Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Lehrende und Sekretariate Leistungen ans Prüfungsamt melden können, indem sie die "Upload"-Funktion im eKVV nutzen. Seit dem Wintersemester 2009/2010 wird diese Funktion in der LiLi-Fakultät im Pilotbetrieb genutzt, ab dem Sommersemester 2010 steht sie auch allen anderen Fakultäten zu Verfügung.
Lehrende oder deren Sekretariate benötigen für den Upload ein BIS-Passwort. Sollten sie noch keines haben, schicken Sie bitte eine E-Mail an das BIS unter bissupport@uni-bielefeld.de und geben Sie Ihren gewünschten Benutzernamen an. Lesen Sie hier mehr zum Zugang zum BIS: Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Mit der Upload-Funktion ist es möglich, Ergebnislisten schnell und sicher an das zuständige Prüfungsamt zu übermitteln. Dabei laden Lehrende (oder deren Sekretariate) Dateien ins eKVV, die dann von den MitarbeiterInnen der Prüfungsämter heruntergeladen und in die Prüfungsverwaltung importiert werden können. Es ist dabei wichtig zu wissen, dass Lehrende ihre Daten nicht direkt in das System eingeben, sondern ein Word- oder Excel-Dokument auf Ihrem Computer erstellen und via eKVV an das zuständige Prüfungsamt melden. Mit dem Upload wird also lediglich für eine einfache Überstellung der Dateien ans Prüfungsamt gesorgt.
Wie eine Ergebnisliste mit Hilfe des eKVVs erstellt werden kann, wird hier erklärt: Ergebnislisten
Wenn Sie eine fertige Ergebnisliste im Format "Word" oder "Excel" auf Ihrem Rechner gespeichert haben und diese ans Prüfungsamt übermitteln möchten, rufen Sie die Seite "Meine Veranstaltungen" im eKVV auf und melden sich mit Ihrem Passwort an. Unter dem Punkt Meine Aktionen klicken Sie den Link "Meine Ergebnislisten" um auf die gleichnamige Seite zu gelangen.
Auf dieser Seite werden Ihnen, analog zur Seite "Meine Veranstaltungen", alle Veranstaltungen des aktuellen Semesters angezeigt.
Wie Sie auf dem Screenshot rechts sehen, wird Ihnen pro Veranstaltung des aktuellen Semesters ein Link angeboten, um eine Ergebnisliste hochzuladen. Über die Semesterauswahl können Sie auch ein anderes Semester aufrufen, um sich z.B. Veranstaltungen des vergangenen Semesters anzeigen zu lassen.
Neben der Möglichkeit, Leistungen mit Veranstaltungsbezug zu melden, finden Sie auf dieser Seite auch einen Link zum Upload von Ergebnislisten ohne Veranstaltungsbezug. Da der Upload-Vorgang an sich identisch ist, wird er hier zunächst exemplarisch für Ergebnislisten mit Veranstaltungsbezug erklärt, unter dem Punkt "Ergebnislisten ohne Veranstaltungsbezug" wird dann nur ergänzt, welche Besonderheiten bei Ergebnislisten ohne Veranstaltungsbezug zu beachten sind.
Durch einen Klick auf den Link "Ergebnisliste hochladen" kommen Sie auf eine Seite, auf der Sie zunächst das von Ihnen gewählte Dokument hochladen können.
Das Feld "Beschreibung" kann (muss aber nicht) von Ihnen ausgefüllt werden, wenn Sie dem Prüfungsamt noch eine Erklärung zu der hochgeladenen Datei mitgeben möchten. Handelt es sich bei der Ergbnisliste zB um die Ergebnisse einer Klausur, könnten Sie in das Textfeld "Klausur vom 21.5." oder Ähnliches schreiben. Mit dem "Durchsuchen"-Button greifen Sie auf Ihren Computer zu und wählen das entsprechende Dokument aus.
Das System versieht jedes Dokument mit einem eigenen Titel, der sich aus der Belegnummer, dem Semester und einer Versionsnummer zusammensetzt. Sie müssen Ihrer Liste daher beim Upload von veranstaltungsbezogenen Ergebnislisten keinen besonderen Dateinamen geben.
Haben Sie die richtige Datei ausgewählt, klicken Sie "Weiter" oder gehen Sie auf "Abbrechen" um auf die Seite "Meine Ergebnislisten" zurückzukehren.
Auf der nächsten Seite werden Ihnen noch einmal der Dateiname und die Daten Ihrer Veranstaltung angezeigt. Bitte vergewissern Sie sich hier noch einmal, dass Sie die korrekte - d.h. die zur Veranstaltung passende - Liste hochgeladen haben! Sie haben jetzt die Möglichkeit "abzubrechen" (führt Sie zurück auf die Seite "Meine Ergebnislisten"), zu "löschen", zu "korrigieren" oder "ans Prüfungsamt zu schicken". Mit einem Klick auf den letztgenannten Button schicken Sie Ihre Liste los, im nächsten Feld wird Ihnen dann angezeigt, welche PrüfungsamtskollegInnen für Sie zuständig sind und die Liste in Empfang nehmen. Mit einem Klick auf "OK" schließen Sie den Vorgang ab und kommen zurück auf die Seite "Meine Ergebnislisten"
Ergebnislisten ohne Veranstaltungsbezug müssen weitaus seltener gemeldet werden, als solche mit Veranstaltungsbezug. Ein denkbarer Fall wäre z.B. eine Modulabschlussprüfung oder ein Praktikum (sofern für diese keine eigene Veranstaltung im eKVV eingetragen wurde). Die Funktion des Hochladens ohne Veranstaltungsbezug darf in keinem Fall verwendet werden, wenn die Ergebnisliste einer konkreten und im eKVV eingetragenen Veranstaltung zugeordnet werden kann.
Sowohl für die Prüfungsämter als auch für Lehrende ist die "Verarbeitung" von veranstaltungsbezogenen Leistungen der Standardfall und deshalb auch deutlich unkomplizierter, da durch das System Ergebnislisten gleicher Veranstaltungen automatisch gruppiert und versioniert werden können.
Bitte beachten Sie, dass es beim Upload von Ergebnislisten ohne Veranstaltungsbezug im Moment nicht möglich ist, dass Sekretariate "ihre" Lehrenden vertreten. Diese Leistungen können also nur von Lehrenden persönlich hochgeladen werden. In der Übersichtsseite werden aber auch diese Listen bei den SekretariatsmitarbeiterInnen angezeigt (siehe auch den Absatz "Nach dem Upload").
Die Eingabemaske zum Upload von Ergebnislisten ohne Veranstaltungsbezug erreichen Sie über den entsprechenden Link Ende der Seite "Meine Ergebnislisten". Sie unterscheidet sich in Details von der zuerst beschriebenen:
Besonders wichtig ist es hier, die Einrichtung auszuwählen, an der die betreffende Leistung erbracht worden ist, weil darüber die Zuordnung zum zuständigen Prüfungsamt gesteuert wird. Um ein Mindestmaß an Übersichtlichkeit zu gewährleisten, werden Ihnen im Auswahl-Menü lediglich die Einrichtungen angeboten, an denen Sie bislang gelehrt haben[1].
Eine weitere Besonderheit ist, dass hier der Beschreibungstext zur Datei nicht optional ist, sondern zwingend erforderlich, damit die KollegInnen im Prüfungsamt wissen, wie die Leistung zuzuordnen ist (Bsp.: "Modulprüfung Modul XY").
Wenn Sie eine Ergebnisliste hochgeladen haben, kommen Sie automatisch auf die Seite "Meine Ergebnislisten" zurück, wo Ihnen eine Übersicht über die bislang von Ihnen hochgeladenen Listen angezeigt wird. Trotz der eingeschränkten Bearbeitungsmöglichkeiten für Sekretariate bei Leistungen ohne Veranstaltungsbezug, werden auf dieser Seite auch für Sekretariate alle Listen angezeigt.
Sie sehen hier Ihre gemeldeten Ergebnislisten, dabei wird sowohl das Datum des Uploads als auch der Name des Hochladenenden angezeigt. Die Datei ist lediglich durch ein Symbol dargestellt, wenn Sie aber mit dem Mauszeiger darüber fahren, wird Ihnen auch der komplette Name der Datei angezeigt. Da alle Listen im System verbleiben, können Sie hier übrigens auch alle Listen noch einmal herunterladen. Eine Archivierung auf Ihrem Rechner erübrigt sich dadurch!
Sobald eine Liste an das Prüfungsamt überstellt wurde, wird Sie mit einem Status versehen, der Ihnen in Form einer Ampel angezeigt wird:
Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten, sich Ihre Ergebnislisten anzeigen zu lassen:
