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Automatische Platzvergabe

Das BIS hat zum Wintersemester 10/11 die Unterstützung einzelner Fakultäten bei der automatischen Platzvergabe übernommen. Mit dem entsprechenden Tool, das im Zentrum für Lehrerbildung (ZFL) entwickelt wurde, kann eine automatische Vorverteilung von Plätzen in teilnahmebeschränkten Veranstaltungen durchgeführt werden. Die Ergebnisse der automatischen Platzvergabe müssen anschließend von den Fakultäten manuell nachgesteuert werden.

Auf dieser Seite wird erklärt, in welchen Schritten das Vergabeverfahren abläuft.

Anmeldung: Benutzername und Passwort

Für die Nutzung der Platzvergabe musste kurzfristig ein neues Anmeldeprozedere eingeführt werden. Dabei werden der gewohnte Benutzername und ein "Zusatzpasswort" verwendet. So generieren Sie sich Ihr Zusatzpasswort:

Dieses Zusatzpasswort lässt sich nicht in ein persönliches Passwort ändern. Sie können es also entweder in einem Passwortmanager speichern (wie z.B. das vom Rechenzentrum angebotene KeyPass), oder Sie generieren sich bei Bedarf immer wieder ein neues Passwort. Für die Nutzung der Platzvergabe kopieren Sie sich das Passwort bitte direkt aus der Seite in die Anmeldemaske. Wenn Sie die Seite schließen und erneut aufrufen, wird das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht mehr direkt angezeigt. Falls Sie es nicht gespeichert haben, können Sie es aber mit zwei Klicks löschen und neu generieren.

Dieses Passwort ist ausschließlich für die Nutzung von Platzvergabesoftware und Moduldatenbank gedacht, für alle anderen BIS-Anwendungen hat sich nichts geändert. Weitere Informationen finden Sie hier

Grundsätzliches zum Verfahren

Die automatische Platzvergabe ist eine eigene Anwendung, die nicht ins eKVV integriert ist. Sie wurde durch das BIS vom Zentrum für Lehrerbildung übernommen, stellt also im eigentlichen Sinne keine BIS-Anwendung dar (wie z.B. eKVV und BA/MA-Prüfungsverwaltung). Änderungen oder Weiterentwicklungen des Systems sind daher nicht möglich, das BIS stellt aber einen reibungslosen Weiterbetrieb sicher.

Das Platzvergabeverfahren wird in mehreren Schritten und arbeitsteilig (von FakultätsmitarbeiterInnen und BIS) durchgeführt:

Wie funktioniert die Vergabe?

Im BIS werden über eine Schnittstelle die Daten der Veranstaltungen aus dem eKVV importiert, für die eine Platzvergabe durchgeführt werden soll. Dabei werden die Studierenden, die die entsprechenden Veranstaltungen in ihrem Stundenplan haben übernommen.

Im BIS wird dann ein automatischer Verteilungsdurchlauf gestartet, der die Studierenden nach bestimmten Kriterien auf die von Ihnen gewählten Veranstaltungen vorverteilt, dabei wird die Reihenfolge der Zulassung von Studierenden zu Veranstaltungen durch einen "Score" gesteuert, der ein internes Ranking der Studierenden produziert:

Was ist der Score?

Der Score einer TeilnehmerIn in der Platzvergabe ist eine Zahl, die ausdrücken soll, wie hoch der Anspruch eines Studierenden auf einen Platz in einer Veranstaltung ist. Er bezieht sich immer auf eine konkrete Veranstaltung. Für die Berechnung des Scores werden die Einschreibungen der Studierenden verwendet, für die bei der Veranstaltung entsprechende Fachzuordnungen existieren. Als Faktoren gehen dabei das Fachsemester ein und ein vom Abschluss abhängiger Wert. Auf diese Weise hat etwa ein Fachsemester '2' bei einem Master Studierenden einen höheren Wert als bei einem Bachelor Studierenden. Im Endeffekt sollen Studierende dann einen höheren Score erhalten, wenn sie dem Ende ihres Studiums näher kommen. Ein hoher Score-wert führt dazu, dass der Studierende bei der Platzvergabe vorrangig behandelt wird. Ein Score von 0 bedeutet, dass die Veranstaltung für keine der Einschreibung der Studierenden geöffnet ist und hat eine besondere Bedeutung, da solche TeilnehmerInnen grundsätzlich nachrangig behandelt werden. Gastaccounts haben immer einen Score von 0, da sie keine Einschreibungen haben.

Im Anschluss an die automatische Vorverteilung greifen Verantwortliche aus den Fakultäten auf die Anwendung zu, steuern die Platzvergabe wenn nötig manuell nach und spielen die Daten zurück ins eKVV. Für die Studierenden wird dann im eKVV-Stundenplan angezeigt, in welchen Veranstaltungen sie Plätze bekommen haben und wer ihnen diese zugeteilt hat.

Welche Rechte sind nötig, um mit der Platzvergabe zu arbeiten?

Um mit der automatischen Platzvergabe arbeiten zu können, müssen vom BIS "Belegmanagerrechte" vergeben werden. Durch die Belegmanagerrechte erhalten Personen den Zugriff auf die Anmeldelisten aller Veranstaltungen der Fakultät und können Plätze zuweisen. Die Zuteilung dieser besonderen Rechte erfolgt nur auf schriftlichen Antrag, der von der Einrichtungsleitung unterschrieben werden muss :Antrag Zugang eKVV Belegmanager.pdf

Vorbereitung

Damit die automatische Platzvergabe für Vergabeverfahren in den Fakultäten genutzt werden kann, müssen bestimmte Vorbereitungen getroffen werden:

Kommunikation

Zunächst muss das Vergabeverfahren den Studierenden gegenüber kommuniziert werden. Da eine verbindliche Anmeldung zu Lehrveranstaltungen an der Universität Bielefeld die Ausnahme von der Regel darstellt, muss den Studierenden gegenüber geklärt werden, dass in diesem Fall das Aufnehmen von Veranstaltungen in den Stundenplan einer verbindlichen Anmeldung gleich kommt. Wenn die Studierenden mehrere äquivalente Veranstaltungen auswählen, sollten sie diese im eKVV mit Prioritäten versehen. Wenn ausreichend Plätze vorhanden sind, versucht die Platzvergabe, den Studierenden möglichst viele Veranstaltungen mit hoher Priorität zuzuteilen. Allerdings kann die Platzvergabe-Anwendung Prioritäten nicht gruppenbezogen auswerten (so dass Studierende äquivalente Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe in eine Rangfolge bringen könnten), sondern betrachtet Priorisierungen immer für alle Veranstaltungen im Verfahren. Dadurch ist die Aussagekraft der Studierendenprioritäten leider deutlich geschwächt.

Neben der grundsätzlichen Mitteilung, dass ein Platzvergabeverfahren betrieben wird, müssen Termine für die Veranstaltungsanmeldung ebenso wie für die Rückmeldung über die Vergabe der Plätze über das eKVV bekanntgegeben werden. Nutzen Sie hierfür die verschiedenen BIS-Mailverteiler zur Ansprache von Studierenden: Planen Sie auf jeden Fall einen Termin für "Härtefallsprechstunden" nach Ablauf des Verfahrens ein und halten Sie zu diesem Zweck einen Teil der zu vergebenden Plätze frei (oder stellen Sie sich darauf ein, einzelne Veranstaltungen zu Semesterbeginn ein wenig zu "überfüllen"). Es kann immer berechtigte Ansprüche von Studierenden auf Plätze in Lehrveranstaltungen geben, die vom oben beschriebenen "Score" nicht oder nur unzureichend abgebildet werden.

Sie können sich in den "Erläuterungen zur Rahmenprüfungsordnung" über die rechtlichen Ansprüche der Studierenden auf Plätze in Lehrveranstaltungen sowie über die Notwendigkeit von Härtefallsprechstunden informieren.

Einstellungen im eKVV

Damit die Platzvergabe auf das eKVV zugreifen kann, muss eine Reihe von Voraussetzungen im eKVV erfüllt sein:

  • Die Veranstaltungen, in denen Plätze vergeben werden sollen, müssen im eKVV veröffentlicht sein.
  • Es muss eine verbindliche Veranstaltungsgröße bei den Grunddaten der Veranstaltung im eKVV eingetragen werden, damit die automatische Vergabe "weiß" wie viele Plätze in einer Veranstaltung besetzt werden dürfen.
  • das Teilnehmermanagement sollte schon im Vorfeld aktiviert werden, da auf diese Weise einige Fehlbedienungen des eKVVs durch die Studierenden verhindert werden.

Welche Informationen müssen vorab ans BIS geliefert werden?

Damit im BIS ein Verfahren eingerichtet und die automatische Platzvergabe gestartet werden kann, müssen folgende Daten (in der genannten Notation!) ans BIS geliefert werden. Bei kleineren Verfahren kann dies im E-Mailformat geschehen, bei Größeren empfiehlt sich eine Word- oder Excel-Liste :

Belegnummern und Gruppen

Belegnummern: Die Belegnummern der Veranstaltungen, in denen Plätze verteilt werden sollen, bezogen auf das entsprechende Semester, in der Notation: "Semester_Belegnummer". Bitte trennen Sie die einzelnen Belegnummern nur durch Absätze oder Leerzeichen voneinander, Kommata sind unnötig (und sogar störend).

Beispiel:
WS2010_111111
WS2010_222222
WS2010_333333
oder
SS2011_111111
SS2011_222222
SS2011_333333
etc.

Diese Notation wird im eKVV auch bei den automatischen eMailverteilern der Veranstaltungen verwendet und kann von dort direkt übernommen werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Listen vollständig sind! Es ist nicht möglich zu einem einmal begonnen Platzvergabeverfahren vergessene Veranstaltungen automatisch hinzuzufügen, ohne die bereits erfolgten Verteilungen wieder zu verwerfen.

Gruppen: In der Regel wird den Studierenden bei der Wahl von teilnahmebeschränkten Veranstaltungen eine Reihe von äquivalenten Veranstaltungen angeboten, aus denen sie wählen können.

Die Platzvergabe-anwendung versucht nun, innerhalb einer solchen Gruppe von Veranstaltungen die Studierenden so zu verteilen, dass jede/r einen Platz in einer Veranstaltung bekommt, die er mit hoher Priorität gewählt hat.

Zu diesem Zweck muss im Vorfeld definiert werden, welche Veranstaltungen äquivalent sind. Die Lieferung dieser Gruppen an das BIS sollte in der folgenden Notation geschehen: Gruppe|Belegnummer1|Belegnummer2|Belegnummer3

Beispiel
Einführung in die Linguistik|11111|222222|333333

Wichtiger Hinweis zur Lieferung der Daten: Bitte schicken Sie sowohl die Liste der Belegnummern, als auch die der Gruppen. Die Tatsache, dass dadurch Belegnummern doppelt geliefert werden ist so gewollt und durch die Importmöglichkeiten der Anwendung vorgegeben.

Sonstige Angaben zum Verfahren

Vor dem Start der automatischen Vergabe können eine Reihe von weiterführenden Angaben zum Verfahren gemacht werden, die die automatische Vergabe erweitern oder einschränken. Diese sind im Folgenden aufgelistet. Bitte teilen Sie uns vor der Vergabe mit, welche dieser Funktionen Sie für Ihr Verfahren nutzen müssen.

Gruppe vergrößern?

Als Standard ist eine Gruppengröße von "1" eingestellt, was bedeutet, dass jedem Studierenden nur ein Platz pro Gruppe zugeteilt werden kann. Wenn Sie möchten, dass Studierende auch mehrere Veranstaltungen pro Gruppe erhalten können, können wir dies vor der automatischen Vergabe entsprechend einstellen.

Studierende von der automatischen Vergabe ausschließen

Bei der automatischen Vergabe können diejenigen Studierenden gesperrt werden, die keine zur jeweiligen Veranstaltung passende Einschreibung aufweisen. Diese Studierenden werden zunächst alle auf die Wartelisten der Veranstaltungen gesetzt, das bedeutet, dass sie im Verfahren bleiben, aber bei der automatischen Vergabe nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie solchen Studierenden freie Plätze in Veranstaltungen geben möchten, müssten Sie dies nachträglich und manuell erledigen. Im Normalfall, also wenn Sie alle Studierenden zur automatischen Vergabe zulassen, werden Studierende mit "Fremdeinschreibung" nachrangig behandelt und bekommen nur dann Plätze zugewiesen, wenn kein regulär eingeschriebener Studierender einen Platz benötigt.

Wenn Sie eine bestimmte Gruppe von Studierenden in das Verfahren aufnehmen möchten, obwohl sie nicht die passende Einschreibung aufweisen, können Sie die Einschreibungen dieser Studierenden in der Platzvergabe entsprechend anpassen lassen:

Einschreibungen verändern

Dies wird dann der Fall sein, wenn Sie Plätze für Masterveranstaltungen vergeben möchten, die betreffenden Studierenden aber noch eine Bachelor-Einschreibung haben (dies kann leicht passieren, wenn das Platzvergabeverfahren deutlich vor Semesterstart durchgeführt wird und die Studierenden sich noch im Bewerbungsverfahren befinden). In diesem Fall schicken Sie uns bitte eine Liste der der Matrikelnummern, die betroffen sind. Wir können dann vor der automatischen Vergabe die entsprechenden Einschreibungen so verändern (natürlich nur in der Anwendung!), dass die Studierenden in der automatischen Vergabe genauso wie ordentlich eingeschriebene Studierende behandelt werden.

Plätze freihalten?

Es kann notwendig sein, Plätze (z.B. für Erstsemester) in Veranstaltungen freizuhalten. In diesem Fall teilen Sie uns bitte im Vorfeld mit, wie groß dieser "Puffer" sein sollte. Es gibt dabei entweder die Möglichkeit, eine prozentuale Auslastung für das gesamte Verfahren anzugeben (z.B. "Alle Veranstaltungen im Verfahren sollen nur zu 80% befüllt werden") oder explizite Platzgrößen pro Belegnummer festzulegen ("222222|x" würde bedeuten "In der Veranstaltung 222222 sollen nur x Plätze vergeben werden").

Die Platzvergabe-Anwendung

Die Platzvergabe-Anwendung liegt auf den Servern der BiSEd und kann unter dieser Adresse aufgerufen werden:

https://www.zfl.uni-bielefeld.de/platzvergabe/admin/

Sie können sich dort als Belegmanager mit Ihrem BITS-Zugang anmelden und sehen für Ihr Verfahren eine Reihe von Registerkarten, unter denen Sie alle notwendigen Informationen finden. Wenn Sie Belegmanager für mehrere Verfahren sind, müssen Sie zunächst auf der Startseite das gewünschte Verfahren auswählen.

Als erstes geöffnet ist die Übersicht der Veranstaltungen im Verfahren.

Veranstaltungen

Veranstaltungsübersicht

Anmeldung
Anmeldung

In der ersten Spalte wird Ihnen der Name der Gruppe angezeigt, unter Thema steht der Titel der Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung für sich steht, also nicht Teil einer Gruppe ist, ersetzt der Veranstaltungstitel den Namen der Gruppe und die Spalte "Thema" bleibt frei.

Wichtig sind weiterhin der Status einer Veranstaltung, sowie die Warteliste (s. die letzten beiden Spalten). Der Status hat zwei Elemene "x|y", wobei x die Zahl der in dieser Veranstaltung vergebenen Plätze ist und y die Größe der Veranstaltung angibt. In der Spalte "Warteliste" sehen Sie dann, wie viele Studierende keinen Platz in dieser Veranstaltung bekommen haben und noch warten.

In dieser Ansicht können Sie leicht auf den ersten Blick erkennen, welche Veranstaltungen möglicherweise problematisch sind, weil die Nachfrage größer als das Angebot ist. Allerdings kann hier der erste Eindruck auch trügen, weil sich deutlich mehr Studierende auf Wartelisten befinden, als Plätze benötigt werden. Dies hat zwei Gründe:

Wenn ein Studierender alle Veranstaltungen in einer Gruppe in seinen Stundenplan gewählt hat, erscheint er auch auf allen Wartelisten. Sobald ihm aber ein Platz in einer Gruppe zugeteilt wurde, verschwindet er von den anderen Wartelisten in dieser Gruppe.
Wenn bei der automatischen Vergabe definiert wird, dass Plätze nur an Studierende mit zur Veranstaltung passenden Einschreibungen vergeben werden sollen oder Studierende aus anderen Gründen "gesperrt" werden, verschwinden diese "unpassenden" Studierenden nicht aus dem Verfahren, sondern werden überall den Wartelisten zugeordnet.

Ein Klick in die Zeile öffnet die Detailsicht der betreffenden Veranstaltung. Dort sehen Sie die Warteliste, die Teilnehmerliste und die Veranstaltungsdetailseite:

Warteliste und Teilnehmerliste

Warteliste und Teilnehmerliste sind gleich aufgebaut, standardmäßig öffnet sich als erstes die Warteliste.


Der Score in der ersten Spalte gibt den Anspruch des Studierenden auf einen Platz in dieser Veranstaltung wieder (s. oben).

Der Status in der fünften Spalte zeigt an, wie "erfolgreich" der Studierende in diesem Verfahren ist. Die drei Elemente "x/y/z" zeigen an, wie viele Veranstaltungen ein Studierender belegt hat und in wievielen er dann tatsächlich einen Platz zugewiesen bekam:

x = in wie vielen Veranstaltungen hat der Studierende einen Platz bekommen?
y = in wievielen Gruppen ist er beteiligt?
z = wie viele Veranstaltungen hat der Studierende insgesamt in diesem Verfahren?

Die Priorität kommt aus der eKVV-Priorisierungsseite der Studierenden und gibt an, mit welcher Priorität der Studierende diese Veranstaltung im eKVV bewertet hat.

Die Zeile Problem zeigt an, auf welchem Gebiet es nicht gelungen ist, den Studierenden "glücklich zu machen". Folgende Meldungen sind möglich:

Gruppe: Dem Studierenden wurde mindestens ein Wunsch in dieser Gruppe nicht erfüllt
Zeit: Der Studierende hat eine zeitliche Überschneidung
Doppel: Der Studierende hat in mindestens einer Gruppe eine doppelte Zuweisung
Prio. der Studierende hat manuell eine Veranstaltung "untergeschoben" bekommen, die er selbst nicht gewählt hat.

In der letzten Zeile wird angezeigt, wenn ein Studierender für die automatische Vergabe gesperrt wurde. Eine solche Sperrung sollte aber nur von der Administration durchgeführt werden.

Veranstaltungsdetailseite

Auf der Veranstaltungsdetailseite werden die Veranstaltungsdaten angezeigt, so wie sie aus dem eKVV übernommen wurden. Technisch ist es möglich, hier Änderungen vorzunehmen (die sich aber nur auf die Platzvergabe-anwendung beziehen und nicht im eKVV wirksam werden!). Es wird aber dringend davon abgeraten, nachdem die automatische Vergabe bereits gelaufen ist. Sollten in Ausnahmefällen noch nachträgliche Änderungen notwendig sein, können diese von der Administration vorgenommen werden.


Studierende

Unter dem nächsten Reiter im Hauptmenü finden sich alle Angaben zu den Studierenden im Verfahren. Auch hier gibt es zunächst eine Übersichts-Seite:

Studierenden Übersicht

Studierende
Studierende

Die Studierenden-Übersicht ist ähnlich aufgebaut, wie die Warte- und Teilnehmerliste. Ein Unterschied ist der fehlende Score, da dieser pro Veranstaltung berechnet wird und deshalb nicht in einer globalen Sicht angezeigt werden kann. Stattdessen wird hier eine "Quote" angezeigt, die so etwas wie den "Glücksfaktor" eines Studierenden darstellen soll. Je mehr gewünschte Veranstaltungen ein Studierender zugeteilt bekommt, desto höher seine Quote. 0% bedeutet, dass dem Studierenden kein einziger Veranstaltungswunsch erfüllt wurde, 100% bedeutet, dass der Studierende Plätze in allen von ihm gewählten Veranstaltungen bekommen hat. Gastzugänge sind mit Sternchen * markiert.

Der Doppelklick in eine Zeile öffnet die Detailsicht eines Studierenden:

Studierenden Detailsicht

Hier wird neben Name und Matrikelnummer auch angezeigt, ob es sich bei dem Studierenden um einen Gastbenutzer handelt, oder ob der Stundenplan mit einem normalen Studierenden-Account angelegt wurde.

Unten sind die Veranstaltungen aufgeführt, die der betreffende Studierende gewählt hat. Bei den Veranstaltungen, wo ihm bereits ein Platz zugewiesen wurde, ist die Checkbox markiert.

Über "Stundenplan verändern" können dem Studierenden Veranstaltungen zugewiesen werden, die bislang nicht in seinem Stundenplan waren, man greift also massiv in die Stundenplanung des betreffenden Studierenden ein. Falls diese Funktion genutzt wird sollte der Studierenden unbedingt über diesen Eingriff in seinen Stundenplan informiert werden.

Gruppen

Die Übersichtsseite der Gruppen zeigt an, welche Gruppen es im Verfahren gibt, wie viele Plätze pro Studierender und pro Gruppe vergeben werden ("Größe"), wie viele Veranstaltungen in einer Gruppe enthalten sind ("Veranstaltungen"), wie viele Plätze in der Gruppe vergeben werden können ("Kapazität") und wie viele Studierende sich für diese Plätze angmeldet haben.

Gruppendetailseite

In der Detailsicht wird der Gruppenname, die Gruppengröße (dh. wie viele Plätze werden pro Student pro Gruppe vergeben) und die in der Gruppe enthaltenen Veranstaltungen angezeigt. Es ist technisch zwar möglich, hier Änderungen vorzunehmen, davon wird aber während eines laufenden Verfahrens abgeraten. Halten Sie im Zweifelsfall bitte Rücksprache mit der Administration, wenn eine Änderung notwendig wird.

Exportformate und Druck

In den Übersichts- und Detailseiten finden Sie immer wieder die Buttons "Export" und "Drucken". Damit können Sie Listen aus der Platzvergabeanwendung heraus speichern oder drucken, z.B. für Ihre Dokumentation oder als Hilfe für etwaige Härtefallsprechstunden.

Manuelle Nachbereitung

Nachdem von der Administration das Verfahren eingerichtet wurde und in einem ersten Schritt die automatische Platzvergabe gestartet wurde, greifen die Belegmanager auf die Platzvergabe zu. Ihre Aufgabe besteht darin, zu prüfen, wie gut die Ergebnisse sind, die die automatische Vergabe erzielt hat und diese ggf. nachzubereiten. Wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind, werden die Ergebnisse der Platzvergabe von den Belegmanagern zurück ins eKVV gespielt.

Problemsuche

Um beurteilen zu können, wie gut die Arbeit der automatischen Vergabe war und wo evtl. manuell nachgearbeitet werden muss, muss das Verfahren auf Probleme hin durchsucht werden. Dies können Probleme sein:

  • Gruppen oder Veranstaltungen mit zu geringer Kapazität
  • unterschiedlich ausgelastete Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe
  • Studierende, die keine oder zu wenige Plätze bekommen haben

Gruppen oder Veranstaltungen mit zu geringer Kapazität

Um zu beurteilen, ob die Kapazität der Gruppen ausreichend war, ist ein Blick auf die Übersichtsseite der "Gruppen" sinnvoll. Hier wird die Kapazität der gesamten Gruppe angezeigt, gemeinsam mit der Zahl der Studierenden, die einen Platz in dieser Gruppe haben wollen. Dadurch lässt sich auf einen Blick erkennen, ob grundsätzlich genügend Plätze für Studierende angeboten werden.

Die Beurteilung der Veranstaltungskapazität ist nicht auf den ersten Blick zu beurteilen: Auf der Übersichtsseite der Veranstaltungen geben die Spalten "Status" und "Warteliste" einen ersten Hinweis auf die Auslastung einzelner Veranstaltungen. So können die Angaben gelesen werden:

  • Befinden sich Studierende auf der Warteliste? Es ist anzunehmen, dass Veranstaltungen mit großen Wartelisten besonders problematisch sind.
  • Die Tatsache, dass überhaupt eine Warteliste besteht, muss noch kein Hinweis auf einen Engpass sein, da die gesperrten oder als nicht berechtigt gekennzeichneten Studierenden in jedem Fall auf die Warteliste kommen.
  • Solange das erste Element des Status (wieviele Plätze wurden in der Veranstaltung vergeben?) kleiner ist als das zweite Element (wieviele Plätze gibt es in der Veranstaltung?), kann davon ausgegangen werden, dass alle berechtigten Studierenden einen Platz bekommen haben.

Hinweis: Wenn man nur eine Gruppe betrachten möchte, ist es sinnvoll, über die Suchfunktion (Name der Gruppe eingeben!) die ausgegebene Liste so zu verkleinern, dass nur noch die Veranstaltungen in dieser Gruppe angezeigt werden.

Unterschiedlich ausgelastete Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe

Häufig ist das Ziel eines Platzvergabeverfahrens, eine einigermaßen ausgeglichene Belegung der Veranstaltungen zu erreichen, so dass nicht in einer Veranstaltung 5 TeilnehmerInnen sitzen, während die anderen mit 30 TeilnehmerInnen überbelegt sind. Ob die Verteilung einigermaßen gleichmäßig ist, lässt sich an den Status der Veranstaltungen, nämlich an der Zahl der vergebenen Plätze, leicht ablesen.

Studierende, die keine oder zu wenig Plätze bekommen haben

Eine Methode, um Probleme in der Platzvergabe zu finden, ist die Sicht auf Veranstaltungen und Gruppen. Es ist aber auch möglich, von Studierenden auszugehen. Durch die "Quote", die so etwas wie die Zufriedenheit der Studierenden mit der Platzvergabe abbilden soll, lassen sich leicht diejenigen Studierenden finden, die leer ausgegangen sind:

Wenn Sie in der Studierenden-Übersicht auf die Kopfzeile der Spalte "Quote" klicken, können Sie die Auflistung sortieren und sich die Studierenden z.B. in aufsteigender Reihenfolge anzeigen lassen. Bei den nun angezeigten Studierenden mit 0% lohnt sich ein Blick auf die Einschreibung und auf den Score:

In den meisten Fällen haben diese Studierenden keine zur Öffnung der Veranstaltung im eKVV passende Einschreibung und wurden deshalb von der automatischen Vergabe benachteiligt. Ein weiterer Grund, warum Studierende von der automatischen Verteilung schlechter gestellt werden ist, bei knappem Platzangebot, eine Einschreibung in einem frühen Fachsemester. Die automatische Vergabe zieht Studierende mit hoher Fachsemesterzahl vor.

Problembearbeitung

Wenn Sie Probleme identifiziert haben, die Sie beheben möchten, können Sie die Platzvergabe manuell bearbeiten, d.h. Studierenden von Hand Plätze zuweisen. Hier gibt es grundsätzlich zwei mögliche Herangehensweisen: Das Bearbeiten von Teilnehmerlisten oder das Bearbeiten von einzelnen Studierenden:

Bearbeiten von Teilnehmerlisten

Für das Bearbeiten von Teilnehmerlisten klicken Sie in der Veranstaltungsübersicht in eine Zeile, so dass sich die Detailsicht der Veranstaltung öffnet.

Es gibt nun drei verschiedene Möglichkeiten, Studierende von der Warteliste auf die Teilnehmerliste zu verschieben (und umgekehrt):

  • Ziehen Sie einzelne Studierende mit gedrückter Maustase auf den Button "Teilnehmerliste", bis ein blaues Häkchen ercheint. Damit wird der Studierende auf die Teilnehmerliste verschoben. Wird ein rotes Kreuz angezeigt, war das Verschieben nicht erfolgreich (hier ist eine ruhige Hand und etwas Geduld gefordert! s. dazu auch den Screenshot).

  • Stellen Sie sich über die Suchfunktion eine Liste von Studierenden zusammen. Klicken Sie nun den Button "Teilnehmerliste", wird die gesamte angezeigte Liste entsprechend verschoben.
  • Klicken Sie den Button "Teilnehmerliste", ohne eine weitere Auswahl getroffen zu haben, wird die gesamte Warteliste auf de Teilnehmerliste verschoben.

Bearbeiten von einzelnen Studierenden

Sie können auch aus der Detailsicht eines Studierenden heraus Plätze vergeben, indem Sie die Checkboxen der Veranstaltungen anklicken, oder den Stundenplan des Studierenden verändern (s. den Absatz Automatische Platzvergabe#Studierenden Detailsicht

Export ins eKVV

Nachdem die Platzvergabe abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse ins eKVV zurückgespielt. Der Verantwortliche in der Fakultät exportiert die Daten dabei aus der Platzvergabe-anwendung ins eKVV. Über das Teilnehmermanagement erfahren die Studierenden dann, ob Ihnen ein Platz zugeteilt wurde (oder nicht) und können auch sehen, wer Ihnen diesen Platz zugeteilt hat.

Für den Export können Sie wählen zwischen Export mit oder ohne Warteliste. Wenn Sie mit Warteliste exportieren, wird dies den Studierenden auch angezeigt, d.h. sie sehen, auf welchem Wartelistenplatz sie stehen und damit auch wie ihre Aussichten sind, einen Platz in der Veranstaltung im Nachrückverfahren zu bekommen.

Die Veranstaltung werden einzeln durch Klick auf die entsprechende Belegnummer exportiert (s. Bild). Bitte warten Sie, bis der Export für eine Belegnummer abgeschlossen ist, bevor Sie die nächste anklicken, da es sonst zu Übertragungsfehlern kommen kann.

Wenn Sie noch nicht im eKVV (oder einer der BIS-Anwendungen) angemeldet sind, werden Sie spätestens jetzt aufgefordert, Ihren BIS-Zugang einzugeben und sich anzumelden.

Rangfolge der Teilnehmer auf Wartelisten

Sie können dabei wählen zwischen dem "Export mit Warteliste" oder "Ohne Warteliste". Wenn Sie mit Warteliste exportieren wird nicht nur unterschieden zwischen Studierenden, die "drin" oder "nicht drin" sind, sondern die Warteliste wird mit übertragen und den Studierenden wird angezeigt, welchen Platz auf der Warteliste sie haben. Für die Warteliste wird die Reihenfolge aus der Platzvergabe übernommen (die sich ja nach dem Score richtet), allerdings gibt es hier einen kleinen Unterschied: Bei Studierenden die den gleichen Score-Wert haben greift ein Zufallsgenerator in die Sortierung ein. Dadurch kann die Warteliste im eKVV anders aussehen, als in der Platzvergabe, nimmt Ihnen aber die Aufgabe ab, über eine eigentlich zufällige Rangfolge zu entscheiden.

Bitte beachten Sie, dass auch die Studierenden, die in der Platzvergabe-Anwendung gesperrt wurden, im eKVV zwar auf der Warteliste erscheinen, dort aber ebenfalls nach ihrem Score einsortiert werden. Das heißt, dass diese Studierenden nicht am Ende der Warteliste oder gar unter "nicht teilnehmend" auftauchen, sondern im Prinzip an jeder Position der Warteliste erscheinen können.

Verknüpfung von Automatischer Platzvergabe und eKVV-Teilnehmermanagement

Beim Export der Ergebnisse der Platzvergabe wir das eKVV-Teilnehmermanagement genutzt. Wenn Sie eine Veranstaltung ins eKVV exportieren, öffnet sich daher die Seite mit dem eKVV-Teilnehmermanagement, auf der Ihnen noch einmal die Ergebnisse angezeigt werden. Sie sehen hier, was auch die Studierenden in Ihrem Stundenplan angezeigt bekommen.

Für die Härtefallsprechstunde

Es hat sich bewährt, für die Härtefallsprechstunde die Detailsicht des jeweiligen Studierenden in der Platzvergabe aufzurufen. Hier können Sie auf einen Blick sehen, welche Veranstaltungen der Studierende ausgewählt hat, wie er priorisiert hat, was seine Einschreibungen sind und in welchem Fachsemester er oder sie sich befindet.

Sollten Sie aber Änderungen vornehmen müssen, d.h. nachträglich Plätze vergeben, müssen Sie dafür die Teilnehmermanagementseiten im eKVV verwenden, da nicht einzelne Studierendendaten aus der Platzvergabe nachträglich exportiert werden können.

Teilnehmermanagement für einzelne Studierende

Sie haben im eKVV die Möglichkeit, das Teilnehmermanagement für einen einzlenen Studierenden aufzurufen. Sie sehen auf der Seite eine Liste der Veranstaltungen, welche der oder die TeilnehmerIn im Stundenplan hat, bei denen das Teilnehmermanagement verwendet wird und für die Sie Belegmanagementrechte haben.

Ausgehend von dieser Seite können Sie den oder die Studierende(n) in den einzelnen Veranstaltungen als "teilnehmend" oder "nicht teilnehmend" setzen. Diese Sicht kann für die Härtefallsprechstunde hilfreich sein, weil dann nicht für einen Studierenden mehrere Veranstaltungen geöffnet und betrachtet werden müssen.