MitarbeiterInnen können zusätzlich zu Ihren dienstlichen Kontaktdaten auch ein Foto von sich im Personen- und Einrichtungsverzeichnis anzeigen lassen und ihrem Eintrag damit buchstäblich "ein Gesicht" geben. Bei Lehrenden werden die hier eingestellten Fotos auch im eKVV angezeigt, die Fotos können ebenfalls mit den Personendaten in (Fakultäts-)Webseiten eingebunden werden.
Ob das eigene Foto über das Personen- und Einrichtungsverzeichnis im Internet veröffentlicht werden soll, muss jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin persönlich entscheiden. Wird eine dritte Person mit dem Einstellen des Bildes beauftragt, ist die entsprechende Einverständniserklärung auszufüllen und zu archivieren.
Zunächst sollten Sie ein geeignetes Foto auswählen und ggf. so bearbeiten, dass es den im Folgenden genannten Kriterien entspricht. Dies ist besonders wichtig, um ein problemloses Einstellen des Fotos zu ermöglichen:
Bitte wählen Sie nach Möglichkeit ein Porträtfoto. Das Foto sollte eines der folgenden Formate besitzen: jpg/jpeg, png oder gif. Die meisten Digitalkameras liefern heute eines dieser Formate.
Am besten wählen Sie ein quadratisches Format für das Foto, da dieses für die verschiedenen Darstellungsformen des Personenverzeichnisses am besten geeignet ist. Darüber hinaus nutzt die Kontaktbox des neuen Roxen17 das Foto im PEVZ auf den Internetseiten der Universität. In dieser Komponente werden Bilder ausschließlich quadratisch dargestellt, sodass rechteckige Bildformate automatisch abgeschnitten werden. Hinweise zur Kontaktbox in Roxen finden Sie in dieser Seite.
Größere Fotos als 484 Pixel werden automatisch auf diese Breite verkleinert, die Höhe wird entsprechend angepasst. Fotos, die die Breite von 484 Pixeln nicht überschreiten, bleiben beim Hochladen ins PEVZ unverändert. Falls Sie mit den automatisch von PEVZ erzeugten verkleinerten Fotos nicht zufrieden sind, können Sie daher die Verkleinerung mit einem Bildbearbeitungsprogramm selbst vornehmen und das Foto danach hochladen.
Sie haben ein Gruppenfoto, auf dem Sie sich gut gefallen, wissen aber nicht wie Sie einen Bildausschnitt erstellen können?
Auf der Seite Bearbeitung von Bildern finden Sie einfache Tipps zur Bildbearbeitung. Sie müssen dazu kein Profi sein!
Wenn Sie bereits einen Zugang zum BIS haben, z. B. für das eKVV, können Sie Ihr eigenes Bild selbst in das Personen- und Einrichtungsverzeichnis laden und auch jederzeit ändern oder entfernen. Gehen Sie dazu auf die Seite Meine Personendaten und wählen Sie den Menüpunkt Bild hochladen.
Wenn Sie auf "Durchsuchen" klicken, können Sie jetzt aus den Dateien auf Ihrem Computer ein Foto auswählen, das Sie dann mit einem Klick auf den entsprechenden Button hochladen. Wenn der Upload abgeschlossen ist, wird Ihnen auf der folgenden Seite automatisch der vollständige Personeneintrag gezeigt samt des gerade hochgeladenen Bildes. Der Vorgang ist damit abgeschlossen und der entsprechende Personeneintrag um ein Bild ergänzt.
Wenn Sie Ihr Bild nicht selbst einstellen können, weil Sie keinen Zugang zum BIS haben, geht es auch anders:
Sie müssen dieses Einwilligungsformular ausdrucken, unterschreiben und zusammen mit einer Datei mit Ihrem Foto bei der Person abgeben, die für Ihren Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis zuständig ist. Sie finden diese Person unter dem Punkt Kontaktpersonen für Korrekturwünsche... auf der Seite mit Ihrem Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis. Eine einfache Methode, Ihr Foto abzugeben ist das Versenden per E-Mail.
Bitte lesen Sie das Einwilligungsformular gründlich durch, es beinhaltet wichtige Hinweise auf den Umgang mit Fotos im Internet. Beachten Sie bitte auch die Hinweise zur Bildbearbeitung am Anfang dieser Seite, um den Aufwand der Kolleginnen und Kollegen die die Pflege des Personen- und Einrichtungsverzeichnis übernommen haben, möglichst gering zu halten.
Wenn Sie die Person sind, die in Ihrer Einrichtung oder Fakultät für die Pflege der Daten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis zuständig ist, sind Sie die Ansprechpartnerin für diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihren Eintrag durch ein Foto ergänzen möchten.
Dabei beschränkt sich Ihre Aufgabe auf das Prüfen und Archivieren der Einwilligungserklärung, sowie auf das Hochladen der Fotos. Es liegt aber nicht in Ihrer Verantwortung, die Fotos der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bearbeiten oder technische Fragen rund um das Personen- und Einrichtungsverzeichnis zu beantworten. Für solche Fragen können Sie auf die Hinweise zur Bildbearbeitung am Anfang dieser Seite, bzw. auf den BIS Kontakt verweisen.
Damit das Foto einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters im Personen- und Einrichtungsverzeichnis dargestellt werden kann sind drei Schritte notwendig:
Wenn Sie für sich selbst ein Foto einstellen, gehen Sie genauso vor, wie dann, wenn Sie ein Foto für Dritte einstellen. Da Sie ihr Foto selbst einstellen, entfällt allerdings für Sie die Abgabe der Einwilligungserklärung.
Wie bereits am Anfang der Seite beschrieben ist die Verwendung eines Fotos von Ihnen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis freiwillig und bedarf Ihrer Zustimmung. Im Vergleich zur Platzierung des eigenen Bildes in anderen Internetseiten bietet das Personen- und Einrichtungsverzeichnis allerdings zwei wichtige Vorteile:
Beim Betrieb des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses wird dafür gesorgt, dass Suchmaschinen, die sich an Standards halten, die Fotos nicht indexieren und nicht in ihre Verzeichnisse aufnehmen. Dadurch wird das planmäßige und großflächige Durchsuchen des Internets nach Fotos eingeschränkt. Auf anderen Webseiten ist eine Indexierung meist gewünscht und dort platzierte Fotos gehen auch in Bildsuchmaschinen ein.
Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis können Sie mit einem Klick Ihr Foto wieder löschen. Das Foto verschwindet dadurch unmittelbar aus allen BIS Seiten und auch aus allen anderen Internetseiten, die die Personendaten des BIS integrieren. Sobald Ihr Eintrag im Personenverzeichnis gelöscht wird (z. B. weil Sie die Hochschule verlassen) wird auch Ihr Bild unmittelbar gelöscht.
Beim Hochladen Ihres Bildes erzeugt das BIS automatisch eine auf einheitliche Größe skalierte Version des Bildes, die dann in den Personenseiten angezeigt wird. In seltenen Fällen kann es dabei zu Veränderungen an den Bildern kommen, z. B. zu einem Verblassen bei Schwarz-Weiß-Fotos. Leider lässt sich das hier von uns verwendete Bildbearbeitungspaket nicht verändern, auch betrifft das Problem offenbar nur sehr wenige Bilder.
Es gibt hier zwei Lösungsmöglichkeiten: Zum einen kann ein anderes Bild verwendet werden. Bei Bildern mit guter Schärfe und Farbtiefe sind uns bisher keine Probleme bekannt geworden.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass Sie selbst Ihr Bild bereits auf die oben genannte Standardgröße verkleinern. Dazu müssen Sie mit einer Bildbearbeitungssoftware Ihr Bild entsprechend skalieren. Bilder, die bereits die Standardgröße haben, werden vom BIS beim Hochladen nicht mehr verändert.
Allgemeine Hinweise dazu, wie Sie Bilder bearbeiten können, finden Sie in unserer Seite 'Bearbeitung von Bildern'.
