Mit der Einführung der sogenannten E-Rechnung auf Landesebene wurde ein größeres Digitalisierungsprojekt des Landes NRW umgesetzt. Seit April 2020 sind von zentraler Seite die Weichen gestellt, dass öffentliche Auftraggeber – wie vom E-Government-Gesetz gefordert – elektronische Rechnungen empfangen können. Die Uni Bielefeld hat ihrerseits in ihrem SAP-System die technischen Voraussetzungen geschaffen und bereits die ersten E-Rechnungen erfolgreich verarbeitet.

Die E-Rechnung lässt sich mit einem klassischen Rechnungsausdruck oder dessen digitaler PDF-Version nicht vergleichen. Sie ist ein ausschließlich maschinell lesbarer Datensatz, der alle notwendigen Daten in strukturierter Form enthält. Durch die Anwendung des einheitlichen Standards „XRechnung“ lassen sich die Datensätze digital austauschen.

So funktioniert die E-Rechnung 
Die Übermittlung von E-Rechnungen an Landesbehörden erfolgt über das zentrale E-Rechnungsportal des Landes NRW. Lieferanten können ihre E-Rechnungen in diesem Portal erstellen oder darüber hochladen. Zur eindeutigen Adressierung des Empfängers, z.B. die Universität Bielefeld, beinhalten die Rechnungsdaten die sogenannte Leitweg-ID des Empfängers. Sobald eine Rechnung eingestellt wurde, führt das Portal eine technische Prüfung durch. Formal korrekte Rechnungen werden an das entsprechende Empfängerpostfach innerhalb des Portals weitergeleitet. 
Die Universität Bielefeld steuert über eine eigens eingerichtete Schnittstelle den Zugriff auf ihr Postfach und die sofortige Übertragung neu eingegangener Rechnungen in ihr SAP-System. Dank der Vorarbeit im Landesportal kann eine Eingangsrechnung ohne weitere formale Prüfung / Korrektur an den regulären Bearbeitungsworkflow übergeben werden.

Das sind die Vorteile 
Die automatisierte Bearbeitung von E-Rechnungen führt zu einer wesentlich höheren Datenqualität, als es die Bearbeitung von Print- oder PDF-Rechnungen unter Einsatz von Scannern, OCR-Erkennung und händischer Prüfung zulässt. Verkürzte Bearbeitungszeiten erlauben es, fällige Beträge schneller anzuweisen und Skontofristen zu nutzen. Durch die Anerkennung der gespeicherten Datensätze als „Originalbelege“ wird die Rechnungsverwaltung einfacher und angenehmer. 
Um die Vorteile ausschöpfen zu können, ist ein möglichst hoher Anteil an E-Rechnungen erwünscht. Lieferanten werden u.a. bei der Bestellung um die zukünftige Nutzung der neuen Option gebeten.