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Ich bin zuständig für die Pflege des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses
Wenn Sie die Person sind, die in Ihrer Einrichtung oder Fakultät für die Pflege der Daten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis zuständig ist, sind Sie die Ansprechpartnerin für diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihren Eintrag durch ein Foto ergänzen möchten.
Dabei beschränkt sich Ihre Aufgabe auf das Prüfen und Archivieren der Einwilligungserklärung, sowie auf das Hochladen der Fotos. Es liegt aber nicht in Ihrer Verantwortung, die Fotos der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bearbeiten oder technische Fragen rund um das Personen- und Einrichtungsverzeichnis zu beantworten. Für solche Fragen können Sie auf die Hinweise zur Bildbearbeitung am Anfang dieser Seite, bzw. auf den BIS Kontakt verweisen.
Welcher Aufwand entsteht für mich durch die neue Funktion?
Damit das Foto einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters im Personen- und Einrichtungsverzeichnis dargestellt werden kann sind drei Schritte notwendig:
- es muss eine Einwilligungserklärung unterschrieben und bei Ihnen vorgelegt werden:
- Die Personen, die Sie mit dem Einstellen eines Fotos beauftragen, müssen Ihnen eine unterschriebene Einwilligungserklärung vorlegen. Damit Sie jederzeit nachweisen können, mit dem Hochladen beauftragt worden zu sein, legen Sie sich am Besten einen entsprechenden Ordner an, indem Sie die Erklärungen archivieren.
- Auch wenn die betroffene Person bereits auf einer anderen Website ihr Foto veröffentlicht hat, ist es notwendig, dass Sie sich durch die Vorlage der Einwilligungserklärung absichern.
- das Foto muss Ihnen in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden:
- Wir empfehlen, das Foto per E-Mail zu versenden, so können Sie es direkt auf Ihrem Computer speichern. Auch hier ist es sinnvoll, schon vorher einen Ordner anzulegen, in dem Sie die Fotos (z.B. unter dem Namen der Person) abspeichern.
- Sie müssen das Foto hochladen.
- Hierzu suchen Sie wie gewohnt den Eintrag der Person auf, für die Sie ein Foto einstellen möchten. Auf der entsprechenden Detailseite finden Sie rechts oben unter "Aktionen" den Link: "Bild hochladen".
Was muss ich beachten, wenn ich mein eigenes Foto einstellen möchte?
Wenn Sie für sich selbst ein Foto einstellen, gehen Sie genauso vor, wie dann, wenn Sie ein Foto für Dritte einstellen. Da Sie ihr Foto selbst einstellen, entfällt allerdings für Sie die Abgabe der Einwilligungserklärung.
