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Universitätsverwaltung 2025

Universitätsverwaltung 2025

Schneller Zugriff auf Dienstvereinbarungen

Veröffentlicht am 24. Februar 2021

Im Dokumentenmanagementsystem d.3 wurde jetzt eine zentrale Ablage für Dienstvereinbarungen eingerichtet. Mit wenigen Klicks können sich die Beschäftigten der Uni Bielefeld die gültigen Vereinbarungen als PDF-Dokumente anzeigen lassen. Die zwischen den Personalräten und der Dienststelle geschlossenen Dienstvereinbarungen enthalten verbindliche Regelungen zu mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten, wie z.B. Arbeitszeitregelungen, und sind für Mitarbeitende aller Bereiche gleichermaßen von Interesse. 

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Fakultätenrat über Universitätsverwaltung 2025 informiert

Veröffentlicht am 12. Januar 2021
Am 20. Oktober 2020 informierte Kanzler Dr. Stephan Becker  den Fakultätenrat umfassend über das Programm „Universitätsverwaltung 2025“, welches letztlich zum Ziel hat, die Prozesse des Rektorats und der Dekanate zu unterstützen. Dekaninnen und Dekane erhielten Einblicke in Zielsetzung und Strategie des Programms, über aktuelle Projekte und das, was bereits erreicht wurde. Auf Wunsch der Dekaninnen und Dekane vertiefte Becker am 17. November die Themen Drittmittelmanagement, Beschaffung und Finanzbuchhaltung. Am 1. Dezember wurden ergänzend aktuelle Vorhaben im Bereich Personal und Kultur vorgestellt.  [Weiterlesen]
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Berufungsportal im Probebetrieb

Veröffentlicht am 16. Dezember 2020

Wenige Monate nach Projektstart ist die geplante Ausweitung des Berufungsportals einen großen Schritt vorangekommen. Nach der Medizinischen Fakultät, die bereits mit dem Portal arbeitet, haben nun zwei Fakultäten den Probebetrieb aufgenommen: Insgesamt fünf Berufungsverfahren hat die Fakultät für Erziehungswissenschaft über das Portal eingeleitet, die Technische Fakultät hat ebenfalls eine Ausschreibung veröffentlicht. Das Portal begleitet jeweils den gesamten Berufungsprozess von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung über die Bewerbung bis zur Rufannahme. 

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Basis für Rahmenverträge geschaffen

Veröffentlicht am 15. Dezember 2020

Im Juli 2019 wurde eine Version des SAP-Moduls SRM mit neuen Funktionalitäten und neuer Oberfläche für die anfordernden Stellen eingeführt. Seitdem nutzen Fakultäten und Dezernate das verbesserte System für ihre Bestellungen. In einem kürzlich abgeschlossenen Folgeprojekt des Dezernats F wurden die Funktionen des Systems weiter ausgebaut und die technische Basis geschaffen, um Einkaufsartikel aus Rahmenverträgen in SRM einzubinden. Dadurch können Bestellungen noch komfortabler, zeit- und kostensparender ausgelöst werden.

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Die "E-Rechnung" ist da

Veröffentlicht am 10. Dezember 2020
Mit der Einführung der sogenannten E-Rechnung auf Landesebene wurde ein größeres Digitalisierungsprojekt des Landes NRW umgesetzt. Seit April 2020 sind von zentraler Seite die Weichen gestellt, dass öffentliche Auftraggeber – wie vom E-Government-Gesetz gefordert – elektronische Rechnungen empfangen können. Die Uni Bielefeld hat ihrerseits in ihrem SAP-System die technischen Voraussetzungen geschaffen und bereits die ersten E-Rechnungen erfolgreich verarbeitet.

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Neuerungen in der Zeitwirtschaft

Veröffentlicht am 11. November 2020

Im September 2020 wurde in der SAP-Zeitwirtschaft die digitale Erfassung von Krank-/ Gesundmeldungen eingeführt. Die Regelung bezieht sich auf krankheitsbedingte Abwesenheiten, die einen Zeitraum von drei Tagen nicht überschreiten und für die kein ärztliches Attest notwendig ist. Die Beschäftigten erfassen die Krankheitszeiten nun papierlos über die gewohnte SAP-Anwendung als „Krankheit ohne Attest“, vergleichbar den Abwesenheitsanträgen bei Dienstreisen, Fortbildung etc. 

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Hausrundschreiben neu organisiert

Veröffentlicht am 3. November 2020

Hinweise auf Organisationsänderungen, Rundverfügungen und Informationsschreiben – kurz „Hausrundschreiben“ genannt – gehen regelmäßig über einen Mailverteiler an die Beschäftigten der Uni Bielefeld. Dieser direkte Informationsweg bleibt erhalten. Für den Zugriff auf die PDF-Dokumente gibt es nun eine neue Lösung. 
Ab sofort wird der gesamte Prozess der Erstellung, Abstimmung, Veröffentlichung und Archivierung von Hausrundschreiben durch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt. Diese neue Organisation der Hausrundschreiben führt zu zwei wesentlichen Verbesserungen: Zum einen kann der Dokumentenbestand mit beliebigen Stichwörtern durchsucht werden, zum anderen wird das Erstellen von Hausrundschreiben durch klar geregelte Abläufe erleichtert. 

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Verkündungsblatt jetzt durchsuchbar

Veröffentlicht am 22. Oktober 2020

Die amtlichen Bekanntmachungen der Universität Bielefeld – darunter das sogenannte Verkündungsblatt – werden auf der Website der Universität veröffentlicht. Alle seit dem Jahr 2000 erschienenen Ausgaben sind in einer chronologischen und in einer systematischen Übersicht verzeichnet. Neu ist für die Beschäftigten der Universität nun der zusätzliche Zugang über das Dokumentenmanagementsystem. Diese interne Lösung bietet eine anwendungsfreundliche Volltextsuche in den Dokumenten. Außerdem ist es möglich, persönliche Favoriten anzulegen.

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Optimale Unterstützung für Forschung, Lehre und Studium

Veröffentlicht am 22. September 2020

Eine Zwischenbilanz des Modernisierungsprogramms „Universitätsverwaltung 2025“ zur zweiten Amtszeit von Kanzler Dr. Stephan Becker

Die Universität Bielefeld hat sich ehrgeizige Ziele gesetzt und dabei kommen neben der Wissenschaft auch Technik und Verwaltung eine zentrale Rolle zu: „Wir wollen zu den forschungsstärksten Standorten Deutschland gehören und innovative, forschungs- und berufsfeldorientierte Studienangebote machen“, sagt Kanzler Dr. Stephan Becker. „Das geht nicht ohne Unterstützungsbereiche, die für Wissenschaftler*innen und Studierende optimale Arbeitsbedingungen sicherstellen.“  Neben der Unterstützung von Forschung, Studium und Lehre ist es entscheidende Aufgabe der Serviceeinheiten, Rektorat und Dekanat bei der strategischen Weiterentwicklung der Universität zu unterstützen. Um die Serviceeinheiten - unter Berücksichtigung sich wandelnder Rahmenbedingungen - dafür bestmöglich aufzustellen, hat Becker bereits in seiner ersten Amtszeit das Programm "Universitätsverwaltung 2025" (UVW 2025) auf den Weg gebracht. In seiner zweiten Amtszeit will er die darin angestoßenen Themen wie Prozessmanagement und Digitalisierung, Projektmanagement sowie Führung und Kultur weiter vorantreiben.

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Bewerbungsmanagementsystem als Pilot gestartet

Veröffentlicht am 26. August 2020

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung ist gemacht: Das Dezernat Personal und Organisation (P/O) geht mit einem Bewerbungsmanagementsystem an den Start. Die cloudbasierte Software bildet den gesamten Prozess vom Erfassen eines Stellenangebots bis zur Dokumentation der getroffenen Personalentscheidung ab. Interessent*innen können sich online bewerben, so dass ihre Unterlagen im System digital verarbeitet werden können. Die begonnene Pilotphase soll etwa drei Monate dauern. In dieser Zeit sammeln das Dezernat P/O, vier Fakultäten, vier weitere Dezernate und die entscheidungsrelevanten Gremien Erfahrungen mit den neuen Abläufen. 

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Senatsprotokolle im Dokumentenmanagement abrufbar

Veröffentlicht am 8. Juli 2020

Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Universität ist eine weitere Anwendung verfügbar. Die Protokolle der Senatssitzungen, die bisher in ein altes DMS liefen, wurden in das neue System d.3ecm überführt und der Zugang zu den Dokumenten damit deutlich vereinfacht.  

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Berufungsportal - Ein Service für die Wissenschaft

Veröffentlicht am 27. März 2020

Die Medizinische Fakultät OWL der Universität Bielefeld führt ihre Berufungsverfahren seit einigen Monaten mithilfe eines Online-Portals durch. Bewerber*innen, Berufungskommissionen und Mitarbeitende der Fakultät profitieren von den Vorzügen der digitalen Plattform. Sie unterstützt den Bewerbungsprozess und das Auswahlverfahren durch eine gute Nutzer*innenführung und sorgt dafür, dass die benötigten Informationen und Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung stehen. Von der Rolle der Beteiligten im Berufungsverfahren hängt es ab, welche Daten sie einsehen können und welche Bearbeitungsschritte sie ausführen dürfen.  

Frauke Rogalla

Frauke Rogalla hat gute Erfahrungen mit dem Berufungsportal gemacht

 

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Probebetrieb Reisekosten-Workflow

Veröffentlicht am 4. März 2020
Seit dem 11. Februar 2020 nehmen auch ausgewählte Bereiche wie die Zentrale Universitätsverwaltung und das Bielefelder IT-Servicezentrum (BITS) am Probebetrieb des Reisekosten-Workflows teil. Dienstreiseanträge, Genehmigungen und Reisekostenabrechnungen erfolgen für die Teilnehmer*innen nunmehr digital und sind nicht mehr in Papierform abzuwickeln. Um die völlige Papierfreiheit in diesem Bereich voranzubringen, sind auch die Belege als gescannte oder fotografierte Dokumente  beizufügen. [Weiterlesen]
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Prozessorganisation weiter gestärkt

Veröffentlicht am 27. Februar 2020

Die Prozesslandkarte der Universität Bielefeld strukturiert die Geschäftsprozesse und wurde nun überarbeitet. Die neue Version gliedert die Unterstützungsprozesse in neun sogenannte Prozessbereiche. Eine ergänzende Gliederungsebene unterteilt diese Prozessbereiche in Hauptprozesse. 

Prozesslandkarte der Universität Bielefeld

Prozesslandkarte 

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Zukunftsfit durch automatisierte Bearbeitung der Rechnungen

Veröffentlicht am 3. Februar 2020
Ein durchgängig digitaler Ablauf erleichtert nun die Verarbeitung von Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung. Die Optimierung basiert auf der Einführung neuer Softwarekomponenten zur Rechnungsbearbeitung verbunden mit Änderungen im Prozess. Dieses Projekt führte das Dezernat Finanzmanagement im Herbst 2019 zusammen mit einem externen Dienstleister durch.  [Weiterlesen]
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