FAQs zur Erstellung von Ergebnislisten aus dem eKVV für die Prüfungsverwaltung

Sie möchten direkt ins eKVV einsteigen? Mit diesem Link kommen Sie auf Ihre eKVV-Seite "Meine Veranstaltungen"

Wichtig: Der Upload von Ergebnislisten wird zum Wintersemester 2011/2012 durch die direkte Meldung von Prüfungsleistungen ersetzt. Siehe dazu die Seite 'Meldung von Prüfungsergebnissen per Webformular'

Wie erhalte ich eine Teilnehmerliste aus dem eKVV?

Als Lehrende(r) oder als Sekretariat können Sie die Teilnehmerlisten Ihrer Veranstaltungen als Direktabruf aus dem eKVV erhalten. Hierfür benötigen Sie ein BIS-Passwort. So bekommen Sie ein Passwort: Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Im Folgenden wird zunächst der Ablauf des Direktabrufs erläutert:

Direktabruf mit BIS-Passwort

Wenn Sie sich im eKVV angemeldet haben, wählen Sie auf der Seite Meine Veranstaltungen zunächst die gewünschte Veranstaltung aus. Unter dem Punkt "TeilnehmerInnen" klicken Sie den Link "Liste" und wählen dann unter der Überschrift "Aktionen" das Exportformat. Aus historischen Gründen werden hier zwei Formate angeboten: das HTML und das csv^[1]. Wir empfehlen jedoch den Abruf im HTML-Format, weil nur so neben den Studierendendaten auch Name, Nummer, sowie Lehrender der Veranstaltung mit-übermittelt werden.

Mit einem Klick auf den Link "Teilnehmerliste für Ergebnisdokumentation exportieren (HTML-Format)" öffnet sich die Teilnehmerliste in einem neuen Fenster. Diese HTML-Version kann aber noch nicht bearbeitet werden, dafür muss sie zuerst in ein klassisches Dokument umgewandelt werden.

In welchen Schritten diese Umwandlung gelingt, ist im Absatz Wie mache ich eine Ergebnisliste aus der Teilnehmerliste beschrieben.

Ich erhalte eine Fehlermeldung, wenn ich die Teilnehmerliste einer meiner Veranstaltungen abrufen möchte. Eine Veranstaltung steht nicht unter 'Meine Veranstaltungen'. "Hilfe, ich bin kursiv!" - Was nun?

Es gibt zwei häufige Ursachen für Fehlermeldungen beim Abrufen einer Teilnehmerliste bzw. dafür, dass eine Ihrer Veranstaltungen nicht in der Seite 'Meine Veranstaltungen' auftaucht:

1. Wenn Ihr Name im eKVV kursiv erscheint, sind Sie nicht korrekt im eKVV als Lehrende/-r eingetragen und können deshalb weder Ihre Teilnehmerliste abrufen noch den E-Mailverteiler nutzen. Dafür muss Ihr Eintrag im eKVV erst von der zuständigen Fakultät oder Einrichtung korrigiert werden. Dann funktionieren alle anderen BIS und eKVV Services automatisch auch.
2. Wenn Sie in der Funktion des Sekretariats eine Teilnehmerliste abrufen möchten, kann es ebenfalls zu einer Fehlermeldung kommen. Dies kann passieren, wenn Sie "Ihren" Lehrenden nicht korrekt zugeordnet sind und das System Ihnen deshalb den Zugriff verweigert. Damit Sie die Sekretariatsfunktion für Lehrende wahrnehmen können, müssen Sie zum einen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen und zum anderen dem oder der Lehrenden als Sekretariat zugeordnet sein. Letzteres wird darüber erreicht, dass Ihre Telefonnummer als Sekretariatstelefonnummer im Personeneintrag der Lehrenden auftaucht.

Besonderheiten bei Listen von Veranstaltungen mit Teilnehmermanagement

Bei Veranstaltungen mit Teilnehmermanagement werden in den Listen zuerst die Studierenden mit Platzzuteilung aufgeführt, danach die Studierenden auf der Warteliste und am Ende die Studierenden, die keinen Platz erhalten haben. Die drei Gruppen werden durch entsprechende Überschriften von einander getrennt. In den Listen sind die Studierenden normalerweise nach den Namen sortiert, nur auf der Warteliste erfolgt die Sortierung nach dem Wartelistenplatz.

Die Teilnehmerliste bildet die Grundlage für die spätere Ergebnisliste, in der alle Prüfungsergebnisse und Leistungen in dieser Veranstaltung dokumentiert werden.

Wie mache ich eine "Ergebnisliste" aus der "Teilnehmerliste"?

Die Teilnehmerliste können Sie sowohl in Excel, als auch in Word (oder in anderen Textverarbeitungsformaten) zu einer Ergebnisliste verarbeiten. Bitte speichern Sie die abgerufene Liste dafür zunächst auf Ihrem Rechner. Dabei ist es wichtig darauf zu achten, dass Ihr Browser die Seite tatsächlich als html-Version speichert, wie auf dem Screenshot gezeigt:

Starten Sie dann das gewünschte Programm und öffnen Sie die Liste über "öffnen..." in diesem Programm. Damit Ihnen die Liste tatsächlich in Form einer Tabelle angezeigt wird, können Sie sich die Gitternetzlinien extra einblenden lassen.

Hinweis: Die einzelnen Prüfungsämter haben unterschiedliche Präferenzen was die Formate der Ergebnislisten angeht, während die einen mit Word arbeiten, bevorzugen die anderen vielleicht Excel oder Open-Office-Lösungen. Bitte fragen Sie im Zweifelsfall in Ihrem Prüfungsamt nach!

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der csv-Version Titel und Belegnummer der Veranstaltung nachtragen müssen. Lediglich in der HTML-Version werden die notwendigen Daten als Überschrift mit-übermittelt.

Nun können Sie mit den folgenden Schritten die Teilnehmerliste zu einer Ergebnisliste ergänzen:

• Löschen Sie diejenigen TeilnehmerInnen aus der Liste, die keine Leistung erbracht haben. Dieser Schritt ist insofern besonders wichtig, als es sonst passieren kann, dass Studierenden eine "aktive Teilnahme" verbucht wird, nur weil Ihre Matrikelnummer noch auf der Ergebnisliste steht, obwohl sie keinerlei Leistung erbracht haben.
• Tragen Sie ggf. diejenigen TeilnehmerInnen nach, die nicht über das eKVV angemeldet waren (unbekannte Matrikelnummern können vom Prüfungsamt ermittelt werden)
• Geben Sie die Leistungspunkte an, die die Studierenden in Ihrer Lehrveranstaltung erhalten haben. Wenn Sie nicht genau wissen, wie viele Leistungspunkte vergeben werden dürfen, lohnt ein Blick in die Kopfzeile der Liste:

Dort sind die Fachzuordnungen und die Höhe der Leistungspunkte angegeben, so wie sie bei der Veranstaltung im öffentlichen eKVV ausgewiesen sind.

• Tragen Sie die Art der erbrachten Leistung ein. Ohne diese Angabe kann die Leistung in der elektronischen Prüfungsverwaltung nicht verbucht werden!

Hinweis:haben alle Studierenden auf der Liste die gleiche Leistungsart erbracht, wie das zum Beispiel beim Schreiben einer Klausur der Fall ist, können Sie dies auch beim Upload der Liste in einem Freitextfeld vermerken. Nur in diesem Fall kann die Zeile "Leistungsart" frei bleiben.

• Füllen Sie die Spalte "Note oder bestanden/nicht bestanden aus":

Eine Einzelleistung, die unbenotet erbracht werden muss, kann entweder "bestanden" oder "nicht bestanden" werden

Bei einer Einzelleistung, die benotet erbracht werden muss, ist die Note einzutragen (Ziffer, eine Nachkommastelle), wobei "nicht ausreichende" Leistungen mit 5,0 zu erfassen sind.

Wichtig: Bitte geben Sie nie eine Note und den Vermerk "bestanden/nicht bestanden" an!

• Sofern vorhanden: Geben Sie den Titel einer Einzelleistung an (z.B. Hausarbeiten). Dies ist für die Studierenden insofern wichtig, als der Titel dann im Transcript sichtbar ist.

Wenn Sie die fertige Ergebnisliste auf Ihrem Computer speichern, achten Sie darauf, dass Sie im richtigen Format speichern (also als Word-Dokument, Excel-Liste o.Ä.). Bei einigen Office-Programmen ist die Speicherung als HTML-Dokument voreingestellt - dies muss entsprechend geändert werden!

Wie kommen die Daten in die Prüfungsverwaltung?

Die elektronische Ergebnisliste übermitteln Sie an das zuständige Prüfungsamt. Zum Ende des Sommersemesters 2010 soll in der gesamten Hochschule die neue Funktion für den Upload von Ergebnislisten verwendet werden. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen die Ergebnislisten sicher, schnell und direkt an das richtige Prüfungsamt zu schicken.

Wenn das Upload-Verfahren für Ihre Fakultät noch nicht freigeschaltet ist, oder Sie sich aus anderen Gründen unsicher über die Art der Übermittlung sind, wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Prüfungsamt!

Lesen Sie weiter über den Upload von Ergebnislisten oder gehen Sie zurück zur Übersicht eKVV.

Referenzen

1. ¹ Zu Besonderheiten des CSV Formats finden Sie in der Seite 'Nutzung von CSV Daten aus dem BIS' weitere Hinweise