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Die BIS Mailverteiler werden persönlicher

Veröffentlicht am 21. Juli 2017, 12:00 Uhr

Die automatischen Mailverteiler im BIS wurden mit dem Ziel gegründet immer möglichst genau die Personen zu adressieren, für die eine Information relevant ist. Daher gibt es heute eine große Zahl von unterschiedlichen Verteilern, z. B. seit kurzem auch einen Verteiler, der eine Ansprache genau der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermöglicht, die einen bestimmten Status haben.

Bei den Mailverteilern, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichen, stellt das Personen- und Einrichtungsverzeichnis die Quelle der eMailadressen dar und hier haben wir eine Detailveränderung vorgenommen, die bei den ca. 300 MitarbeiterInnen relevant ist, für die im PEVZ mehrere eMailadressen eingetragen sind. Meist handelt es sich bei den weiteren eMailadressen um Funktionsadressen, die neben der persönlichen Adresse gezeigt werden sollen.

Hier gab es bisher einen potentiellen Konflikt: Funktionsadressen sollen im PEVZ oft zuerst gezeigt werden, damit sie bei Anfragen bevorzugt genutzt werden. Bisher gingen aber in die BIS Mailverteiler immer die zuerst bei einer Person stehenden eMailadressen ein, in so einem Fall also die Funktionsadresse. Der einzige Weg die persönliche Adresse in die Verteiler zu bringen bestand darin, sie im PEVZ zuerst zu zeigen.

BIS Mailverteiler 

Ab sofort arbeiten die Mailverteiler nun aber anders:

Zuerst werden alle bei einer Person eingetragenen eMailadressen betrachtet und dabei versucht die persönliche Adressen zu ermitteln. Dazu wird geprüft, ob sich ein Teil des Namens in der eMailadresse wiederfinden lässt.

Erst wenn keine persönliche eMailadressen gefunden werden kann wird - wie bisher - die als erstes eingetragene eMailadresse verwendet. Weiterhin gilt dabei, dass pro Person nur eine einzige Adresse in die Verteiler eingeht, damit eine Person eine eMail nicht mehrmals erhält.

Wir hoffen, dass die BIS Mailverteiler auf diese Weise noch besser darin werden genau die richtigen Personen zu erreichen. 

Fragen und Antworten zu dieser Umstellung:

'Wo kann ich sehen, welche eMailadresse für mich in den Verteilern verwendet wird?'

Im PEVZ gibt es in der Detailseite jeder Person am rechten Rand einen Link 'Meine E-Mailverteiler'. Am Anfang dieser Seite wird angezeigt welche eMailadresse aktuell verwendet würde.

'Ich möchte aber, dass meine Funktionsadresse weiterhin in den Verteilern verwendet wird'

Dies kann durch Löschung der persönlichen eMailadresse aus dem PEVZ erreicht werden. Diese Änderung können die jeweiligen PEVZ Beauftragten durchführen. Sie finden die zuständigen Personen in Ihrer PEVZ Detailseite über den Link 'Kontaktpersonen für Korrekturwünsche...'.

Wenn Sie möchten, dass sowohl ihre persönliche eMailadresse in die Verteiler eingeht, wie auch eine bestimmte Funktionsadresse, so müsste dazu die Funktionsadresse im PEVZ bei einer Einrichtung in den Kontaktdaten eingetragen werden. Diese eMailadressen werden bei bestimmten Verteilern - z. B. dem Verteiler aller MitarbeiterInnen - ebenfalls einbezogen.

'Bisher wurde meine Funktionsmailadresse in dem Funktionsträgermailverteiler X verwendet. Das ist jetzt nicht mehr so!'

Die eMailverteiler für die FunktionsträgerInnen - z. B. der Prüfungsämter - haben eine komplexere Funktionsweise, bei der vor der Nutzung der persönlichen eMailadressen der jeweiligen MitarbeiterInnen erst zwei andere Wege beschritten werden. Wenn Ihre Funktionsmailadresse bisher in so einem Verteiler enthalten war und es nun nicht mehr ist, so liegt der Grund darin, dass die Funktionsmailadresse nicht in dem Kontaktdatensatz eingetragen ist, der zu dem entsprechenden Funktionsträger (wie z. B. 'Prüfungsamt Y') gehört. Sobald die Funktionsmailadresse dort eingetragen ist wird sie wieder in den Verteiler eingehen. Diese Änderung können Sie über die PEVZ Beauftragten veranlassen. 

Bei weiteren Fragen stehen wir gern zur Verfügung

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