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Fotos im Personen- und Einrichtungsverzeichnis

MitarbeiterInnen können zusätzlich zu Ihren dienstlichen Kontaktdaten auch ein Foto von sich im Personen- und Einrichtungsverzeichnis anzeigen lassen und ihrem Eintrag damit buchstäblich "ein Gesicht" geben. Bei Lehrenden werden die hier eingestellten Fotos auch im eKVV angezeigt, die Fotos können ebenfalls mit den Personendaten in (Fakultäts-)Webseiten eingebunden werden.

Ob das eigene Foto über das Personen- und Einrichtungsverzeichnis im Internet veröffentlicht werden soll, muss jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin persönlich entscheiden. Wird eine dritte Person mit dem Einstellen des Bildes beauftragt, ist die entsprechende Einverständniserklärung auszufüllen und zu archivieren.

Direkt loslegen: Bild hochladen || Welches Passwort?

Bildbearbeitung

Zunächst sollten Sie ein geeignetes Foto auswählen und ggf. so bearbeiten, dass es den im Folgenden genannten Kriterien entspricht. Dies ist besonders wichtig, um ein problemloses Einstellen des Fotos zu ermöglichen:

Welches Format sollte das Bild haben?

Bitte wählen Sie nach Möglichkeit ein Porträtfoto. Das Foto sollte eines der folgenden Formate besitzen: jpg/jpeg, png oder gif. Die meisten Digitalkameras liefern heute eines dieser Formate. Die Höhe sollte mindestens 160 Pixel betragen. Größere Fotos werden automatisch auf diese Höhe verkleinert, die Breite wird entsprechend angepasst. Kleinere Fotos bleiben hingegen unverändert.

Wie kann ich mein Bild bearbeiten?

Sie haben ein Gruppenfoto, auf dem Sie sich gut gefallen, wissen aber nicht wie Sie einen Bildausschnitt erstellen können?

Auf der Seite Bearbeitung von Bildern finden Sie einfache Tipps zur Bildbearbeitung. Sie müssen dazu kein Profi sein!

Wie kommt mein Foto ins Personen- und Einrichtungsverzeichnis?

Ich stelle mein Foto selbst ein

Wenn Sie bereits einen Zugang zum BIS haben, z. B. für das eKVV, können Sie Ihr eigenes Bild selbst in das Personen- und Einrichtungsverzeichnis laden und auch jederzeit ändern oder entfernen. Gehen Sie dazu auf die Seite Meine Personendaten und wählen Sie den Menüpunkt Bild hochladen.

Wenn Sie auf "Durchsuchen" klicken, können Sie jetzt aus den Dateien auf Ihrem Computer ein Foto auswählen, das Sie dann mit einem Klick auf den entsprechenden Button hochladen. Wenn der Upload abgeschlossen ist, wird Ihnen auf der folgenden Seite automatisch der vollständige Personeneintrag gezeigt samt des gerade hochgeladenen Bildes. Der Vorgang ist damit abgeschlossen und der entsprechende Personeneintrag um ein Bild ergänzt.

Ich brauche Hilfe beim Einstellen des Fotos

Wenn Sie Ihr Bild nicht selbst einstellen können, weil Sie keinen Zugang zum BIS haben, geht es auch anders:

Sie müssen dieses Einwilligungsformular ausdrucken, unterschreiben und zusammen mit einer Datei mit Ihrem Foto bei der Person abgeben, die für Ihren Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis zuständig ist. Sie finden diese Person unter dem Punkt Kontaktpersonen für Korrekturwünsche... auf der Seite mit Ihrem Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis. Eine einfache Methode, Ihr Foto abzugeben ist das Versenden per E-Mail.

Bitte lesen Sie das Einwilligungsformular gründlich durch, es beinhaltet wichtige Hinweise auf den Umgang mit Fotos im Internet. Beachten Sie bitte auch die Hinweise zur Bildbearbeitung am Anfang dieser Seite, um den Aufwand der Kolleginnen und Kollegen die die Pflege des Personen- und Einrichtungsverzeichnis übernommen haben, möglichst gering zu halten.

Ich bin zuständig für die Pflege des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses

Wenn Sie die Person sind, die in Ihrer Einrichtung oder Fakultät für die Pflege der Daten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis zuständig ist, sind Sie die Ansprechpartnerin für diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihren Eintrag durch ein Foto ergänzen möchten.
Dabei beschränkt sich Ihre Aufgabe auf das Prüfen und Archivieren der Einwilligungserklärung, sowie auf das Hochladen der Fotos. Es liegt aber nicht in Ihrer Verantwortung, die Fotos der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bearbeiten oder technische Fragen rund um das Personen- und Einrichtungsverzeichnis zu beantworten. Für solche Fragen können Sie auf die Hinweise zur Bildbearbeitung am Anfang dieser Seite, bzw. auf den BIS Kontakt verweisen.

Welcher Aufwand entsteht für mich durch die neue Funktion?

Damit das Foto einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters im Personen- und Einrichtungsverzeichnis dargestellt werden kann sind drei Schritte notwendig:

  1. es muss eine Einwilligungserklärung unterschrieben und bei Ihnen vorgelegt werden:
    Die Personen, die Sie mit dem Einstellen eines Fotos beauftragen, müssen Ihnen eine unterschriebene Einwilligungserklärung vorlegen. Damit Sie jederzeit nachweisen können, mit dem Hochladen beauftragt worden zu sein, legen Sie sich am Besten einen entsprechenden Ordner an, indem Sie die Erklärungen archivieren.
    Auch wenn die betroffene Person bereits auf einer anderen Website ihr Foto veröffentlicht hat, ist es notwendig, dass Sie sich durch die Vorlage der Einwilligungserklärung absichern.
  2. das Foto muss Ihnen in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden:
    Wir empfehlen, das Foto per E-Mail zu versenden, so können Sie es direkt auf Ihrem Computer speichern. Auch hier ist es sinnvoll, schon vorher einen Ordner anzulegen, in dem Sie die Fotos (z.B. unter dem Namen der Person) abspeichern.
  3. Sie müssen das Foto hochladen.
    Hierzu suchen Sie wie gewohnt den Eintrag der Person auf, für die Sie ein Foto einstellen möchten. Auf der entsprechenden Detailseite finden Sie rechts oben unter "Aktionen" den Link: "Bild hochladen".

Was muss ich beachten, wenn ich mein eigenes Foto einstellen möchte?

Wenn Sie für sich selbst ein Foto einstellen, gehen Sie genauso vor, wie dann, wenn Sie ein Foto für Dritte einstellen. Da Sie ihr Foto selbst einstellen, entfällt allerdings für Sie die Abgabe der Einwilligungserklärung.

Datenschutz

Wie bereits am Anfang der Seite beschrieben ist die Verwendung eines Fotos von Ihnen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis freiwillig und bedarf Ihrer Zustimmung. Im Vergleich zur Platzierung des eigenen Bildes in anderen Internetseiten bietet das Personen- und Einrichtungsverzeichnis allerdings zwei wichtige Vorteile:

Besserer Schutz der Fotos

Beim Betrieb des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses wird dafür gesorgt, dass Suchmaschinen, die sich an Standards halten, die Fotos nicht indexieren und nicht in ihre Verzeichnisse aufnehmen. Dadurch wird das planmäßige und großflächige Durchsuchen des Internets nach Fotos eingeschränkt. Auf anderen Webseiten ist eine Indexierung meist gewünscht und dort platzierte Fotos gehen auch in Bildsuchmaschinen ein.

Bessere Kontrolle über das eigene Foto

Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis können Sie mit einem Klick Ihr Foto wieder löschen. Das Foto verschwindet dadurch unmittelbar aus allen BIS Seiten und auch aus allen anderen Internetseiten, die die Personendaten des BIS integrieren. Sobald Ihr Eintrag im Personenverzeichnis gelöscht wird (z. B. weil Sie die Hochschule verlassen) wird auch Ihr Bild unmittelbar gelöscht.

FAQs

Mein Bild ist nach dem Hochladen unscharf oder verblasst

Beim Hochladen Ihres Bildes erzeugt das BIS automatisch eine auf einheitliche Größe skalierte Version des Bildes, die dann in den Personenseiten angezeigt wird. In seltenen Fällen kann es dabei zu Veränderungen an den Bildern kommen, z. B. zu einem Verblassen bei Schwarz-Weiß-Fotos. Leider lässt sich das hier von uns verwendete Bildbearbeitungspaket nicht verändern, auch betrifft das Problem offenbar nur sehr wenige Bilder.

Es gibt hier zwei Lösungsmöglichkeiten: Zum einen kann ein anderes Bild verwendet werden. Bei Bilder mit guter Schärfe und Farbtiefe sind uns bisher keine Probleme bekannt geworden.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass Sie selbst Ihr Bild bereits auf die Standardgröße verkleinern. Dazu müssen Sie mit einer Bildbearbeitungssoftware Ihr Bild auf die Höhe von 160 Pixeln skalieren (die Breite lassen Sie entsprechend automatisch anpassen). Bilder, die bereits die Standardgröße haben, werden vom BIS beim Hochladen nicht mehr verändert.

Allgemeine Hinweise dazu, wie Sie Bilder bearbeiten können, finden Sie in unserer Seite 'Bearbeitung von Bildern'.