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Terminvereinbarung:Lehrende

Die Terminvereinbarungsfunktion im eKVV ist eine einfache Möglichkeit, die Vereinbarung von Sprechstundenterminen online anzubieten und zu pflegen. Auf dieser Seite wird die Lehrendensicht bzw. die von Terminanbieter*innen auf die Terminvereinbarungen erklärt. Die Funktion steht allen Mitarbeiter*innen zur Verfügung und ergänzt die schon lange vorhandene Möglichkeit die eigenen Sprechzeiten im PEVZ selbst zu bearbeiten.

Einstieg

Die Übersichtsseite mit Ihren Terminangeboten und -vereinbarungen erreichen Sie hier:

Meine Terminvereinbarungen

Sie brauchen für den Zugriff das BIS Mitarbeiterlogin. Am Anfang ist diese Seite leer. Bevor Sie damit beginnen Ihre ersten Terminangebote zu veröffentlichen, sollten Sie noch über eine Einstellungsmöglichkeit nachdenken:

Benachrichtigung bei Terminbuchungen und -absagen

Per Voreinstellung werden Sie nicht darüber benachrichtigt, wenn Studierende Termine buchen oder absagen. Sie können sich aber per eMail über jede Buchung / Absage benachrichtigen lassen, die entsprechende Option finden Sie in den eKVV Einstellungen unter der Überschrift Benachrichtigungen.

Anlegen und Bearbeiten von Terminangeboten

In der Terminvereinbarungsseite finden Sie oben einen Schalter über den Sie neue Terminangebote anlegen können. In der folgenden Seite können Sie Gruppen von Terminen anlegen, so dass Sie z. B. auf einen Schlag alle Sprechstundenangebote in einem Semester anlegen können. Die einzelnen Eingabefelder haben diese Bedeutung:

Erstes / Letztes Datum
Der Zeitraum, über den Sie Ihre Sprechzeiten anbieten wollen. Bei einmaligen Terminen reicht es aus nur das erste Datum zu setzen, das letzte Datum wird dann auf den gleichen Wert gesetzt. Das gilt auch wenn das letzte Datum leer gelassen wird
Rhythmus
Der Rhythmus, in dem Sie Ihre Termine anbieten. Bei den wöchentlichen und 14-täglichen Terminen ergibt sich der Wochentag aus dem zuvor eingetragenen ersten Datum.
Mit dem 'täglich' Rhythmus können Sie sehr einfach an jedem Wochentag stattfindende Sprechstunden erzeugen. Dabei werden nie Termine am Samstag oder Sonntag erzeugt.
Start und Ende der Termine
Das ist der Uhrzeitbereich, in dem Sie Ihre Termine an den jeweiligen Tagen anbieten
Dauer
Dies ist die Dauer der einzelnen Termine, die in den Grenzen des zuvor eingetragenen Starts und Endes der Termine im nächsten Schritt erzeugt werden

Die folgenden Angaben werden in jeden der generierten Termine eingetragen:

Beschreibung
Hier können Sie Hinweise an die Studierenden geben, z. B. zu Themen die in den Terminen besprochen werden können.
Format
Hier legen Sie fest in welcher Form Sie die Sprechzeiten anbieten und können dabei Kombinationen dieser drei Optionen auswählen:
  1. findet Online statt
  2. findet per Telefon statt
  3. findet vor Ort statt
Wenn Sie mehr als ein Format anbieten, dann können die Studierenden sich bei der Terminbuchung für das gewünschte Format entscheiden. Je nachdem ob Sie vor Ort und/oder Online anbieten sind dann die Angaben zum Raum und/oder zur Videokonferenz wichtig. Bei Telefonterminen wird den Studierenden ein Link zu ihrem PEVZ Eintrag angeboten und damit die dort eingetragene Telefonnummer[1].
Raum
Bei vor Ort Terminen sollte hier der Treffpunkt eingetragen werden, z. B. Ihr Büro.
Videokonferenz Information
Bei Onlineterminen können Sie hier die Information zur Videokonferenzteilnahme eintragen. Sie finden dort auch einen Link zu der Hilfeseite, die die Erstellung von Zoom Meetings erläutert. Es kann aber jede Art von Videokonferenz verwendet werden.
Bitte beachten Sie, dass die hier eingetragene Information in allen generierten Terminen eingetragen wird, sie also von allen Studierenden später geteilt wird. Wenn Sie lieber für jeden Termin eine eigene Videokonferenz anlegen wollen, so können Sie dies auch später noch nach einer Terminbuchung eintragen.

Beispiele für mögliche Eingaben:

  • Sie möchten morgen 4 halbstündige Sprechzeiten zwischen 16 und 18 Uhr anbieten: Dazu geben Sie als erstes Datum den morgigen Tag ein, das letzte Datum lassen Sie frei. Als Rhythmus können Sie 'einmalig' wählen, aber faktisch ist es hier gleich welchen Rhythmus Sie einstellen. Bei Start und Ende der Termine tragen Sie 16 und 18 ein und bei der Dauer 30.
  • Sie möchten in der gesamten Vorlesungszeit immer Donnerstags von 9 bis 11 viertelstündige Sprechzeiten anbieten: Hier tragen Sie im ersten Datum den Donnerstag in der ersten Woche der Vorlesungszeit ein und im letzten Datum den Donnerstag der letzten Woche. Als Rhythmus wählen Sie 'wöchentlich' und bei Start und Ende wird 9 und 11 eingetragen. Die Dauer wird mit 15 Minuten gesetzt.

Wenn Sie Ihre Eingaben gemacht haben, lassen Sie sich die Vorschau der Termine generieren. Dort wird Ihnen angezeigt, an welchen Tagen die Termine angelegt würden und welche Einzeltermine an diesem Tag vorkommen. Hier können Sie leicht prüfen ob das System aus Ihren Angaben das gemacht hat, was Sie sich vorgestellt hatten. Ist dies nicht der Fall, können Sie wieder zurückgehen und die Einstellungen korrigieren. Sie können so sehr schnell sehr viele Terminangebote generieren[2]. Sind Sie mit dem angezeigten Ergebnis zufrieden, können Sie die Termine anlegen. Diese sind damit sofort für Studierende buchbar.

Wenn Sie einzelne Termine oder auch ganze Tage (z. B. Feiertage) aus der Liste streichen wollen, so können Sie das in der Übersicht aller Ihrer Terminvereinbarungen auf der folgenden Seite tun. Dort finden Sie auch eine Möglichkeit, Raum und Beschreibung bei einzelnen Terminen zu ändern sowie weitere Anmerkungen einzutragen, die nur für Sie sichtbar sind.

Bei der Generierung von neuen Terminen wird nicht geprüft, ob sich diese mit bereits existierenden Terminen überschneiden. Es ist damit technisch möglich, mehrere Termine parallel anzubieten, was z. B. für die Organisation von Sprechstunden sinnvoll sein kann, bei denen mehrere Ansprechpersonen vorhanden sind und damit auch mehr als ein/e Teilnehmer/in gleichzeitig kommen kann.

Wo werden meine Terminangebote angezeigt? Was ist mit meinen Sprechzeiten im PEVZ?

Sobald Termine gespeichert wurden, sind sie im eKVV sichtbar. Es existiert für jede/n Lehrende/n eine eigene Seite im eKVV mit den Terminangeboten, die z. B. von der Lehrendensuche über den Link Termin vereinbaren erreichbar ist.

Dieser Link erscheint nur bei den Personen, die die Terminvereinbarungsfunktion bereits einmal genutzt haben, dann aber unabhängig davon, ob aktuell Termine angeboten werden. Auch im PEVZ wird dieser Link in Ihrer persönlichen Seite angezeigt, sobald Sie die Funktion zum ersten Mal genutzt haben. Ihre Sprechzeitenangaben im PEVZ werden auch in Ihrer Terminübersicht im eKVV gezeigt, damit ggf. beide Angaben an einer Stelle zu finden sind. Sie sollten Ihre Sprechzeitenangabe ggf. anpassen, damit keine widersprüchlichen Angaben entstehen.

Die Seite mit den von Ihnen angebotenen Terminen ist erst nach einem Login zugänglich[3], also nicht frei im Netz sichtbar. Sie zeigt nur die Termine an, die noch buchbar sind, also nicht bereits belegt. Termine in der Vergangenheit werden nicht angezeigt.

Wenn Sie die Terminvereinbarungsfunktion in Zukunft nicht mehr nutzen wollen, so können Sie die Anzeige der entsprechenden Links im eKVV und im PEVZ abstellen, in dem Sie in die Seite 'Meine Terminvereinbarungen' gehen. Falls Sie keine noch stattfindenden Terminangebote haben, so wird Ihnen ein entsprechender Schalter angezeigt.

Wer kann Termine mit mir vereinbaren? Wo kann ich gebuchte Termine sehen?

Wie im vorherigen Absatz beschrieben ist die Terminbuchung nur möglich nach einem Login. Auch wenn die wesentliche Zielgruppe hier die Studierenden sind, so können sich prinzipiell auch Mitarbeiter*innen mit ihrem BIS Login oder Externe, die einen entsprechenden Zugang besitzen, anmelden und einen Sprechstundentermin bei Ihnen buchen.

Sobal Termine gebucht werden, sehen Sie dies in Ihrer Terminübersicht. Die gebuchten Zeiten erkennen Sie an den dort eingetragenen Namen der TeilnehmerInnen. Durch Anklicken des Namens gelangen Sie in die Detailsicht der Person. Dort wird Ihnen nicht nur die Aliasadresse für eine mögliche Kontaktaufnahme angezeigt, Sie können auch sehen ob die Person an Veranstaltungen von Ihnen teilgenommen hat, es früher bereits Terminvereinbarungen gab und ob es sich um Studierende handelt oder um Mitarbeiter*innen.

Studierende müssten vor einer Terminbuchung im eKVV eine eMailadressen freigeschaltet haben, so dass eine Kontaktaufnahme auf diesem Wege normalerweise immer möglich ist. Die TeilnehmerInnen können den Grund für die Besprechung oder das gewünschte Besprechungsthema eintragen, auch dieses wird Ihnen in der Terminübersicht angezeigt.

Wie kann ich Teilnehmer*innen Informationen zu Videokonferenzen schicken

In der Corona-Zeit werden viele Sprechstunden online gehalten, z. B. per Zoom. Wie bereits beschrieben können Sie diese Angaben direkt bei der Termingenerierung hinterlegen. Damit stehen sie den Studierenden direkt mit der Terminbuchung zur Verfügung.

Alternativ können Sie die individuellen Videokonferenzinformationen auch erst nach einer konkreten Terminbuchung eintragen. Damit haben Sie die Möglichkeit für jeden Termin eine entsprechende Videokonferenz anzulegen.

Wie kann ich Termine absagen? Wie kann ich Termine komplett löschen?

Bei den gebuchten Terminen finden Sie in der Seite mit allen Terminen am rechten Rand ein Symbol um eine Absage auszulösen. Wenn Sie dies bestätigen wird die Buchung direkt zurückgenommen, der Teilnehmer/die Teilnehmerin erhält darüber eine Benachrichtigung per eMail. Diese Mail wird automatisch verschickt, ohne dass Sie dort eigene Anmerkungen hinzufügen können. Falls Sie eine persönliche Nachricht per eMail zu der Absage schicken wollen, so sollten Sie dies vor der Absage tun, da mit der Absage die betreffende Person (mitsamt den Kontaktdaten) aus der Teilnahmeliste verschwindet und Sie dann möglicherweise keinen Zugriff mehr auf die Adressdaten der TeilnehmerInnen haben.

Ein abgesagter Termin wird direkt wieder als "frei" markiert und kann danach sofort wieder von anderen TeilnehmerInnen (oder auch den gleichen) erneut gebucht werden.

Sie können Termine auch komplett löschen, entweder einzeln, tageweise oder als Serie. Entsprechende Hinweise finden Sie direkt unter der Terminliste. Auf dieser Weise können Sie nach dem Erstellen von Terminen einzelne Streichungen vornehmen oder auch schnell falsch angelegte Termine aufräumen um sie dann ggf. noch einmal mit den richtigen Angaben zu erstellen.

Auch bei einer Löschung werden die TeilnehmerInnen benachrichtigt, da für diese kein Unterschied zwischen einer Löschung und einer Absage besteht. Ein gelöschter Termin kann aber natürlich nicht erneut belegt werden.

Wie kann ich selbst einen Termin buchen?

Mit Ihrem BIS Mitarbeiterlogin können Sie sich ebenfalls am eKVV der Studierenden anmelden und damit prinzipiell auch die Terminvereinbarungsfunktion nutzen. Weitere Details finden Sie in der Beschreibung der Sicht der Studierenden.

Fussnoten

  1. 1 Sie können Ihr Bürotelefon mit der Anrufumleitung im PEVZ sehr einfach auf eine private Telefonnummer umstellen
  2. 2 Es gibt bei der Generierung von Terminangeboten heute diese Einschränkungen: Die Termine dürfen nicht mehr als ein Jahr in der Zukunft liegen und es können nicht mehr als 1.000 Termine in einem Rutsch erzeugt werden. Auch werden keine in der Vergangenheit liegende Termine generiert.
  3. 3 Auch Mitarbeiter*innen können mit ihrem BIS Login diese Seiten aufrufen und Termine vereinbaren. Sie können auf diese Weise die Funktion auch einmal selbst testen, indem Sie einen Ihrer eigenen Termine buchen. Auch Externe können die Funktion nutzen, wenn sie einen entsprechenden Zugang erhalten haben. Nicht zugänglich ist die Terminbuchung hingegen für die anonymen Gastzugänge.