Die Universität verfügt über eine Vielzahl von Räumen für Lehrveranstaltungen: Der größte Teil dieser Räume wird vom Dezernat Facility Management (FM) zentral verwaltet, ein kleinerer Teil wird dezentral von den Fakultäten verwaltet.
Damit während des Semesters die zentral verwalteten Räume so genutzt werden können, dass alle Lehrveranstaltungen einen ausreichend großen, passend ausgestatteten Raum zu einer bestimmten Zeit bekommen, ist es nötig, die Bedürfnisse von Studierenden und Lehrenden entsprechend zu koordinieren. Wie diese Koordinierungsarbeit funktioniert und welche Schritte dabei von den unterschiedlichen Akteuren durchlaufen werden müssen, wird auf dieser Seite beschrieben.
Spätestens nachdem der Vorlesungsbetrieb eines Semesters begonnen hat, beginnt hinter den Kulissen die Lehrplanung für das folgende Semester. Sobald das Lehrangebot feststeht, wird es von den Fakultäten ins eKVV eingetragen und zwar unter Angabe von Wochentag und Uhrzeit sowie der erwarteten Zahl an Teilnehmenden. Zu einem bestimmten Stichtag werden die Veranstaltungen dann im eKVV veröffentlicht. Die Einhaltung dieses Termins ist besonders wichtig, weil im Anschluss an die Veröffentlichung die Online-Bedarfserhebung startet.
Bei der Online-Bedarfserhebung werden die Studierenden dazu aufgefordert, sich im eKVV Stundenpläne für das kommende Semester anzulegen. Eine Auswertung dieser Stundenpläne zeigt an, wie groß das Interesse der Studierenden an den geplanten Lehrveranstaltungen ist. Nach Abschluss der Online-Bedarfserhebung haben die Fakultäten die Gelegenheit, ihr Veranstaltungsangebot auf Grundlage der erhaltenen Informationen nachzusteuern. Die Daten aus der Online-Bedarfserhebung sind ebenfalls wichtig, um die erwartete Teilnehmerzahl für die Raumvergabe genauer zu schätzen. Erst danach beginnt die Vergabe der zentral verwalteten Räume. Lesen Sie hier mehr zur Onlinebedarfserhebung.
Die einzuhaltenden Fristen können dem Kalender der Lehrplanung im BIS-Wiki entnommen werden.
Die Raumplanung wird im Dezernat FM verantwortet, durchgeführt wird sie in weiten Teilen über das eKVV, über das Fakultäten Räume anfordern und leere Räume suchen, außerdem wird die Vergabe von Räumen über das eKVV zurückgemeldet.
Das Anfordern von Räumen über das eKVV ist nur mit erweiterten Zugriffsrechten möglich, die über die „normalen“ eKVV-Rechte hinausgehen, die z.B. Lehrenden und Sekretariaten zur Verfügung stehen. In jeder Fakultät sind einzelne Kollegen mit diesen eKVV-Eingaberechten ausgestattet, sie können daher die Raumanforderungen für die ganze Fakultät durchführen. Wer in den einzelnen Fakultäten zuständig ist, kann im eKVV unter dem Punkt „AnsprechpartnerInnen für Korrekturen und Raumbuchungen“ nachgesehen werden.
Die Raumvergabe wird in 4 Vergabe-Runden durchgeführt, die im Folgenden detaillierter beschrieben sind (Hinweise zur Nachsteuerung s.u.).
Die ersten beiden Vergabe-Runden entfallen auf Lehrveranstaltungen der Kategorie "Vorlesungen und Seminare". Zu dieser großen Gruppe zählen auch alle ähnlichen Veranstaltungsarten, wie zum Beispiel Graduiertenseminare oder Proseminare. Die Verteilung der Vorlesungen und Seminare auf die ersten beiden Vergabe-Runden geschieht durch die Fakultäten, dazu weisen die Fakultäten den Veranstaltungen dieser Kategorie eine Priorität zu. Tutorien, Übungen, Arbeitsgruppen und ähnlichen Veranstaltungen werden in der 3. Runde Räume zugewiesen (Ausnahme: in begründeten Einzelfällen kann auch Tutorien und Übungen die Priorität 1 oder 2 zugewiesen werden, dann werden diese Veranstaltungen bereits in der 1. Runde berücksichtigt). Blockveranstaltungen und Einzelterminen werden in der 4. Vergabe-Runde Räume zugewiesen.
Als erstes werden Räume für diejenigen Veranstaltungen vergeben, die aus Sicht der Fakultät für die Raumvergabe eine hohe Priorität haben. Dies können Veranstaltungen sein, die nicht (Priorität 1) oder nur schwierig (Priorität 2) verlegt werden können, z.B. weil sie von bestimmten Studierendenkohorten besucht werden müssen, oder weil der Termin bereits mit anderen Fakultäten abgesprochen ist. Die/der Raumbeauftragte jeder Fakultät sendet dazu eine je Liste mit den Belegnummern der Veranstaltungen mit „Priorität 1“ und "Priorität 2" an das Raumvergabe-Team. Das Bemühen, allen priorisierten Veranstaltungen Räume zu den Wunschzeiten zuweisen zu können, kann allerdings nur dann erfolgreich sein, wenn nicht zu viele Veranstaltungen an das Raumvergabe-Team gemeldet werden – daher ist die Anzahl je Fakultät begrenzt. Die genaue Anzahl wird von Bastian Doht (Dez. Studium und Lehre) mit den Fakultäten abgestimmt und kann hier abgerufen werden: Anzahl der Priorisierungen. Gezählt werden die Termine (nicht Veranstaltungen!). Veranstaltungen, die zwei Zeitfenster benötigen (also zum Beispiel von 8-12 Uhr oder zweimal wöchentlich stattfinden) zählen als 2 Termine.
In dieser Vergabe-Runde kann den Veranstaltungen in der Regel ein geeigneter Raum im gewünschten Zeitfenster zugewiesen werden, allerdings teilweise nicht mit der gewünschten Raumgröße. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) kann dadurch zum Teil erforderlich sein.
Für diese Vergabe-Runde werden alle verbleibenden Veranstaltungen der Kategorie „Vorlesungen und Seminare“ durch das Raumvergabe-Team aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist also keine Meldung der Belegnummern erforderlich.
In dieser Vergabe-Runde können nicht alle Veranstaltungen im angegebenen Zeitfenster mit einem Raum oder einem Raum in geeigneter Größe versorgt werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist daher immer erforderlich. Einige Veranstaltungen müssen in der Regel auf andere Zeitfenster verlegt werden.
Auch diese Veranstaltungen werden durch das Raumvergabe-Team automatisch aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist also auch hier keine Meldung der Belegnummern erforderlich. Zu dieser Gruppe von Veranstaltungen zählen auch alle ähnlichen Veranstaltungsarten, z.B. Tutorials und Arbeitsgruppen.
In dieser Vergabe-Runde können ebenfalls nicht alle Veranstaltungen im angegebenen Zeitfenster mit einem Raum oder einem Raum in geeigneter Größe versorgt werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist daher immer erforderlich. Einige Veranstaltungen müssen in der Regel auf andere Zeitfenster verlegt werden.
Einzeltermine, die in die vorlesungsfreie Zeit fallen, werden nicht automatisch berücksichtigt. Hierfür muss ab dem im Kalender der Lehrplanung angegebenen Stichtag eine Raumanforderung per E-Mail an das Raumvergabe-Team gesendet werden.
Einzeltermine (außer Blockveranstaltungen, s.u.), die in die Vorlesungszeit fallen, werden werden durch das Raumvergabe-Team automatisch aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist keine Meldung der Belegnummern erforderlich.
Für Blockveranstaltungen muss immer die Selbstbuchung verwendet werden, da diese nicht von der Vergabe-Software als Einzeltermine erkannt werden. Blockveranstaltungen können erst ganz am Ende der Raumvergabe-Runden (im Kalender der Lehrplanung ist der Stichtag angegeben) mit Räumen versorgt werden. Eine Vergabe von Räumen in einer früheren Runde ist nicht möglich, da eine Blockveranstaltung das Zeitfenster im gesamten Semester blockieren würde.
Jede einzelne Vergaberunde endet mit der Veröffentlichung der Raumzuweisungen im eKVV. Für alle Veranstaltungen der jeweiligen Runde ist danach im eKVV erkenntlich, welche Räume vergeben wurden oder ob kein passender Raum zu den gewünschten Zeiten verfügbar war. Jetzt können alle Verantwortlichen nachschauen, ob ihre Veranstaltungen Räume bekommen haben und ggf. weitere Schritte einleiten.
Für alle diejenigen Veranstaltungen, die in der jeweiligen Vergabe-Runde keinen Raum erhalten haben, beginnt jetzt die Phase der Nachsteuerung. Für diese Termine müssen nun Räume zu einem alternativen Zeitpunkt gefunden werden.
Nun ist Initiative gefragt: Die Fakultäten sind aufgefordert, alternative Zeiten für ihre Veranstaltungen zu finden und für diese Zeiten gezielt Räume zu suchen. Ein wichtiges Hilfsmittel bei der Suche nach freien Räumen ist die Seite „Freie Räume“ im eKVV. Ist ein Raum gefunden, wird dieser über die Selbstbuchung endgültig gebucht. Für die Nachsteuerung ist im Anschluss an jede einzelne Runde der Raumvergabe ein Zeitfenster im Kalender der Lehrplanung vorgesehen. Es gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
Bei der Anforderung von Räumen im eKVV kann eine Reihe von Merkmalen angegeben werden (wie z.B. Ausstattung des Raumes mit Fenstern, großer Tafel, Multimedia-Ausrüstung u.Ä.). Diesen Wünschen kann allerdings von Seiten der Raumvergabe nicht immer entsprochen werden, da die maßgeblichen Planungsgrößen die Uhrzeit und die erwartete Teilnehmerzahl einer Veranstaltung sind.
In allen Hörsälen und in einer Reihe von Seminarräumen ist eine Multimedia-Ausstattung vorhanden, die meisten anderen Räume sind zumindest mit einem Beamer ausgestattet, so dass für Präsentationen lediglich ein Laptop mitgebracht werden muss. Welche Ausstattung ein Raum hat, wird in der Raumsuche im eKVV angezeigt.
Ein etwaiger Raumtausch kann nicht vom Dezernat FM organisiert werden, die KollegInnen beraten Sie aber gern, sollten Sie Fragen haben. Für einen Raumtausch ist es notwendig, dass sich die VeranstalterInnen miteinander abstimmen und einen Tausch vereinbaren. Eine Beschreibung wie sich zum Beispiel Veranstaltungen in möglicherweise zu großen Räumen finden lassen, finden Sie in der Seite zur Raumsuche in dem Abschnitt Suche nach geeigneten Veranstaltungen für Raumtausche.
Haben die VeranstalterInnen einen Tausch vereinbart, muss dies per E-Mail an die Raumvergabe unter raumvergabe@uni-bielefeld.de gemeldet werden, damit die Räume entsprechend umgebucht werden können.
Einzeltermine innerhalb der Vorlesungszeit werden in Vergabe-Runde 4, wie oben beschrieben, angefordert und gebucht. Raumbuchungen für Einzeltermine außerhalb der Vorlesungszeit, können per E-Mail unter raumvergabe@uni-bielefeld.de an die Raumplanung gemeldet werden und sind in der Regel unproblematisch, weil zu diesen Zeiten keinerlei Raumknappheit herrscht.
Der übliche Rhythmus der Lehrveranstaltungen ist: "2 Stunden, Beginn zu geraden Uhrzeiten" (z.B. 2 Stunden, von 10 bis 12 oder von 14 bis 16 Uhr).
Wer „gegen“ diesen Rhythmus plant, z.B. einen Raum für vier Stunden von 9 - 13 Uhr benötigt, blockiert damit insgesamt eine Zeit von sechs Stunden, nämlich 8 -10 Uhr, 10 - 12 Uhr und 12 - 14 Uhr. Das Dezernat FM bittet deshalb ausdrücklich darum, sich bei der Veranstaltungsplanung am üblichen Rhythmus zu orientieren.
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