z.B. die genaue Terminplanung, die Öffnung der Veranstaltung für einen oder mehrere Studiengänge, die Lehrenden oder Ähnliches können später in weiteren (Einzel-)Schritten ergänzt werden.

Für wen sind neu angelegte Veranstaltungen sichtbar?

Veranstaltungen im eKVV kennen die folgenden Zustände:

  • U = unveröffentlicht
  • Ö = veröffentlicht
  • Ö(Z) = veröffentlicht, mit Zeiten
  • Ö(Z/R) = veröffentlicht, mit Zeiten und Räumen
  • A = ausgefallen

Unveröffentlichte Veranstaltungen können von allen MitarbeiterInnen mit einem BIS-Zugang im passwortgeschützten Bereich des eKVV gesehen werden. Durch den Status "U" ist dabei aber für alle Beteiligten klar, dass es sich bei der betrachteten Veranstaltung noch um eine vorläufige, reversible Fassung handelt.

Erst wenn eine Veranstaltung vom zuständigen eKVV-Beauftragten explizit veröffentlicht wurde, ist sie über das Internet für jeden Besucher der Seite sichtbar. Auch als ausgefallen gekennzeichnete Veranstaltungen bleiben sichtbar, um die Studierenden zu informieren.

In mehreren Schritten zur Veranstaltungseingabe

Die Eingabe aller Veranstaltungsdaten erfolgt über mehrere Eingabemasken, die nacheinander bearbeitet werden können. Nur das erste Formular für die Eingabe der Grunddaten muss zwingend ausgefüllt werden, alle anderen Formulare können auch später ausgefüllt oder überarbeitet werden. Im Folgenden werden die einzelnen Eingabeformulare mit den auszufüllenden Feldern kurz erklärt.

Eingabe der Grunddaten

Lehrveranstaltung anlegen: Grunddaten
Lehrveranstaltung anlegen: Grunddaten

Wie überall im eKVV wird das aktuelle bzw. das zuletzt von Ihnen verwendete Semester voreingestellt. Bei der Eingabe von Lehrveranstaltungen für ein zukünftiges Semester muss daher darauf geachtet werden, dass man sich tatsächlich im gewünschten Semester befindet. Das Semester kann nicht in der Eingabemaske sondern nur im rechten Menü umgestellt werden. Ebenfalls voreingestellt wird die Einrichtung, für die die angemeldete Person Eingaberechte hat (sollten das mehr als eine Einrichtung sein, kann dies über ein Menü ausgewählt werden.

Der Titel der Veranstaltung (Wie soll die Veranstaltung heißen?) muss angegeben werden, die dazugehörige Belegnummer sollte man sich automatisch erzeugen lassen (für jede Einrichtung ist ein bestimmter Zahlenraum an Belegnummern reserviert).

Für die Art der Veranstaltung sind zwei Felder vorgesehen um auch Kombinationen verschiedener Veranstaltungsarten (z.B. Seminar und Exkursion) möglich zu machen. Bitte bachten Sie, dass Sie Klausuren auch zu einem späteren Zeitpunkt in einem anderen Formular eintragen können. Um zu recherchieren, welche Veranstaltungsarten bisher im eKVV genutzt wurden, können Sie die Kombi-Suche (unter 'Sonstiges') im eKVV nutzen.

In den Feldern für den Zeitraum wird der Vorlesungszeitraum des Semesters voreingestellt. Diese Angabe kann meist unverändert bleiben, sie wird beim späteren Anlegen der Veranstaltungstermine genutzt. Wirklich wichtig ist sie nur bei Veranstaltungen, bei denen keine genauen Termine eingetragen werden.

Bei den Angaben zu den erwarteten Teilnehmerzahlen können Sie angeben, wie viele Studierende Sie zu der bearbeiteten Veranstaltung erwarten. Beachten Sie bitte die Unterscheidungsmöglichkeiten durch die anklickbaren Felder: Voreingestellt ist die Angabe der Teilnehmerzahl nur für interne Zwecke. Klicken Sie das zweite Feld an, wird nach Veröffentlichung der Veranstaltung im eKVV den Studierenden eine Teilnehmerbeschränkung angezeigt, die nur unter Berücksichtigung bestimmter rechtlicher Vorgaben eingeführt werden darf. (Vgl. dazu die Rahmenprüfungsordnung)

Wenn Sie unter Öffnung angeben, dass die Veranstaltung auch für HörerInnen anderer Fakultäten geöffnet ist, wird dies den Studierenden im öffentlichen eKVV angezeigt, so dass auch "Fachfremde" diese Veranstaltung z. B. für den individuellen Ergänzungsbereich besuchen können. Diese Angabe spielt aber im Vergleich zu den expliziten Öffnungen über die Fachzuordnungen heute nur noch eine geringe Rolle.

Die Voraussichtliche Wiederholung soll den Studierenden Orientierung für die Planung der kommenden Semester geben. Dieses Feld darf aber auch frei bleiben.

Nur für die Fakultäten die für Ihre Prüfungsverwaltung HIS-POS nutzen (Rechtswissenschaft) ist das folgende Feld von Belang, alle anderen lassen es frei.

Der Kurzkommentar sollte, wenn er genutzt wird, auf jeden Fall knapp gehalten werden, weil er nicht nur auf der Detailseite der Veranstaltung sondern bereits auf den Übersichtsseiten mit den Lehrangeboten ganzer Studiengänge angezeigt wird. Ein Beispiel für einen Kurzkommentar ist zum Beispiel der Hinweis: "Course given in English". Oft wird er auch für die Darstellung von Hinweisen zu besonderen Anmeldemodalitäten verwendet, die die Studierenden auf keinen Fall übersehen sollen. Ausführlichere Hinweise zur Veranstaltung finden ihren Platz im später auszufüllenden Kommentarfeld.

Eingabe der Termine

Lehrveranstaltung anlegen: Termine
Lehrveranstaltung anlegen: Termine

Wenn Sie Veranstaltungstermine eingeben möchten, beachten Sie bitte, dass Sie einer Veranstaltung beliebig viele Termineinträge hinzufügen können. Bei dem einfachsten Fall eines wöchentlich stattfindenden Seminars genügt es, das oben gezeigte Terminformular einmal auszufüllen. Das System erzeugt dann eine Reihe von Einzelterminen, die im wöchentlichen Rhythmus während des Semesters regelmäßig stattfinden. Wollen Sie aber der im wöchentlichen Rhythmus stattfindenen Veranstaltung zum Beispiel noch einen einmaligen Exkursionstermin hinzufügen, müssen Sie dafür das Formular ein zweites Mal ausfüllen.

Die einzelnen Felder werden im Folgenden beschrieben: Unter Terminrhythmus, -wochentag und -uhrzeit legen Sie den Rhythmus (wöchentlich, einmalig, 14täglich oder Block) fest und wählen Wochentag und Uhrzeit aus. Falls Sie einen Blocktermin eingeben möchten, der sich über mehrere aufeinander folgende Tage erstreckt, so müssen Sie das Feld für den Tag freilassen (weil hier die Eingabe mehrerer Wochentage nicht möglich ist).

Raum/Veranstaltungsort können Sie dann angeben, wenn ein Fakultätsraum genutzt wird, über den Sie verfügen können. Benötigen Sie eine Raumzuweisung aus der zentralen Vergabe, können Sie dieses Feld bis zum Abschluss der ersten Vergaberunde der zentralen Räume auch freilassen, danach müssen Sie dieses Feld ausfüllen, um den KollegInnen der Raumvergabe mitzuteilen, welchen Raum Sie sich ausgesucht haben. Die einzelnen Schritte des Raumvergabeprozesses sind hier beschrieben: Raumvergabe

Im Feld Terminzeitraum geben Sie genau an, innerhalb welchen Zeitraums der Termin angeboten wird. Dieser Zeitraum wird dabei automatisch aus den Grunddaten voreingestellt, Sie können die Anzeige über die beiden Kalender-Icons aber auch verändern. Möchten Sie einen einmaligen Termin eingeben, reicht der Anfangs-Termin aus, handelt es sich um eine Blockveranstaltung, geben Sie in das erste Feld den ersten Termin und in das zweite den letzten Termin ein.

Müssen Sie weitere Angaben zum Termin machen, geben Sie dies bitte in das Freitextfeld Sonstige Anmerkungen zum Termin ein, das auch für die Studierenden im öffentlichen eKVV sichtbar ist. Ansonsten lassen Sie dieses Feld bitte frei.

Die Angaben zur Zentralen Raumvergabe sind nur dann auszufüllen, wenn ein die Zuweisung eines Raumes gewünscht wird. Die zentral verwalteten Seminarräume werden in mehreren großen Verteilungsrunden durch das Dezernat Facility Management (FM) vergeben. Lesen Sie hier mehr über die Organisation und den Ablauf der Raumvergabe.


Eingabe der Fachzuordnungen

Mit der Zuordnung der Veranstaltungen zu Studiengängen sorgen Sie einerseits dafür, dass den Studierenden im eKVV bei der Veranstaltung angezeigt wird, für welches Studienangebot und in welchem Modul die betreffende Veranstaltung verwendet werden kann. Gleichzeitig sortieren Sie mit der Fachzuordnung die Veranstaltung in die Auflistung eines Studienganges ein und ermöglichen es letztlich auch, dass Lehrende Leistungen verbuchen können und die Veranstaltung in der Prüfungsverwaltung im Transcript an der richtigen Stelle auftaucht.

Öffnung von Veranstaltungen verschiedener Studienmodelle

Da wir uns momentan (Frühjahr 2012) in der Übergangsphase zwischen einem alten und einem neuen Studienmodell befinden passiert es relativ häufig, dass Veranstaltungen für Studiengänge beider Modelle geöffnet werden müssen. Wie das funktioniert und wie die dazugehörigen Eingabemasken zu bedienen sind, lesen Sie auf dieser Seite nach:

Aufnahme von Veranstaltungen anderer Fakultäten in das eigene Veranstaltungsangebot

Über die Fachzuordnungen (auch "Öffnung von Veranstaltungen" genannt) haben Sie die Möglichkeit, auch Lehrveranstaltungen anderer Fakultäten in Ihr Studienangebot aufzunehmen. Technisch gesehen können Sie sich dabei aus dem Lehrveranstaltungsangebot der gesamten Hochschule "bedienen", praktisch müssen Sie sich natürlich mit den Lehrveranstaltungsverantwortlichen der betreffenden Fakultät absprechen. Die notwendigen Kontaktpersonen werden Ihnen dabei immer auf der Detailseite einer Veranstaltung angezeigt.

Eingabe der weiteren Veranstaltungsinformationen

Wenn Sie die ersten Eingabemasken ausgefüllt haben, werden Sie automatisch auf die Detailseite der Veranstaltung geführt (auf die Sie auch immer dann gelangen, wenn Sie den verlinkten Veranstaltungsnamen anklicken, unabhängig davon, in welchen Kontext Sie sich gerade befinden).

Hinter jeder der thematischen Überschriften, die die Detailseite untergliedern, finden Sie den grauen Link "bearbeiten", mit dem Sie immer in die entsprechende Eingabemaske gelangen:

Lehrveranstaltung anlegen: Alle Daten der Veranstaltung 1
Lehrveranstaltung anlegen: Alle Daten der Veranstaltung 1

Hier können Sie nun z.B. Lehrende anlegen, entfernen oder hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass Sie hier nur Personen auswählen können, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis als "lehrend" gekennzeichnet sind. Wenn sie einen Lehrenden vergeblich suchen, kann das entweder daran liegen, dass er oder sie im Personen- und Einrichtunsgverzeichnis nicht eingetragen wurde, oder dass dort die Kennzeichnung als "lehrend" fehlt. Bitte wenden Sie sich an die Person, die für Ihre Fakultät als Ansprechperson für Korrekturwünsche im Personen- und Einrichtungsverzeichnis ausgewiesen ist. Wer das in Ihrem individuellen Fall ist, sehen Sie, wenn Sie bei einem Eintrag Ihrer Fakultät im rechten Menü den Punkt "Ansprechperson für Korrekturwünsche" klicken.

Weiterhin können Sie hier Termine ändern oder, wie oben angemerkt, Klausuren als eigene Sonder-Termine im eKVV anlegen. So angelegte Klausuren werden technisch gesehen als ein Termin der Veranstaltungsreihe im eKVV behandelt, werden den Studierenden aber im eKVV besonders herausgehoben angezeigt.

Lehrveranstaltung anlegen: Alle Daten der Veranstaltung 2
Lehrveranstaltung anlegen: Alle Daten der Veranstaltung 2

Wenn die Veranstaltung veröffentlicht wurde, können Sie über diese Seite auch den E-Mailverteiler und das Mailarchiv der Veranstaltung nutzen. Die Lernräume im BIS können schon vor der Veröffentlichung der Veranstaltung im eKVV angelegt werden, um so Lehrmaterialien bereits vorzubereiten.

Weitere Aktionen

Auf der Detailseite einer Veranstaltung finden Sie in der oberenr echten Ecke einen grauen Kasten mit "Aktionen":

Lehrveranstaltung anlegen: Aktionen
Lehrveranstaltung anlegen: Aktionen

Von hier aus erreichen Sie die häufigsten Funktionen, die Sie in der Lehrplanung oder später im Semester für das Lehrveranstaltungsmanagement benötigen:

  • Mit dem Link Veröffentlichen wird die Veranstaltung (über das Internet weltweit) sichtbar gemacht
  • Sie können die aktuelle Veranstaltung auch Löschen, so lange sie nicht veröffentlicht ist. Nach der Veröffentlichung finden Sie einen Link zum Ausfallen lassen der Veranstaltung.
  • Die Veranstaltung kann für die Lehrplanung des kommenden Semesters kopiert werden.
  • AnsprechpartnerInnen führt Sie zu den Personeneinträgen der zuständigen eKVV-Beauftragten und der Prüfungsämter
  • mit den folgenden Punkten bearbeiten Sie die Veranstaltungsdaten
  • aktivieren oder deaktivieren das Teilnehmermanagement dessen Aktivierung eine wichtige Voraussetzung für die Durchführung von Platzvergabe-Verfahren ist
  • und betrachten zum Ende des Semester die Leistungslisten der Veranstaltung