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BIS News - Kategorie Mailverteiler

Die BIS Mailverteiler werden persönlicher

Veröffentlicht am 21. Juli 2017

Die automatischen Mailverteiler im BIS wurden mit dem Ziel gegründet immer möglichst genau die Personen zu adressieren, für die eine Information relevant ist. Daher gibt es heute eine große Zahl von unterschiedlichen Verteilern, z. B. seit kurzem auch einen Verteiler, der eine Ansprache genau der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermöglicht, die einen bestimmten Status haben.

Bei den Mailverteilern, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichen, stellt das Personen- und Einrichtungsverzeichnis die Quelle der eMailadressen dar und hier haben wir eine Detailveränderung vorgenommen, die bei den ca. 300 MitarbeiterInnen relevant ist, für die im PEVZ mehrere eMailadressen eingetragen sind. Meist handelt es sich bei den weiteren eMailadressen um Funktionsadressen, die neben der persönlichen Adresse gezeigt werden sollen.

Hier gab es bisher einen potentiellen Konflikt: Funktionsadressen sollen im PEVZ oft zuerst gezeigt werden, damit sie bei Anfragen bevorzugt genutzt werden. Bisher gingen aber in die BIS Mailverteiler immer die zuerst bei einer Person stehenden eMailadressen ein, in so einem Fall also die Funktionsadresse. Der einzige Weg die persönliche Adresse in die Verteiler zu bringen bestand darin, sie im PEVZ zuerst zu zeigen.

BIS Mailverteiler 

Ab sofort arbeiten die Mailverteiler nun aber anders:

Zuerst werden alle bei einer Person eingetragenen eMailadressen betrachtet und dabei versucht die persönliche Adressen zu ermitteln. Dazu wird geprüft, ob sich ein Teil des Namens in der eMailadresse wiederfinden lässt.

Erst wenn keine persönliche eMailadressen gefunden werden kann wird - wie bisher - die als erstes eingetragene eMailadresse verwendet. Weiterhin gilt dabei, dass pro Person nur eine einzige Adresse in die Verteiler eingeht, damit eine Person eine eMail nicht mehrmals erhält.

Wir hoffen, dass die BIS Mailverteiler auf diese Weise noch besser darin werden genau die richtigen Personen zu erreichen. 

Fragen und Antworten zu dieser Umstellung:

'Wo kann ich sehen, welche eMailadresse für mich in den Verteilern verwendet wird?'

Im PEVZ gibt es in der Detailseite jeder Person am rechten Rand einen Link 'Meine E-Mailverteiler'. Am Anfang dieser Seite wird angezeigt welche eMailadresse aktuell verwendet würde.

'Ich möchte aber, dass meine Funktionsadresse weiterhin in den Verteilern verwendet wird'

Dies kann durch Löschung der persönlichen eMailadresse aus dem PEVZ erreicht werden. Diese Änderung können die jeweiligen PEVZ Beauftragten durchführen. Sie finden die zuständigen Personen in Ihrer PEVZ Detailseite über den Link 'Kontaktpersonen für Korrekturwünsche...'.

Wenn Sie möchten, dass sowohl ihre persönliche eMailadresse in die Verteiler eingeht, wie auch eine bestimmte Funktionsadresse, so müsste dazu die Funktionsadresse im PEVZ bei einer Einrichtung in den Kontaktdaten eingetragen werden. Diese eMailadressen werden bei bestimmten Verteilern - z. B. dem Verteiler aller MitarbeiterInnen - ebenfalls einbezogen.

'Bisher wurde meine Funktionsmailadresse in dem Funktionsträgermailverteiler X verwendet. Das ist jetzt nicht mehr so!'

Die eMailverteiler für die FunktionsträgerInnen - z. B. der Prüfungsämter - haben eine komplexere Funktionsweise, bei der vor der Nutzung der persönlichen eMailadressen der jeweiligen MitarbeiterInnen erst zwei andere Wege beschritten werden. Wenn Ihre Funktionsmailadresse bisher in so einem Verteiler enthalten war und es nun nicht mehr ist, so liegt der Grund darin, dass die Funktionsmailadresse nicht in dem Kontaktdatensatz eingetragen ist, der zu dem entsprechenden Funktionsträger (wie z. B. 'Prüfungsamt Y') gehört. Sobald die Funktionsmailadresse dort eingetragen ist wird sie wieder in den Verteiler eingehen. Diese Änderung können Sie über die PEVZ Beauftragten veranlassen. 

Bei weiteren Fragen stehen wir gern zur Verfügung

Gesendet von HB in Mailverteiler Kommentare [0]

Für Lehrende: Neue Funktionen im eKVV zur Kommunikation mit Studierenden

Veröffentlicht am 28. Juli 2016

Das eKVV bietet schon seit vielen Jahren eine große Zahl von eMailverteilern für die Kommunikation mit Studierenden an, die wichtigsten darunter sind sicher die veranstaltungsbezogenen Verteiler, die es allen Lehrenden ermöglichen sofort und ohne Pflegeaufwand mit ihren TeilnehmerInnen in Kontakt zu treten.

Nicht so einfach war es bisher allerdings einzelne Studierende zu erreichen. Im eKVV haben zwar nahezu alle Studierenden eine eMailadresse eingetragen, in den meisten Fällen ist dies allerdings eine private Adresse. Auf diese Weise ist eine schnelle Erreichbarkeit gewährleistet, auf der anderen Seite wird unseren Studierenden bei der Eingabe ihrer Adresse im eKVV zugesichert, dass diese nur für sie selbst sichtbar ist. 

Ab sofort gibt es aber trotzdem für Lehrende eine Möglichkeit über das eKVV mit ihren TeilnehmerInnen einzeln oder in kleinen Gruppen per eMail in Kontakt zu treten: Ausgangspunkt sind dafür die Teilnahmelisten, in denen Aliasadressen für die Studierenden angezeigt werden. Diese Adressen verhalten sich wie ganz gewöhnliche Adressen und leiten im Hintergrund die an sie geschickten eMails an die tatsächlich im eKVV eingetragenen Adressen weiter.

Über eine zusätzliche Funktion können auch Gruppen von Studierenden ausgewählt und mit einem Klick angeschrieben werden. Und schließlich ist es auch möglich die Aliasadressen aller TeilnehmerInnen zu kopieren, z. B. um Zugangscode für eine Lehrveranstaltungsevaluation zu verschicken. Alle Informationen zu den neuen Kommunikationsoptionen finden Sie hier:

 

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Mailverteiler im BIS: Es trifft immer die Richtigen!

Veröffentlicht am 25. Mai 2011

Wir haben einen Service im BIS, der unter unseren Diensten zu den am intensivsten genutzten gehört, dabei aber für das Gros der Universitätsangehörigen nicht täglich sichtbar ist: Die Rede ist von den Mailverteilern. Briefkasten2Einerseits freuen wir uns über den großen “Verkehr” in unseren Verteilern, andererseits setzen wir unseren Ehrgeiz darein, diesen Verkehr so zu lenken, dass möglichst wenige AdressatInnen durch irrelevante Mails belästigt werden.

Um einen Eindruck von der Nutzung der Verteiler zu vermitteln, hier ein paar Zahlen aus dem Wintersemester 2010/11: In der ersten Semesterwoche wurden 151.000 Mails über unsere Verteiler verschickt, zum Vergleich in einer Woche der vorlesungsfreien Zeit immerhin noch 29.000. Ein solches Aufkommen verpflichtet uns natürlich, möglichst passgenaue Verteiler einzurichten, damit jede und jeder möglichst nur die Mails bekommt, die ihn oder sie betreffen.

Allein für die Ansprache von Studierenden steht heute eine Reihe weit ausdifferenzierter Verteiler zur Verfügung: Dies beginnt bei der Ansprache einzelner Studierender, anonym über die Matrikelnummer (ein Service, der z.B. gern von Prüfungsämtern in Anspruch genommen wird). Weiter geht es mit den Mailverteilern für einzelne Lehrveranstaltungen, für ganze Studiengänge oder Fakultäten, oder mit flexibel einzurichtenden Mailverteilern für bestimmte Fachsemester, Abschlüsse oder internationale Studierende. Viele dieser Verteiler können sogar geschlechtsspezifisch, d.h. für Männer und Frauen getrennt, ausgewählt werden. Mit diesen möglichst maßgeschneiderten Verteilern versuchen wir, Studierende einerseits vor einer Flut unerwünschter Mails zu schützen, andererseits passgenaue Information zu ermöglichen.

  • Verschaffen Sie sich hier eine Übersicht über unsere Mailverteiler
  • Lesen Sie hier, wie wir mit Ihrer Mailadresse im BIS umgehen
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Neu im BIS: Wenn Mails ins Leere gehn

Veröffentlicht am 21. April 2010

Das BIS betreibt eine Vielzahl von E-Mailverteilern, die aus dem universitären Arbeits-Alltag nicht mehr wegzudenken sind. Da sind z.B. die veranstaltungsbezogenen Mailverteiler, die aus dem eKVV beschickt werden können (und über die im abgelaufenen Wintersemester  rund 8500 Mails verschickt wurden), aber auch die hochschulweiten Verteiler, über die große Gruppen von Studierenden und MitarbeiterInnen erreicht werden können, sowie die einrichtungsbezogenen Verteiler, über die MitarbeiterInnen in Fakultäten und Einrichtungen miteinander kommunizieren und wichtigeInformationen und Umläufe erhalten. Grundlage dieser Mailverteiler sind die im eKVV eingetragenen E-Mailadressen von Studierenden einerseits und die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragenen E-Mailadressen von MitarbeiterInnen andererseits.

Foto von cvknet, 
http://www.flickr.com/photos/cvknet/3856388830

Was passiert aber, wenn eine solche Mail nicht alle angesteuerten Adressaten erreicht? Wenn hier ein Postfach voll ist, dort eine E-Mailadresse nicht mehr genutzt wird oder ein Tippfehler zu einer funktionslosen Adresse geführt hat?

Seit Kurzem gibt es für diesen Fall einen neuen Service im BIS: Wir benachrichtigen Sie, wenn eine über unsere Verteiler versendete Mail nicht "geliefert" werden konnte. Studierende sehen diese Meldung im eKVV, sobald sie sich angemeldet haben, MitarbeiterInnen wird sie nach der Anmeldung am Personen- und Einrichtungsverzeichnis angezeigt. In jedem Fall sollten Sie dann einmal Ihre E-Mailadresse überprüfen und das Problem ggf. beheben, um wieder für unsere E-Mailverteiler erreichbar zu sein.

In unserem Wiki findet Sie detailliertere Hinweise auf mögliche Probleme und deren Reparaturen:

Sowie eine Auflistung unserer Mailverteiler:

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Mailverteiler für die Verwaltung

Veröffentlicht am 17. März 2009

Im Zuge der Neuausrichtung der Finanzprozesse werden zur Zeit viele Nachrichten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Technik und Verwaltung über den universitätsweiten "Verwaltungs-Mailverteiler" verschickt. Bislang wurden über diesen Verteiler universitätweit alle Personen erreicht, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis weder als forschend noch als lehrend gekennzeichnet waren. Informationen zu diesem und anderen von uns betriebenen Mailverteilern finden Sie hier.

Um sicherzustellen, dass tatsächlich alle betroffenen Kolleginnen und Kollegen diese wichtigen Informationen erhalten, möchten wir auf diesem Wege noch einmal daran erinnern, dass Sie die entsprechenden Nachrichten nur dann erhalten können, wenn Sie korrekt im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind. Die Ansprechpersonen für Korrektur- und Änderungswünsche erreichen Sie über den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" neben Ihrem Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis.

Darüber hinaus haben wir den Mailverteiler noch einmal um die "Verwaltungsleitungen der Fakultäten" erweitert , um eine größere Reichweite zu gewährleisten.

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Erweiterung der E-Mailverteiler

Veröffentlicht am 20. Juni 2008

Der angekündigte Ausfall der E-Mailverteiler am heutigen Freitag konnte auf eine Dreiviertelstunde in den frühen Morgenstunden beschränkt werden und hat nach unserem Kenntnisstand zu keinerlei Schwierigkeiten im universitätsweiten E-Mailverkehr geführt.
Wir möchten diese Gelegenheit wahrnehmen um Sie auf eine kleine Neuerung bei unseren E-Mailverteilern aufmerksam zu machen: Wir haben jetzt einige der größeren Verteiler so erweitert, dass es möglich ist, Männer und Frauen getrennt anzusprechen. Auf Ebene der einzelnen Einrichtungen können Sie neben dem Verteiler, der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anspricht, zusätzlich zwischen Verteilern die nurMitarbeiter oder nur Mitarbeiterinnen ansprechen, wählen. Auf Ebene der gesamten Hochschule wurden analoge Verteiler für die getrennte Ansprache von Studenten und Studentinnen, sowie von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eingerichtet. Eine Übersicht über alle E-Mailverteiler des BIS finden Sie in unserem Wiki.

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Wartungsbedingter Ausfall der E-Mailverteiler am 25.04.2007

Veröffentlicht am 24. April 2007

Am 25.04.2007 standen die automatischen E-Mailverteiler im BIS sowie der Teilnehmerlistenabruf im eKVV auf Grund einer Wartung der Server kurzzeitig nicht zur Verfügung. Wie geplant standen die Mailverteilerdienste ab 8 Uhr wieder zur Verfügung.

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