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Universitätsverwaltung 2025

Universitätsverwaltung 2025

Optimale Unterstützung für Forschung, Lehre und Studium

Veröffentlicht am 22. September 2020
Eine Zwischenbilanz des Modernisierungsprogramms „Universitätsverwaltung 2025“ zur zweiten Amtszeit von Kanzler Dr. Stephan Becker

Die Universität Bielefeld hat sich ehrgeizige Ziele gesetzt und dabei kommen neben der Wissenschaft auch Technik und Verwaltung eine zentrale Rolle zu: „Wir wollen zu den forschungsstärksten Standorten Deutschland gehören und innovative, forschungs- und berufsfeldorientierte Studienangebote machen“, sagt Kanzler Dr. Stephan Becker. „Das geht nicht ohne Unterstützungsbereiche, die für Wissenschaftler*innen und Studierende optimale Arbeitsbedingungen sicherstellen.“  Neben der Unterstützung von Forschung, Studium und Lehre ist es entscheidende Aufgabe der Serviceeinheiten, Rektorat und Dekanat bei der strategischen Weiterentwicklung der Universität zu unterstützen. Um die Serviceeinheiten - unter Berücksichtigung sich wandelnder Rahmenbedingungen - dafür bestmöglich aufzustellen, hat Becker bereits in seiner ersten Amtszeit das Programm "Universitätsverwaltung 2025" (UVW 2025) auf den Weg gebracht. In seiner zweiten Amtszeit will er die darin angestoßenen Themen wie Prozessmanagement und Digitalisierung, Projektmanagement sowie Führung und Kultur weiter vorantreiben.[Weiterlesen]
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Bewerbungsmanagementsystem als Pilot gestartet

Veröffentlicht am 26. August 2020

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ist gemacht: Das Dezernat Personal und Organisation (P/O) geht mit einem Bewerbungsmanagementsystem an den Start. Die cloudbasierte Software bildet den gesamten Prozess vom Erfassen eines Stellenangebots bis zur Dokumentation der getroffenen Personalentscheidung ab. Interessent*innen können sich online bewerben, so dass ihre Unterlagen im System digital verarbeitet werden können. Die begonnene Pilotphase soll etwa drei Monate dauern. In dieser Zeit sammeln das Dezernat P/O, vier Fakultäten, vier weitere Dezernate und die entscheidungsrelevanten Gremien Erfahrungen mit den neuen Abläufen. 

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Senatsprotokolle im Dokumentenmanagement abrufbar

Veröffentlicht am 8. Juli 2020
Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität ist eine weitere Anwendung verfügbar. Die Protokolle der Senatssitzungen, die bisher in ein altes DMS liefen, wurden in das neue System d.3ecm überführt und der Zugang zu den Dokumenten damit deutlich vereinfacht.  [Weiterlesen]
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Berufungsportal - Ein Service für die Wissenschaft

Veröffentlicht am 27. März 2020

Die Medizinische Fakultät OWL der Universität Bielefeld führt ihre Berufungsverfahren seit einigen Monaten mithilfe eines Online-Portals durch. Bewerber*innen, Berufungskommissionen und Mitarbeitende der Fakultät profitieren von den Vorzügen der digitalen Plattform. Sie unterstützt den Bewerbungsprozess und das Auswahlverfahren durch eine gute Nutzer*innenführung und sorgt dafür, dass die benötigten Informationen und Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung stehen. Von der Rolle der Beteiligten im Berufungsverfahren hängt es ab, welche Daten sie einsehen können und welche Bearbeitungsschritte sie ausführen dürfen.  

Frauke Rogalla

Frauke Rogalla hat gute Erfahrungen mit dem Berufungsportal gemacht

 

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Probebetrieb Reisekosten-Workflow

Veröffentlicht am 4. März 2020
Seit dem 11. Februar 2020 nehmen auch ausgewählte Bereiche wie die Zentrale Universitätsverwaltung und das Bielefelder IT-Servicezentrum (BITS) am Probebetrieb des Reisekosten-Workflows teil. Dienstreiseanträge, Genehmigungen und Reisekostenabrechnungen erfolgen für die Teilnehmer*innen nunmehr digital und sind nicht mehr in Papierform abzuwickeln. Um die völlige Papierfreiheit in diesem Bereich voranzubringen, sind auch die Belege als gescannte oder fotografierte Dokumente  beizufügen. [Weiterlesen]
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Prozessorganisation weiter gestärkt

Veröffentlicht am 27. Februar 2020

Die Prozesslandkarte der Universität Bielefeld strukturiert die Geschäftsprozesse und wurde nun überarbeitet. Die neue Version gliedert die Unterstützungsprozesse in neun sogenannte Prozessbereiche. Eine ergänzende Gliederungsebene unterteilt diese Prozessbereiche in Hauptprozesse. 

Prozesslandkarte der Universität Bielefeld

Prozesslandkarte 

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Zukunftsfit durch automatisierte Bearbeitung der Rechnungen

Veröffentlicht am 3. Februar 2020
Ein durchgängig digitaler Ablauf erleichtert nun die Verarbeitung von Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung. Die Optimierung basiert auf der Einführung neuer Softwarekomponenten zur Rechnungsbearbeitung verbunden mit Änderungen im Prozess. Dieses Projekt führte das Dezernat Finanzmanagement im Herbst 2019 zusammen mit einem externen Dienstleister durch.  [Weiterlesen]
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Projektkernteam eAkte setzt sich ergänzende Ziele

Veröffentlicht am 27. Januar 2020
Das Projektkernteam des Gesamtprojektes „eAkte“ nahm das Go-Live der elektronischen Projektakte zum Anlass, seine (Zusammen-)Arbeit in den zurückliegenden Monaten zu reflektieren. In einem Rückblick trug das fünfköpfige Team die in der Projektarbeit als zielführend erlebten Erfahrungen zusammen und stellte Überlegungen zur weiteren Vorgehensweise an, um noch effektivere Ergebnisse und eine hohe Akzeptanz zu erreichen. [Weiterlesen]
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Bestellungen schneller auf den Weg gebracht

Veröffentlicht am 20. Januar 2020
Als Ergebnis des strategischen Projektes zur Prozessoptimierung der Beschaffung – kurz „SRM-Projekt“ genannt – ging das weiterentwickelte Modul SAP SRM im Juli 2019 live. Das Projekt des Dezernats Finanzmanagement hatte insbesondere zum Ziel, die Dauer von Beschaffungsvorgängen zu verringern und die Komplexität der Bestellvorgänge zu reduzieren. Diese Schwerpunkte wurden bei der Analyse der Bestellprozesse und der vorherigen SRM-Version herausgearbeitet. Universitätsweit können damit alle Bedarfsstellen Bestellungen initiieren.  [Weiterlesen]
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Erste Anwendung live im Dokumentenmanagementsystem

Veröffentlicht am 10. Januar 2020
Ein großer Meilenstein im Projekt „Prozessorientierte elektronische Akte“ ist erreicht: Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) geht mit seiner ersten Anwendung, der Elektronischen Projektakte, live. Durch einfache und transparente Prozesse wird sie die Handhabung von Projekten der zentralen Services und der Verwaltungseinheiten unterstützen.  [Weiterlesen]
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