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BIS News - Kategorie Allgemeines

"Der letzte Klick": Ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt

Veröffentlicht am 4. März 2024

Vom ersten Semester an werden in der BIS-Prüfungsverwaltung die Leistungen von Studierenden gespeichert und Modulen zugeordnet. Im weiteren Verlauf des Studiums haben Studierende so die Übersicht über ihren Studienfortschritt. Am Ende des Studiums stellen sie online ihren Zeugnisantrag, die Mitarbeiter*innen im Prüfungsamt erstellen daraus das Abschlusstranscript und erfassen die Abschlussdaten. Nur so ist es möglich, dass im System alle Abschlussdokumente (Zeugnis, Urkunde, Transcript und Diploma-Supplement) erstellt werden können. Das System "kennt" damit alle Abschlüsse - eine Information, die z.B. genutzt wird um Statistikdaten über unsere Absolvent*innen dem Land zu melden. Alle diese Schritte waren einmal "Papierprozesse" und wurden nach und nach digitalisiert. 

Aber was passiert, wenn der Abschluss erstellt ist und alle Dokumente unterschrieben und gesiegelt und bereit zur Ausgabe an die Absolventin sind?  Pag*innen bei der Absolventenfeier (Foto Sarah Jonek)

Bis vor Kurzem kam hier wieder ein Papier ins Spiel: Die Empfangsbestätigung. Studierende bestätigten darauf, dass sie ihre Abschlussdokumente erhalten hatten und dass sie darüber belehrt wurden, wie es nun mit Exmatrikulation, Aufnahme eines weiteren Studiums, Speicherung von Daten als Alumni und Ähnlichem weiter ginge. Dieses Papier fand sozusagen als "letztes Dokument" Eingang in die Studierendenakte. Seit der Einführung der Digitalen Prüfungsakte musste es mitsamt der Studierenden-Unterschrift eingescannt und hochgeladen werden. Außerdem wurde es an das Studierendensekretariat weitergeschickt, damit auch hier dokumentiert werden konnte: Diese Person hat dieses Studium erfolgreich abgeschlossen und die Universität hat eine*e neue*n Absolvent*in!

Sowohl aus dem Studierendensekretariat als auch aus den Prüfungsämtern wurde für das Projekt "Ausbau BIS" die Anforderung formuliert, auch diesen Prozess zu digitalisieren. So wurde aus dem "letzten Dokument" vor Kurzem ein "letzter Klick":

Aus der Empfangsbestätigung, die bislang den letzten Kontakt mit erfolgreichen Absolvent*innen markierte, ist jetzt eine Rechtsbehelfsbelehrung geworden, die an die Studierenden ausgegeben wird, aber nicht unterschrieben und zurückgegeben werden muss. Stattdessen dokumentieren die Prüfungsämter die Ausgabe der Abschlussdokumente online in der Digitalen Prüfungsakte. Das BIS übermittelt diese Information über eine Schnittstelle direkt an die Digitale Studierendenverwaltung (HiO) im Studierendensekretariat, wo sie gespeichert wird. Im Prüfungsamt muss kein Papier mehr losgeschickt werden und im Studierendensekretariat keine Zeugnisausgabe manuell ins System eingepflegt werden.

Der gesamte Prozess hat von dieser Veränderung profitiert. Systembrüche und damit verbundene Aufwände und Fehlerquellen sind verschwunden, zusätzlich wurde dabei Zeit gewonnen. Dies kann zum Ende des Studiums, wenn es z.B. um die Bewerbung für einen Anschluss-Studiengang oder ein anderes Programm geht, sehr hilfreich sein. 

Damit ein solcher Prozess so digitalisiert werden kann, dass er nicht nur digital, sondern auch für die Beteiligten besser wird, müssen sich Kolleg*innen mit ganz unterschiedlichen Perspektiven gemeinsam damit beschäftigen und z.B. diese Fragen klären: Was können die beteiligten IT-Systeme jetzt schon, was müssen sie noch lernen (sprich: wo ist noch Programmierarbeit nötig)? Was müssen die Studierenden wissen, was ist rechtlich notwendig und wie kann das verständlich formuliert werden? Wie sind die Arbeitsabläufe in Prüfungsamt und Studierendensekretariat heute und wie kann der zukünftige Prozess so gestaltet werden, dass er zur Arbeitsweise der Kolleg*innen passt? Wie wird der neue Prozess dokumentiert, wie kommunizieren wir die Änderungen und wie wird Feedback eingesammelt und eingearbeitet? All diese Schritte wurden erfolgreich gegangen, so dass wir uns jetzt über einen weiteren Meilenstein in der Digitalisierung freuen können! 

Gesendet von Tiemann in Allgemeines

Gute Vorsätze und: Es gibt was zu gewinnen!

Veröffentlicht am 15. Januar 2024

 -- HINWEIS (26.01.24): Die Verlosung ist beendet -- 

Das Jahr 2024 ist schon ein paar Tage alt und nicht mehr so ganz neu. Der eine oder andere vermeintlich "Gute Vorsatz" hat sich vielleicht schon als nicht alltagstauglich entpuppt und wurde wieder verworfen (wer will schon bei Frost joggen, nur noch rohe Möhren knabbern oder jeden Tag eine gute Tat tun?). Wie wäre es stattdessen mit ein paar Tipps für die bessere Organisation des Studienalltags in 2024? Und wer es schafft, diesen Text bis zu Ende zu lesen, hat sogar die Chance, etwas zu gewinnen.

 

Los geht`s: 

  • Nimm an der derzeit laufenden "Onlinebedarfserhebung" teil: Dabei machen sich alle Studierenden schon einige Monate im Voraus einen möglichst realistischen Stundenplan für das kommende Semester im eKVV (elektronisches kommentiertes Vorlesungsverzeichnis). Der Clou dabei: während dieser Zeit ist es ausdrücklich erwünscht auch solche Veranstaltungen in den Stundenplan aufzunehmen, die sich zwar zeitlich überschneiden, aber im Studienverlauf zu diesem Zeitpunkt unbedingt notwendig sind. Nur so fällt auf, wenn es vielleicht nötig ist, Veranstaltungen zu verschieben. Hier geht`s direkt ins eKVV zum Stundenplan: "Mein eKVV" 
  • Nimm Dir Zeit, Dein Studium zu planen. Verschaff Dir eine Übersicht, welche Module in Deinen Studiengängen als nächstes anliegen, wo noch Leistungen offen sind und welche Veranstaltungen Dir noch fehlen, um Module abschließen zu können. Das geht am besten in der Studieninformation, in der Du das gesamte Studienangebot der Uni findest. Um es etwas überschaubarer zu halten, startest Du am besten auf der Seite "Meine Studieninformation" , da werden Dir nur die Studiengänge angezeigt, für die Du eingeschrieben bist. Wenn Du jetzt in den Modullisten Deiner Studiengänge stöberst, kannst Du direkt eine neue Funktion testen: In der Detailseite jedes Moduls findet sich ein Stern, mit dem Du ein Modul als "Favorit" kennzeichnest. Solche Favoriten können z.B. angefangene Module sein, die Du noch zu Ende bringen willst, Module die Dir noch fehlen, oder auch gute Ideen für den Individuellen Ergänzungsbereich. Eine Liste Deine Modulfavoriten siehst Du unter "Meine Studieninformation"
  • Nutz das "Meine Uni"-Portal als Einstieg in die BIS-Anwendungen und die wichtigsten Info-Seiten rund um das Studium. Hier werden Dir auch die Mails angezeigt, die über Mailverteiler an Dich geschickt wurden, Du siehst Deine nächsten Termine aus dem eKVV und erhältst einen direkten Link in den Stundenplan. Du kannst das Portal auch für Dich individualisieren, indem Du Deine wichtigsten Inhalte zuerst anzeigen lässt und Kacheln, die Du nicht brauchst, einfach ausblendest.
  • Achte am Ende des Semesters darauf, dass alle Deine erbrachten Leistungen auch in der BIS-Prüfungsverwaltung und damit in Deinem Transcript landen. Auf der Startseite des BIS-Prüfungsverwaltung werden Dir Deine "Neuesten Leistungen" angezeigt und Du kannst Dir eine E-Mailbenachrichtigung einrichten, so dass Du benachrichtigt wirst, wenn eine neue Leistung für Dich verbucht wurde.

Du hast all das gelesen und beherzigt und hast immer noch Energie für einen letzten guten Vorsatz? Wie wäre es damit, häufiger Essen von Zuhause in die Uni mitzunehmen um auf Fastfood und Verpackungsmüll zu verzichten?

Wir verlosen anlässlich des 25jährigen BIS-Jubiläums hochwertige Lunchpots (s. Foto) unter allen Studierenden, die uns ein paar Fragen zum BIS beantworten und uns Feedback oder Anregungen für die Weiterentwicklung von eKVV, Studieninformation, BIS-Prüfungsverwaltung und Co hinterlassen. Du willst teilnehmen? Dann geht`s hier zum Fragebogen: Einfach bei der Online-Buchung "buchen" klicken und unsere Fragen beantworten:  "25 Jahre BIS: Lunchpot-Verlosung"

 Viel Glück bei der Verlosung und alles Gute für den Semesterendspurt!

Gesendet von Tiemann in Allgemeines

25 Jahre BIS - ein Grund zum Feiern

Veröffentlicht am 22. Dezember 2023

Dieses Jahr ist das BIS 25 Jahre alt geworden!

Heute ist das BIS eine feste Marke innerhalb der Uni, ist als integriertes Campusmanagementsystem aus der Organisation von Studium und Lehre nicht mehr wegzudenken und jede*r kennt mindestens das eKVV und das PEVZ. Dass das BIS einmal eine Erfolgsgeschichte "aus der Uni und für die Uni" werden würde, war vor 25 Jahren aber nicht abzusehen. 

Damals beauftragte das Rektorat eine kleine Projektgruppe mit der Erarbeitung eines Konzepts zum Aufbau einer Basisinfrastruktur „BIS (Bielefelder Informationssystem)" und versah das Projekt mit einer einzelnen Projektstelle. Damals wurde die Raumvergabe für die Lehre mit einem Karteikartensystem organisiert, gedruckte Vorlesungsverzeichnisse verkauft und Telefonnummern wurden aus zusammengehefteten Telefonverzeichnissen herausgesucht. Studierende erfassten ihre besuchten Veranstaltungen in „Belegbögen“ und hefteten diese zusammen mit ihren Leistungsnachweisen („Scheinen“) ins Studienbuch. Das Internet steckte in seinen Kinderschuhen und „Webanwendungen“ waren zumindest für Laien etwas sehr Exotisches.

Was die Menschen, die heute "das BIS" sind in diesen 25 Jahren erlebt und auf die Beine (bzw. die Server) gestellt haben, würde den Rahmen dieses Artikel sprengen. Deshalb folgt hier eine höchst subjektive und unvollständige Aufzählung von Meilensteinen:

 Das eKVV erblickte im Jahr 2000 das Licht der Welt und startete mit 3 Fakultäten die sich vorstellen konnten, ihr Lehrangebot im damals noch recht neuen Internet zu präsentieren. Eine wesentliche Motivation für die gemeinsame Erfassung und Darstellung von Veranstaltungen aus unterschiedlichen Fakultäten war die Organisation von Studierbarkeit im Lehramtsstudium.

Irgendwann (so ca. 2007) kam die gute Idee auf, es zur Weihnachtszeit im eKVV schneien zu lassen. Da rieselten dann pixelige Schneeflocken über die damals noch ziemlich grüne eKVV-Startseite. Wir waren sehr zufrieden mit unserem Werk, gaben das Design aber bald wieder auf, als wir erfuhren, dass die eKVV-Beauftragten sich als heißen Tipp weitergaben, wie man den digitalen "Schnee" wieder abstellen konnte.

 Das BIS-Team fing klein an und ist über die Jahre erheblich gewachsen, bis zum heutigen Team aus Software-Entwicklung, Projektmanagement und Lehr- und Studienorganisation. Was mit einer einzelnen Projektstelle startete, sich in der Zwischenzeit zu einem interdisziplinären Team entwickelte, das in verschiedenen Dezernaten angesiedelt war und reorganisiert wurde, ist heute ein Projekt der „Gesamtinitiative Digitaler Campus“ geworden. Es wird in der Doppelspitze von Mira Schneider (Dezernat SL) und Henning Brune (BITS) geleitet, von einer Steuerungsgruppe geführt und durch einen Lenkungskreis beraten und arbeitet in enger Abstimmung mit den Mitbestimmungsgremien und Fachabteilungen. 

Der heimliche Star des BIS ist die "Studiengangsmodellierung", die im Verborgenen wirkt, aber für einen wesentlichen Teil der Intelligenz in eKVV, Studieninformation und BIS-Prüfungsverwaltung sorgt. Studiengangsmodellierung ist die Abbildung von Studiengängen im System, so dass die Anwendungen die Regeln kennen, nach denen Studiengänge funktionieren. Die Studiengangsmodellierung sorgt dafür, dass im Transcript Module als "vollständig" erkannt werden können, dass Studierenden bei Einschreibung automatisch die richtige Studienordnung zugeordnet wird und dass Studierenden (nur) die passenden Leistungen gebucht werden können. Die Studiengangsmodellierung lebt von engagierten Kolleg*innen, die sowohl ein Herz für Fächerspezifische Bestimmungen als auch einen unermüdlichen Blick für Details haben und die nicht müde werden, elegante Lösungen für zuweilen sperrige Module zu finden. Es heißt, das Studiengangsmodellierung nicht nur eine Aufgabenbeschreibung sondern vielmehr eine Charaktereigenschaft ist.

 Die vielseitigste Funktion des BIS ist zweifellos die "Online-Terminvereinbarung", die dringend einen neuen Namen braucht, denn sie ist weit über die Buchung von Terminen hinausgewachsen. Eine grobe Übersicht über die erfolgreichen Einsatzszenarien der Terminbuchung bis heute: Organisation von Sprechstundenterminen, Buchung von Grippeschutzimpfungen, Ticketvergabe für die "Nacht der Klänge" unter Corona-Bedingungen, Vergabe von Zeitslots im Massagesessel und Zuordnung von Schauspielpersonen im Skillslab der Medizinischen Fakultät (ohne dass es zu einer Verwechslung zwischen "Blasenentzündung" und "Blutdruck" kommt). 

Die BIS-Anwendungen haben sich in den vergangenen 25 Jahren immer wieder verändern müssen, wenn sich Rahmenbedingungen (rechtliche Vorgaben, Studienstrukturreformen, eine neue Fakultät, eine weltweite Pandemie, Digitalisierung ...) geändert haben. Niemand kann sich vorstellen, wie ein BIS in 25 Jahren aussehen wird - aber mit den Erfahrungen der Vergangenheit haben wir allen Grund, optimistisch in die Zukunft zu sehen.

Gesendet von Tiemann in Allgemeines

'Alle akzeptieren'

Veröffentlicht am 26. Juni 2023

Seit letztem Mittwoch erhält man als Besucher*in des PEVZs, des eKVVs, der Studieninformation und des ‘Meine Uni’-Portal etwas, das eigentlich niemand mag:

Cookie Banner im PEVZ 

Einen Tag nach der Umstellung der Roxen Webseiten der Universität ist auch in unseren Diensten ein Cookie Banner online gegangen. Und selbst wenn es im Vergleich zu den Cookie Bannern - oder genauer ‘Cookie-Consent-Bannern’ - auf anderen Webseiten geradezu hübsch und einfach ist: Niemand wünscht sich auf dem Weg zu den gesuchten Informationen Stolpersteine. Auch wenn wir durch eine gemeinsame Lösung zwischen Roxen- und BIS-Seiten versucht haben, den störenden Effekt so gering wie möglich zu halten.

Der Grund dafür wird in dieser uni.intern-Meldung beschrieben: Anlass ist die Einführung des Werkzeugs SiteImprove in unseren Webauftritt. Da dieses Werkzeug auch eine Webtracking-Komponente enthält, ist die Abfrage der Zustimmung von den Besucher*innen unserer Webseiten eine rechtliche Vorgabe. Aber warum wollen wir Sie überhaupt tracken? Und was tracken wir?

Der Zweck von Webtracking in unseren Anwendungen

Das Tracking, welches nun in den Universitätswebseiten erfolgt, ist aus unserer Sicht nicht einmal annähernd mit dem Werbetracking zu vergleichen, welches man im Internet erlebt. Und bei dem man schnell ein Dutzend und mehr Tracker in seinem Webbrowser findet, die ihre Auswertungen über möglichst viele Webseiten zusammenführen und die Ergebnisse mit jedem teilen, der dafür bezahlt. 

Der Schalter ‘Alle akzeptieren’ in unserem Cookie Banner ist daher zwar technisch korrekt, da ggf. mehrere Cookies gesetzt werden, aber es geht nur darum, ein einzelnes, nur für unsere internen Zwecke eingesetztes Tracking zu erlauben, welches sich auch ausschließlich auf Uni Webseiten bezieht. Dabei geht es nicht darum, Sie als Individuum zu betrachten, solche Auswertungen sind mit SiteImprove überhaupt nicht möglich.

Vielmehr interessiert uns das Verhalten aller unserer Besucher*innen insgesamt bzw. das aus den einzelnen Klicks entstehende Bild, wenn man die Daten sehr stark verdichtet. Ein Beispiel: Die Entwicklung moderner Webseiten ist komplex geworden, es müssen eine Vielzahl von unterschiedlichen Geräten und Webbrowsern berücksichtigt werden. Gleichzeitig schreitet die Entwicklung der Webtechnologien viel schneller voran als in den ersten Jahrzehnten des WWWs. 

Für die Softwareentwicklung im BIS ist es eine sehr relevante Frage ob man ein bestimmtes Feature der Internetstandards bereits verwenden kann, oder ob der Anteil der Nutzer*innen, die es noch nicht haben, zu groß ist. Und ab wann man anfangen kann, bestimmte, alte Webbrowser nicht mehr zu berücksichtigen, und die damit verbundenen Aufwände einspart.

Um diese Fragen zu beantworten hilft uns das Webtracking, welches solche Aussagen zu den aktuell von unseren Nutzer*innen verwendeten Webbrowsern liefert:

Verteiler der Webbrowserversionen unter den BIS Nutzer*innen 

Gleichzeitig liefert es uns Antworten auf die Frage, ob unsere Nutzer*innen heute mehr mit Smartphones und kleinen Bildschirmen oder mit PCs und großen Bildschirmen auf unsere Webseiten kommen (Antwort: es kommt darauf an, z. B. auf die Uhrzeit).

Ein anderer Punkt, auf den der uni.intern-Artikel schon eingeht, ist es Einschätzungen zu ermöglichen, wie gut eigentlich unsere Angebote im Internet grundsätzlich funktionieren. Am Beispiel der Studieninformation haben wir diese Frage in den letzten Monaten intensiv diskutiert und Veränderungen vorgenommen, um sie insbesondere für die Zielgruppe der Studieninteressierten besser zugänglich zu machen.

Aber stellt diese Änderung wirklich eine Verbesserung dar? Ohne eine Möglichkeit nachzuvollziehen, in welcher Weise sich Besucher*innen ausgehend von einer Suche im Internet dann in unseren Webseiten zurechtfinden und an welchen Stellen sie vielleicht wieder verloren gehen, ist das ein kleines bisschen wie das Stochern im Nebel. Und oft ist die Weiterentwicklung unserer Webseiten bisher getrieben von einzelnen kritischen Rückmeldungen, die allerdings vielleicht auch nur Einzelstimmen sind, und nicht repräsentativ.

Hier erhoffen wir uns von dem neuen Werkzeug eine viel bessere Grundlage für zukünftige Entscheidungen bei der Weiterentwicklung unserer Angebote.

Gibt es keine Alternativen zu Webtracking?

Es gibt diverse Alternativen, die wir in der Vergangenheit auch genutzt haben:

  • Gespräche mit Nutzer*innen: In der Vergangenheit wurden immer mal wieder Gelegenheiten genutzt um direkt mit Nutzer*innen etwa der Studieninformation zu sprechen oder diese dabei zu beobachten, wie sie unsere Seiten nutzen. Und an welchen Stellen sie sich ‘verlaufen’. Diese Gespräche wurden zum Beispiel mit Gruppen von Schüler*innen geführt, die die Universität besuchen, und die damit für die Gruppe der Studieninteressierten stehen. Diese Gespräche waren sehr wertvoll, aber sie lassen sich nicht mit vertretbarem Aufwand regelmäßig wiederholen und die Frage, wie repräsentativ die befragten Personen sind, ist schwer zu beurteilen
  • Befragungen von Bewerber*innen: In der regelmäßigen Befragung der Bewerber*innen werden auch Punkte zum Webauftritt abgefragt. Auch hier gibt es immer wieder interessante Erkenntnisse. Problematisch daran ist auch hier, dass man dieses Feedback nur vergleichsweise selten bekommt und keine zeitnahe Beurteilung des Effekts von Veränderungen möglich ist. Auch werden wir hier nie das Feedback von Personen erhalten, die schon vor der Bewerbung verloren gegangen sind, z. B. weil sie sich in unseren Webauftritt nicht zurechtgefunden haben
  • Eye-Tracking Studien: Eine spannende Analyseform ist das sogn. Eye-Tracking, bei dem man Proband*innen in einem Usability Labor mit einem Gerät bei der Nutzung von Webseiten beobachtet, insbesondere die Augenbewegungen. Im Ergebnis kann man u. a. eine Heatmap erhalten, die zeigt, welche Bereiche einer Webseite zuerst, zuletzt oder überhaupt nicht erfasst werden. Wir haben das eKVV vor längerer Zeit einer solchen Untersuchung unterzogen und die Ergebnisse damals eingearbeitet. Eine Schwierigkeit dieser Art von Untersuchung ist neben den durchaus relevanten Kosten heute auch die Vielzahl unterschiedlicher Geräte, die man einbeziehen müsste. Auch ist die Anzahl der Seiten im Webangebot der Universität so groß geworden, dass eine so aufwändiger Analyse nur einen kleinen Bruchteil davon abdecken könnte
  • Auswertung der Serverlogdateien: Alle Webserver produzieren in gewissem Umfang Protokolle, schon allein aus Sicherheitsgründen. Aus diesen Logdateien lässt sich ebenfalls ein Teil der Informationen gewinnen, die über SiteImprove gesammelt werden. In der Vergangenheit wurden auf Basis dieser Dateien einfache Analysen angefertigt. Mit Serverlogs kann man vergleichsweise viel erreichen, da sie direkt entstehen, sobald Nutzer*innen unsere Dienste verwenden. Es gibt mehrere Gründe, warum sie keine gute Alternative zu einem leistungsfähigen Webtracking darstellen: Da ist zum einen der Aufwand, den es bedeutet von vielen verschiedenen Webservern die entsprechenden Daten zusammen zu ziehen und dabei auch noch die Benutzerentscheidung für oder gegen ein Tracking zu berücksichtigen. Dann lassen sich bestimmte Informationen über die von unseren Nutzer*innen eingesetzten Geräte nur mit zusätzlichen Aufwänden in diese Art von Protokolle bringen. Da hier verschiedene Systeme (Roxen, BIS) beteiligt sind, müsste dieser Aufwand mehrfach erbracht werden. Die unterschiedlichen, beteiligten Systeme machen eine übergreifende Analyse der Besuchsverhaltens auf dieser Ebene trotzdem nahezu unmöglich. Und schließlich müsste eine Oberfläche für die Auswertungen entwickelt werden, die mit den Webauftritten befassten Personen leistungsfähige Analysefunktionen im Self Service und mit einem datenschutzkonformen Berechtigungskonzept bietet. Die dabei entstehenden Kosten wären im Vergleich zur jetzt gewählten Lösung deutlich höher
Wir nutzen die Daten sinnvoll 

Dem Statistiker William Edwards Deming wird der Satz

    'Without data, you’re just another person with an opinion'

zugeschrieben. Und selten gibt es in Diskussionen, die sich um Fragen der Gestaltung von Webseiten drehen, einen Mangel an Meinungen ;) Aber, wie wir es im Kontext nicht nur der Diskussionen um die Studieninformation erlebt haben, gibt es durchaus einen Mangel an Daten darüber, wie sich die Nutzer*innen unserer Webseiten verhalten und damit auch einen Mangel an Daten darüber, wie gut unsere Angebote funktionieren.

Das Webtracking soll uns diese Daten liefern und uns damit in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess die Richtung weisen, in die Weiterentwicklungen gehen sollten. Daher haben wir die Bitte: Klicken Sie auf 

'Alle akzeptieren'

Gesendet von HB in Allgemeines

10 Anwendungsbeispiele für die Terminbuchung im eKVV

Veröffentlicht am 3. April 2023

Die Terminbuchung im eKVV hat in den letzten Jahren zahlreiche Funktionen hinzugewonnen und kann heute für Zwecke eingesetzt werden, die auf den ersten Blick vielleicht nicht unmittelbar naheliegend sind. Selbst wenn man sich unsere Hilfeseite zu den zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten genau durchliest.

Einige dieser Anwendungen werden hier vorgestellt und dabei wird vielleicht auch deutlich, warum es Kolleg*innen gibt, die diesen BIS Dienst als eine Art 'Schweizer Taschenmesser' bezeichnen:

1. Sprechstundenorganisation mit Extras 

Wir haben die Terminvereinbarungsfunktion gegründet mit dem Ziel Lehrenden die Organisation ihrer Sprechstunden online und mit geringem Aufwand zu ermöglichen:

Sie legen einfach eine Serie mit Terminen an, an denen Sie prinzipiell für Gespräche zur Verfügung stehen und legen dabei die Dauer der einzelnen Termine fest. Sie können unterschiedliche Durchführungsformate (vor Ort, online, telefonisch) anbieten.

Die Studierenden finden Ihre Angebote über das PEVZ und das eKVV und können dort direkt den Termin buchen, den sie präferieren. Dabei können die Studierenden schon angeben, über welches Thema sie mit Ihnen sprechen wollen, und falls Sie unterschiedliche Formate anbieten, welche sie nutzen möchten.  

Sie erhalten - wenn Sie wollen - Benachrichtigungen per E-Mail über Buchungen und im eKVV eine Übersicht über alle Termine. In der ‘Meine Uni’ App werden Ihnen die Buchungen ebenfalls angezeigt und es ist auch möglich, die Termine in Outlook einzubinden..

Die Extras

Für die meisten Lehrenden sind diese Funktionen schon komplett ausreichend. Allerdings finden Sie unter den erweiterten Einstellungen noch Optionen, die auch in der Sprechstundenorganisation interessant sein könnten:

Buchbar ab: Wenn Sie schon alle Sprechstunden für das nächste Semester in einem Rutsch anlegen möchten, aber nicht wollen, dass schon weit in der Zukunft liegende Termine gebucht werden, können Sie auf diese Weise eine Begrenzung einstellen und Buchungen z. B. erst 14 Tage vor einen Termin ermöglichen.

Gruppenname: Falls Sie pro Studierender*m nur eine Buchung zulassen wollen, tragen Sie hier einen Text ein wie ‘Sprechstunde’. Dann werden alle Termine als zur gleichen Termingruppe gehörend interpretiert und pro Gruppe ist nur ein Termin pro Person buchbar. Diese Einschränkung gilt nur für kommende Termine: Studierende, die in der Vergangenheit schon einmal einen Termin gebucht haben, können das in der Zukunft also wieder tun.

2. Klausureinsicht im Onlineformat durchführen

Sie möchte eine Klausureinsicht online durchführen und dazu:

  • Allen Teilnehmer*innen individuelle Onlinetermine anbieten 

  • Nur den Teilnehmer*innen der Klausur die Buchung der  Termine ermöglichen und

  • Den Teilnehmer*innen die Buchung genau eines dieser Termine freigeben

Dann können Sie dazu die Verteiler- / Zielgruppen-Funktion der Terminvereinbarungsfunktion verwenden und das geht so:

Sie legen die Termine für die Klausureinsicht an und gehen dabei zunächst genauso vor wie bei der Anlage normaler Sprechzeitentermine mit Videokonferenz. Aber Sie verwenden nun die erweiterten Einstellungen und tragen im Feld ‘Verteiler’ den Mailverteiler der eKVV Veranstaltung ein, in der die Klausurteilnehmer*innen sind. Falls Sie eine eigene eKVV Veranstaltung für die Klausuranmeldungen verwendet haben, nehmen Sie deren Verteiler, sonst den BIS E-Mailverteiler der Veranstaltung, zu der die Klausur gehört. Dadurch können nur noch die Teilnehmer*innen an dieser Veranstaltung diese Termine buchen.

Sie sollten in das Beschreibungsfeld der Termine einen entsprechenden Hinweis aufnehmen, damit für die Studierenden direkt sichtbar ist, welcher Termin für diesen Zweck gedacht ist.

Schließlich können Sie den schon zuvor beschriebenen Gruppennamen mit einem Eintrag wie ‘Klausureinsicht XYZ’ füllen. Dadurch werden die Termine gruppiert und es kann pro Person nur ein Termin gebucht werden.

3. Vertretung im Serviceteam

Die Terminvereinbarungsfunktion hat ein Berechtigungskonzept, welches es Sekretariaten ermöglicht die Termine ihrer Lehrenden zu managen.

Darüber hinaus können Serviceteams sich auch gegenseitige Berechtigungen einrichten lassen, so dass Termine untereinander übernommen und abgeglichen werden können. So kann gerade im Erkrankungsfall ein kurzfristiger Ausfall entweder den Studierenden gegenüber kommuniziert oder der Termin auf andere Kolleg*innen übertragen werden.  

Je nach Ausgestaltung der Rechtevergabe kann sich ein Team komplett gegenseitig vertreten, oder nur die Teamleitungen können Einblick nehmen.

4. Nutzungen für Einrichtungen und Gruppen

Die folgenden Beispiele beschreiben Anwendungen der Terminvereinbarungsfunktion, die über die Nutzung durch einzelne Personen hinausgehen. Zwar lassen sich alle im Folgenden beschriebenen Konfigurationen auch mit persönlichen Terminen durchführen, aber im Regelfall wird hier über das BIS Team eine entsprechende Grundkonfiguration eingerichtet und dabei auch der Zugriff der zuständigen Personen auf die Buchungen hergestellt:

5. Tickets für Konzerte vergeben

Die Terminvereinbarungsfunktion lässt sich auch verwenden für die Verteilung von Ressourcen fast beliebiger Art. Eine Anwendung fand bei der Organisation der Nacht der Klänge in der Coronazeit statt, als es darum ging die Zahl der Besucher*innen zu limitieren. Dies waren die Anforderungen:

  • Es soll eine Onlinebuchung der Tickets möglich sein

  • Eine Person soll maximal ein Ticket buchen können

  • Ein Ticket darf natürlich nur einmal vergeben werden

  • Das System muss einem plötzlichen Ansturm von Ticketbucher*innen gewachsen sein

  • Es muss eine Gesamtliste der Buchungen für weitere Verarbeitungen etwa in Excel exportierbar sein

Für diese Art von Anwendung wird nur ein ‘Termin’ angelegt, der dann faktisch als das Ende des Buchungszeitraums fungiert, aber zu diesem Terminzeitpunkt eine ggf. große Anzahl von parallelen Terminen angeboten, den ‘Tickets’.  

Dazu wird in den erweiterten Einstellungen der Bereich ‘Parallele Termine’ verwendet und dieser hat 3 Einstellungen:

  • Anzahl Tickets: Hier wird eingestellt wie viele Tickets es gibt, z. B. 500

  • Vorangestellte Bezeichnung: Hier kann ein Vortext wie z. B. ‘Ticket Nr. ‘ eingetragen werden

  • Beginn der Nummerierung: Hier kann z. B. ein Wert wie ‘100’ eingetragen und so erreicht werden, dass alle Ticketnummern 3-stellig sind

In der Buchungsansicht werden diese 500 Tickets zu einer einzigen Zeile zusammengefasst und es gibt eine schnelle Übersicht, wie viele Tickets noch vorhanden sind.

Über die ‘Buchbar ab’ Angabe können Sie Ticketvergaben in Ruhe vorbereiten und erst zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch freigeben lassen. In der Bearbeitungsansicht gibt es eine Option, alle Buchungen in einem Rutsch zu exportieren, falls dies etwa bei der Zugangskontrolle benötigt wird.

6. Impfkampagnen managen

Die Coronaimpfungen waren die erste Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion für die Organisation von Impfungen, die Grippeschutzimpfungen sind nun eine regelmäßige Anwendung. Auch wenn Sie selbst keine Impfungen zu organisieren haben sind Anwendungen denkbar, die sich durch ähnliche Anforderungen auszeichnen:

  • Das Terminangebot verteilt sich über mehrere Tage, aber es soll nur eine Buchung pro Person möglich sein

  • Nur Mitarbeitende aus bestimmten Statusgruppen dürfen das Angebot nutzen

  • Bei der Registrierung müssen weitere Informationen erfasst und eine Datenschutzerklärung bestätigt werden

  • Ein Export aller Buchung samt der abgefragten Zusatzinformationen muss möglich sein

Diese Anforderung lassen sich so umsetzen:

Gruppe: Durch die Eintragung eines Gruppennamens wie ‘Grippeschutzimpfung’ sind alle Termine eine Gruppe und jede Person kann nur einen Termin buchen. Vor einem Wechsel auf einen anderen Termin muss die vorherige Buchung zuerst rückgängig gemacht werden.

Verteiler: Hier wird der BIS Verteiler der Mitarbeitenden mit bestimmten Statusgruppen verwendet. Die große Anzahl von BIS Mailverteilern erlaubt hier sehr flexible Steuerungsmöglichkeiten.

Fragebogen: Hier wurde durch das BIS Team ein passender Fragebogen entwickelt, der die für die Impfkampagne notwendigen Daten bei der Buchung direkt abfragt, über die Datenschutzerklärung informiert und die Zustimmung zur Datenverarbeitung einholt. Dieser Fragebogen wird hier verknüpft und beim Export der Anmeldungen werden die darüber erfassten Daten mitgeliefert.

7. Tagungsorganisation unterstützen

Auch Tagungen wurden bereits über die Terminvereinbarungsfunktion organisiert. Selbst wenn es dafür natürlich spezialisierte Systeme mit größerem Leistungsumfang gibt, ist die Terminvereinbarungsfunktion eine niederschwellige Lösung. In dem konkreten Anwendungsfall gab es diese Anforderungen:

  • Ziel ist die Verteilung der Teilnehmer*innen auf parallel stattfindende Tracks der Tagung. Die Teilnehmer*innen sollen sich dazu bei den Tracks registrieren können, an denen sie teilnehmen wollen, so lange bis alle Plätze in einem Track vergeben sind

  • Es soll nicht möglich sein sich zu mehreren parallel laufenden Tracks zugleich anzumelden

  • Es muss auch Externen möglich sein sich zu registrieren  

Wenn die Tagung eine Agenda in dieser Form hätte:

  • Morgensession 9-12 Uhr: Track 1 - Kaffee (15 Plätze) / Track 2 - Tee (20 Plätze)

  • Nachmittagssession 13-16 Uhr: Track 1 - Kaffee 2 (15 Plätze) / Track 2 - Tee 2 (20 Plätze)

könnte eine entsprechende Konfiguration so aussehen:

Gruppen ‘Morgensession’ und ‘Nachmittagssession’: Die Buchungsmöglichkeiten werden in diese beiden Gruppen aufgeteilt, damit in jeder Session nur ein Platz pro Person gebucht werden kann.

4 Ticketblöcke für die Tracks: Die vier Tracks werden jeweils in separaten Schritten generiert, um die unterschiedlichen Zeiten und Themen setzen zu können. Über die Einstellung der parallelen Termine wird die jeweilige Platzanzahl (15 oder 20) eingestellt. Da eine sichtbare Ticketnummer nicht benötigt wird, bleibt der Eintrag leer und die (interne) Ticketnummerierung kann einfach bei 1 beginnen.

In der Beschreibung wird die jeweilige Trackbezeichnung eingetragen, damit für die Terminbuchenden klar ist was gemeint ist.

Aus dieser Konfiguration entsteht dann für die Tagungsteilnehmer*innen eine Buchungsanzeige mit 4 Einträgen:

  • 9-12 Uhr, Track 1 - Kaffee (15 von 15 Plätzen frei)

  • 9-12 Uhr, Track 2 - Tee (20 von 20 Plätzen frei)

  • 13-16 Uhr, Track 1 - Kaffee 2 (15 von 15 Plätzen frei)

  • 13-16 Uhr, Track 2 - Tee 2 (20 von 20 Plätzen frei)

Die Buchbarkeit für Externe muss einmalig freigeschaltet werden, danach ist es möglich, sich sowohl mit Uni Login anzumelden wie auch per E-Mail. Die Externen erhalten dabei zuerst eine Mail mit einem Buchungslink um sicherzustellen, dass sie die eingetragene E-Mailadresse unter Kontrolle haben. Die Buchungen können dann exportiert werden für die weitere Tagungsorganisation.

8. Medizin: Profilwahl

Diese Anwendung der Terminvereinbarungsfunktion stellt insbesondere die Verknüpfung mit Fragebögen und die Beschränkung auf festgelegte Zielgruppen in den Vordergrund:

Im Medizinstudium müssen die Studierenden im 1. Fachsemester entscheiden welches der 5 Profile sie studieren möchten. Da nicht alle Studierenden in jedem Fall ihr Lieblingsprofil erhalten können wird eine Priorisierung abfragt und danach eine Verteilung durch die Fakultät gemacht.

Die Terminvereinbarungsfunktion ist hier die Oberfläche, in der die Studierenden ihre Profilpräferenzen ausdrücken können. Dazu wird die Terminvereinbarung so konfiguriert:

Fragebogen: Hier wird der vom BIS Team für diese Anwendung konfigurierte Fragebogen verknüpft, in dem die eigentliche Wahl der Profile stattfindet.

Verteiler / Zielgruppe: Hier werden über den eKVV Studiengangsverteiler die Studierenden im 1. Fachsemester Medizin gesetzt und einzelne weitere Matrikelnummern, die ebenfalls noch die Wahl durchführen müssen.

Parallele Termine: Für die Profilwahl wird die Terminvereinbarung quasi als Ticketsystem genutzt und für jede*n Studierende*n ein Ticket angelegt. Auf diese Weise ist auch gleich gewährleistet, dass die Profilwahl nur einmal getätigt wird.

Da die Studierenden nach der Eintragung per Mail eine Kopie ihrer Antworten erhalten, können sie sicher sein, dass die Registrierung erfolgreich und in ihrem Sinne war. Die Medizin kann dann die Wahlergebnisse exportieren und die eigentliche Zuordnung vornehmen.

9. Medizin: Organisation von eKVV Veranstaltungen

Ein weiterer Anwendungsfall aus der Medizin betrifft die Organisation der sogn. Schauspielpersonen: Hier geht es darum zu einer großen Zahl von Veranstaltungsterminen geeignete Darsteller*innen von Krankheitsbildern zu organisieren. Die Anforderungen dazu lassen sich so beschreiben:

  • Die Termine der Terminvereinbarungen sollen aus eKVV Daten erstellbar sein, damit keine zeitaufwändige und fehlerträchtige Neueingabe erfolgen muss

  • Es soll gesteuert werden können welche Schauspielpersonen sich für welche Veranstaltungen registrieren (die Personen müssen die richtigen Kompetenzen haben)

  • Nach der Registrierung muss eine manuelle Verteilung durch die Fakultät auf die Termine möglich sein

  • Die Schauspielpersonen sollen danach mit einem Blick erkennen können zu welchen Terminen sie eingeteilt wurden

Für diesen Zweck hat die Terminvereinbarungsfunktion eine Erweiterung erhalten und zwar den dritten Reiter in der Terminanlageseite ‘Generierung aus eKVV Veranstaltungen’. Dort kann eine Liste von Belegnummern eingetragen werden und deren Termine werden verwendet für die Termingenerierung. Dabei werden aus den eKVV Veranstaltungsdaten alle nutzbaren Informationen extrahiert und auch eine Verlinkung zur Veranstaltung hergestellt.

Verteiler / Zielgruppen: Über die Verteiler kann gesteuert werden welche Schauspielpersonen sich prinzipiell bei einem Termin registrieren können. Dazu wird hier die Liste der UniIDs dieser Personen eingetragen.

Parallele Termine: Um die Registrierung von mehrere Schauspielpersonen pro Termin zu ermöglich wird für jeden Termin eine Anzahl von Tickets generiert.

Über die manuelle Zuteilungsoption wird danach von der Medizin festgelegt, welcher Termin von welcher Person am Ende bedient werden soll.   

10. Nutzung als öffentlicher Kalender

Eine letzte Anwendungsmöglichkeit der Terminvereinbarungsfunktion ist die als öffentlicher Kalender. Hier steht nicht die selbstständige Buchung durch Terminsuchende im Vordergrund, sondern die Möglichkeit vergebene Termine darzustellen.

Es gibt dazu auch andere Angebote an der Hochschule, so lassen sich die Exchange Kalender des BITS ebenfalls öffentlich freischalten. Die Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion hat hier aber folgende Eigenschaften, die in manchen Anwendungsfällen relevant sein könnten:

  • Vergangene Termine sind nicht mehr sichtbar

  • Die Anzeige im eKVV ist im Corporate Design

  • Es ist möglich zwischen öffentlich sichtbaren Informationen und nur intern sichtbaren Angaben zu unterscheiden

Wenn diese Art der Nutzung angestrebt wird ist das Vorgehen so:

  • Der Kalendereintrag wird in Form eines Terminangebots angelegt, meist nur für einen bestimmten Tag

  • Nach der Anlage wird direkt in die manuelle Zuteilung des Termins gegangen und dieser als zugeteilt markiert. Damit ist er nicht buchbar. Um Buchungen unmittelbar zu verhindern, kann bei der Terminanlage auch im ‘Verteiler’-Attribut die eigene UniID eingetragen werden. Dadurch wäre der Termin nur noch für einen selbst buchbar 

  • Nach der Markierung des Termins als vergeben können in den internen Anmerkungen Eintragungen gemacht werden, die nie in der öffentlichen Sicht des eKVVs angezeigt werden

 Es gibt eine Variante der öffentlichen Sicht, die nur die belegten Termine zeigt. Auf diese kann dann von externen Seiten aus verlinkt werden. 

Weitere Informationen

Hier finden Sie weitere Information zu diesem Dienst im BIS: 

Und hier geht es zur Seite 'Meine Terminvereinbarungen' im eKVV!

 

Gesendet von HB in Allgemeines

Neu: QR-Code für die Visitenkarte

Veröffentlicht am 30. November 2022

Die Funktion zur Erstellung von Visitenkarten im PEVZ kann etwas Neues: Ab sofort steht die Option zur Verfügung einen QR-Code aufzubringen. Ist die entsprechende Option ausgewählt, so wird auf der Rückseite neben den Kontaktdaten ein Code erzeugt, der den Link ins PEVZ auf den eigenen Eintrag bzw. den der Person enthält, für die die Visitenkarte erstellt wird:

Visitenkarte mit QR Code

Um die neue Funktion auszuprobieren einfach die Seite 'Meine Personendaten' öffnen und dort den Schalter 'Visitenkarten erstellen' klicken. Die ausführliche Beschreibung dazu - und auch zum Türschildgenerator, der schon lange QR-Codes verwendet - gibt es im Campus Support.

Gesendet von HB in Allgemeines

Roxen kann jetzt übersetzen - mit den BIS Übersetzungen

Veröffentlicht am 30. August 2022

Der Webauftritt der Universität wird über das Roxen System betrieben und es gibt schon seit langer Zeit enge Verknüpfungen zu den BIS Diensten. So bietet die Kontaktkomponente ‚Contact‘ einen einfachen Weg die eigenen PEVZ Daten in Roxen Webseiten einzubinden und jederzeit aktuell zu halten.

Seit der letzten Woche gibt es nun eine weitere Verbindung, die die BIS Übersetzungen direkt in Roxen verfügbar macht: Nun lassen sich per Klick und ohne Roxen zu verlassen Webseiteninhalte direkt von Deutsch ins Englische übersetzen. Gerade wenn ein Webauftritt zum ersten Mal in einer englischen Version veröffentlicht werden soll geht das nun sehr schnell und ohne lästiges hin- und herkopieren der Texte.

Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie in der Seite von RefKom zur Roxennutzung unter dem Punkt 'Wie kann ich Inhalte einer Komponente automatisch auf Englisch übersetzen lassen?'

Übrigens: Das kürzlich in den Übersetzer eingeführte Uni-Glossar wird hier gleich mit verwendet!

Gesendet von HB in Allgemeines

Die BIS-Übersetzungen können etwas Neues: Glossar und PDF Dateien

Veröffentlicht am 13. Mai 2022

Die BIS-Übersetzungen sind die für Mitarbeitende nutzbare Übersetzungsanwendung der Hochschule. Sie verwendet den leistungsfähigen DeepL Dienst und ermöglicht die Übersetzung von Texten und ganzen Dateien. Seit heute ist sie noch nützlicher geworden:

Einbindung des Glossars der Uni

Die Webredaktion pflegt das Glossar für englische Übersetzungen mit den in der Hochschule bevorzugt zu verwendenden Übersetzungen. Gerade bei Begriffen aus dem Lehrbetrieb oder dem Studienmodell sind die sonst üblichen Übersetzungen oft nicht treffend und das Glossar ist hier eine wichtige Hilfestellung. Wir haben dieses Glossar nun in den Übersetzer integriert und er steht bei Übersetzungen vom Deutschen ins Englische als Option zur Verfügung:

Glossaroption in der Übersetzung

Die Nutzung des Glossars ist hier per Voreinstellung aktiviert, damit insbesondere etwa auf Webseiten veröffentlichte Übersetzungen im Stil der Hochschule gehalten sind. Auch bei den im PEVZ integrierten Übersetzungen - etwa bei der Eingabe des eigenen CVs - wird nun immer das Glossar verwendet. Falls Ihnen hier Begriffe fehlen, so können Sie Vorschläge für Übersetzungen an die Webredaktion schicken.

Leider können wir in unserer Übersetzungsanwendung aktuell noch keine alternativen Übersetzungsvorschläge anbieten, wie es die DeepL Webseite selbst macht, da diese Option bisher in der für uns nutzbaren DeepL Schnittstelle nicht verfügbar ist. Wir hoffen, dass DeepL hier bald eine entsprechende Erweiterung anbietet.

Bei Übersetzungen zwischen anderen Sprachen steht kein Glossar zur Verfügung und die Option ist ausgegraut.

Übersetzung von PDF Dokumenten

Das Glossar steht auch in der Übersetzung von ganzen Dateien zur Verfügung und hier hat noch eine weitere Verbesserung stattgefunden: Es können nun auch PDF Dokumente übersetzt werden! Leider gibt es dabei einen Haken:

DeepL benutzt hier eine Schnittstelle des Unternehmens Adobe (bekannt von Produkten wie dem Acrobat Reader), um den PDF-Inhalt in formatierten Text umzuwandeln und dann das übersetzte Dokument wieder in ein PDF zu konvertieren. Das bedeutet, dass Ihre PDF-Datei und das übersetzte Dokument zur Konvertierung an Adobe Inc. mit Sitz in den USA geschickt werden. Auch wenn die eigentliche Übersetzung von DeepL durchgeführt wird.

Da der Datenschutzstandard in den USA unzureichend ist und die Gefahr besteht, dass die Daten durch US-Behörden zu Kontroll- oder Überwachungszwecken, möglicherweise ohne Rechtsbehelf verarbeitet werden, ist bei PDF Dokumenten noch genauer darauf zu achten, dass sie keine Daten mit Personenbezug oder höherem Schutzbedarf enthalten! Sie müssen daher für jedes zu übersetzende Dokument jeweils die Unbedenklichkeit der Datenübertragung in die USA bestätigen.

Falls Sie Inhalte übersetzen, die nicht in die USA übertragen werden dürfen, die aber grundsätzlich von unseren Nutzungsbedingungen zugelassen sind, so können Sie ein anderes Dateiformat wie z. B. Word verwenden.

Gesendet von HB in Allgemeines

Die BIS Blogs sind umgezogen - aktualisiert eure Newsfeedadressen!

Veröffentlicht am 22. April 2022

Die BIS Blogs sind seit ein paar Tagen unter einer neuen Adresse zu finden:

https://blogs.uni-bielefeld.de/

Alle Links, die noch auf die alten Adressen unter ekvv.uni-bielefeld.de zeigen, werden automatisch umgeleitet, so dass sie weiterhin störungsfrei funktionieren. Bis auf eine Ausnahme, dazu unten mehr. 

Warum eine neue Adresse

Durch die Verlagerung der Blogs auf eine eigene Domäne können wir die technische Verknüpfung mit den anderen BIS Anwendungen wie dem eKVV oder dem PEVZ auflösen, die in der Vergangenheit immer mal wieder zu wechselseitigen Störungen geführt hat: So konnte eine Überlastung der Blogs etwa durch bösartige externe Suchmaschinen bisher dazu führen, dass auch das eKVV nicht mehr erreichbar war.

Nun sind diese Anwendungen getrennt und stören sich nicht mehr gegenseitig. Auch drückt die neue Adresse direkt aus, dass es hier um Blogs geht.

Ausnahme: Newsfeeds müssen manuell aktualisiert werden

Während wir die Zugriffe auf die alten Blogadressen, die von Webbrowsern gemacht werden, komplett umlenken können, geht dies bei den sogn. Newsfeeds nicht so einfach:

Diese technischen Formate liefern die Bloginhalte im RSS oder ATOM Format und stehen für jedes Blog automatisch zur Verfügung, dabei noch weiter differenziert nach Kategorien. Über die Newsfeeds können die Bloginhalte einfach in speziellen Anwendungen - sogn. Newsreadern - abonniert werden. Diese Art der Newsfeednutzung ist heute aber selten geworden, viel wichtiger ist die Verwendung der Feeds zur automatischen Integration in andere Plattformen wie zum Beispiel Roxen oder auch Chatsysteme wie Teamchat.

Leider können diese Anwendungen in den meisten Fällen nichts mit Umleitungen anfangen, daher ist zur Zeit noch der Zugriff über die alten Adressen möglich. Diesen werden wir aber bald abstellen, damit die Trennung der Blogs von den anderen BIS Anwendungen abgeschlossen werden kann. 

Alle Newsfeedadressen auf BIS Blogs müssen dann so umgestellt werden: In der Adresse, beispielsweise  

  • https://ekvv.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/feed/entries/atom  
muss der 'ekvv'-Teil durch 'blogs' ersetzt werden:
  • https://blogs.uni-bielefeld.de/blog/bisnews/feed/entries/atom

Je nachdem wie der Newsreader funktioniert kann es sein, dass dann alle (alten) Meldungen erneut als neue Meldungen gezeigt werden, aber nach der Umstellung funktioniert dann wieder alles wie zuvor.

Ein Hinweis zu Roxen: Hier hat die Webredaktion eine ad hoc Lösung eingeführt, durch welche die eingebundenen Blogs bereits unter der neuen Adresse abgerufen werden. Hier sollten aber nach und nach ebenfalls diese Korrekturen in der entsprechenden Roxen Komponente durchgeführt werden.

Newsfeedadressen, die nicht umgestellt werden, erhalten in Zukunft nur noch eine Platzhaltermeldung, in der auf diese Umstellung hinwiesen wird, aber keine neuen Meldungen mehr. 

Gesendet von HB in Allgemeines

Die "Meine Uni" App

Veröffentlicht am 28. Januar 2022

Logo der BIS App Eine eigene App für die Uni-Bielefeld, mit Informationen aus den großen BIS-Anwendungen, um im Uni-Alltag die wichtigsten Informationen mobil und unkompliziert abrufen zu können - diesen Wunsch haben wir in der Vergangenheit immer wieder gehört, aber lange auf die existierenden Angebote wie das BIS to go oder die Kalenderintegration verweisen müssen. Und schließlich sind die BIS Anwendungen durch die Corporate Design Umstellung immer besser auf Smartphones nutzbar geworden.

Aber jetzt ist sie endlich da: Die "Meine Uni"-App!

Den Anstoß haben die besonderen Anforderungen des Medizin-Studiengangs gegeben, der zum Wintersemester 2021/22 gestartet ist und in dessen Studienorganisation insbesondere in der Lehre in den verschiedenen Kliniken eine App benötigt wird. Aber die neue App ist deshalb keine "Medizin-App" geworden, sondern eine App für alle Angehörigen der Uni Bielefeld. Deshalb heißt sie auch "Meine Uni".

Alle Studierenden und alle Mitarbeiter*innen der Universität können sich in der App mit ihrem gewohnten BIS Login anmelden und erhalten so personalisierte Informationen aus den BIS-Anwendungen:

Für Studierende sind das die Veranstaltungen aus dem eKVV-Stundenplan im Kalender, die neuesten Leistungen aus der BIS-Prüfungsverwaltung, die offenen Evaluationen von Lehrveranstaltungen und der Leihcode für die Sonderkonditionen der praktischen "Mein Siggi"- Leihfahrräder.

Mitarbeiter*innen nutzen den Kalender in der App für die eigenen Lehrveranstaltungen und die online vereinbarten Termine (z.B. für Sprechstunden) und natürlich auch für den Abruf des eigenen Codes für die Leihfahrräder.

Zusätzliche Funktionen, die für alle Personen zugänglich sind (auch ohne Login), sind die Schnellsuche des PEVZ, die aktuellen Veranstaltungen im eKVV und die neuesten Nachrichten aus der Uni als "Uni.aktuell" News-Feed.

Wir freuen uns auf viele neue Nutzer*innen und sind gespannt auf Feedback, zum Beispiel per Mail an bissupport@uni-bielefeld.de

Und hier gibt`s die App:

Alle Informationen zur App finden sich in unserer ausführlichen Hilfeseite

Gesendet von Tiemann in Allgemeines

Automatische Übersetzungen im BIS

Veröffentlicht am 3. März 2021

Es gibt einen neuen Dienst in der Familie des BIS-Anwendungen: die BIS-Übersetzung mit DeepL 

Der auf Deutsch gehaltene Vortrag soll auch für internationale Zusammenhänge verwendet werden? Das Handout für Erstsemester muss dringend übersetzt werden?  Die neue Gastdozentin versteht kaum Deutsch und alle sorgfältig vorbereiteten Informationen sind auf Deutsch und damit kaum zu gebrauchen? Hier schließt die BIS-Übersetzung eine Lücke, denn jetzt können Mitarbeiter*innen mit ihrem BIS-Zugang selbst längere oder kürzere Texte übersetzen.

Dafür wurde eine Vertrag mit der Firma DeepL GmbH geschlossen, der uns die Nutzung einer Schnittstelle zum DeepL System erlaubt. So können Texte im BIS eingegeben und in insgesamt elf Sprachen als Übersetzung wieder ausgegeben werden. Nach einer ausgiebigen Testphase steht dieser Dienst jetzt allen Kolleg*innen zur Verfügung.

Wir funktioniert die BIS-Übersetzung?

Die einfachste Variante ist, einen Text in das Übersetzungsfeld zu kopieren und die ausgegebene Übersetzung zu übernehmen. Es ist aber auch möglich, ganze Dateien übersetzen zu lassen, u.A. in den Formaten *.docx, *.pptx, *.txt oder *.html. Dabei wird die ursprüngliche Formatierung nicht verändert. So kann eine Präsention auf Deutsch eingegeben und z.B. auf Französisch wieder ausgegeben werden.

Die BIS-Übersetzung können Sie hier aufrufen: BIS-Übersetzung

Sie finden den Einstieg in die BIS-Übersetzung übrigens auch über eine weitere Neuerung, das "BIS-Menü" (s. Screenshot): In den Anwendungen, die schon in das neue Corporate-Design überführt wurden gibt es jetzt in der Kopfzeile den neuen Punkt "BIS-Dienste" über das sie alle BIS-Anwendungen aufrufen können.

Gesendet von Tiemann in Allgemeines

Ausfall der BIS-Dienste am Samstag (21.11.2020) - BEENDET

Veröffentlicht am 17. November 2020

UPDATE: Die Arbeiten am System sind inzwischen beendet und unsere Dienste stehen wieder zur Verfügung :) 

Nicht nur an den Uni Gebäuden sind Bauarbeiten durchzuführen, am kommenden Samstag (der 21.11.2020) ist es nach 5 Jahren wieder so weit: Wir müssen die Datenbanken, die die Inhalte der BIS-Anwendungen aufnehmen, einem großen Update unterziehen und dafür alle unsere Dienste anhalten. Die Arbeiten werden gegen 8 Uhr morgens beginnen und einige Stunden in Anspruch nehmen, wobei wir damit rechnen spätestens gegen 12 Uhr wieder online zu sein.

Leider lässt sich diese Störung - im Gegensatz zu den Aktualisierungen unser Dienste, die normalerweise fast unbemerkt mehrmals in der Woche neue Funktionen bringen - nicht vermeiden, und da sie so weitreichend ist haben wir sie auf den Zeitpunkt gelegt, zu dem nach unseren Nutzungsstatistiken am wenigsten los ist: Eben der Samstag Vormittag. Denn während dieser Zeit sind zum einen die BIS Anwendungen nicht erreichbar. Das sind:

  • das eKVV,
  • die BIS-Prüfungsverwaltung,
  • die Studieninformation,
  • das Personen- und Einrichtungsverzeichnis,
  • BIS to go,
  • die Mailverteiler,
  • die Moduldatenbank,
  • die BIS-Blogs,
  • die Bilddatenbank,
  • in Webseiten integrierte Inhalte und auch
  • die Corona-Anwesenheitsregistrierung

Da das BIS Login in dieser Zeit ebenfalls nicht verfügbar ist werden aber noch weitere Dienste nicht erreichbar sein:

  • das Bewerbungs- und Statusportal,
  • die Lernräume,
  • der LernraumPlus und
  • die EvaSys Plattform

Bei diesen Plattformen kann allerdings eine Anmeldung vor Beginn der Wartungsarbeiten im BIS dafür sorgen, dass der Ausfall hier nicht spürbar ist.

Gesendet von Tiemann in Allgemeines

Corona-Registrierung per QR Code im BIS

Veröffentlicht am 18. Oktober 2020

Nur noch wenige Tage sind es bis zum Start des Wintersemesters und auch dieses Semester wird sehr im Zeichen der Auswirkungen der Corona-Pandemie stehen. Im BIS gab es zahlreiche Entwicklungen, die dabei helfen den (Lehr-)Betrieb der Universität auch unter diesen Bedingungen sicher und trotz der vielen, neuen Anforderungen erträglich zu machen.

Heute geht es um die Funktion, die in den kommenden Monaten für Studierende, Lehrende, aber auch alle anderen Mitarbeiter*innen zum täglichen Leben in der Uni unter Corona-Bedingungen dazu gehören wird:

Die Corona-Registrierung per QR Code

In der Corona-Zeit sind zwei Dinge besonders wichtig: Zuallererst die Vermeidung von Infektionen, die durch die immer weiter entwickelten Hygieneschutzkonzepte gewährleistet wird. Und als zweite Komponente die Nachverfolgbarkeit im Fall von Infektionen. Damit ist gemeint, dass wir in der Lage sind sehr schnell und sehr genau die Personen zu ermitteln, die dem Risiko einer Ansteckung ausgesetzt waren, da sie sich in der Nähe der infizierten Person befunden haben. Die Pflicht zur Sicherstellung dieser Nachverfolgbarkeit ergibt sich aus den Corona-Verordnungen und ist die Basis für die Bemühungen der Gesundheitsämter Infektionsketten zu unterbrechen.

Die Corona-Registrierung im BIS löst diese Aufgabe in einer Weise, die den Lehrbetrieb nur wenig stört, einheitlich für alle Lehrveranstaltungen genutzt werden kann, keine Papiermassen erzeugt und ihre Tauglichkeit bereits in konkreten Infektionsfällen gezeigt hat. Und so funktioniert sie:

  • In allen zentral vergebenen Hörsälen befinden sich direkt an den zugelassenen Sitzplätzen QR Codes (Was ist ein QR Code? Ein Beispiel dafür kommt gleich)

  • Dieser lässt sich mit einem Smartphone oder Tablet einscannen und zeigt direkt die Veranstaltung, in der man sich gerade befindet

  • Dann gibt man noch die Sitzplatznummer ein, sofern eine vorhanden ist, und schickt das Formular ab

  • Hier erfolgt nun das gewohnte BIS Login - das gleiche wie im eKVV oder im Lernraum - und die Registrierung ist abgeschlossen

Da sich alle Studierenden und Lehrenden parallel registrieren wird der Start der Lehrveranstaltung kaum verzögert. 

Und was ist mit dezentralen Räumen?

Auch hier funktioniert die Registrierung über das eKVV und die Fakultäten sollten diesen QR Code für die Registrierung verfügbar machen, z. B. in dem sie ihn an den Türen aufhängen (PDFs zum Download gibt es hier):

QR Code mit Link zur allgemeinen Registrierungsseite

Der Code führt auf diese Seite: https://www.uni-bielefeld.de/cr

Sie erklärt ganz generell, wie ihr euch in einer beliebigen, im eKVV eingetragenen Lehrveranstaltung registrieren könnt und stellt z. B. eine Alternative dar, wenn kein Smartphone zur Verfügung steht und man sich am Laptop registrieren will. 

Wer sich ein Lesezeichen für die Corona-Registrierung machen will, dies ist die richtige Seite dafür.

Den ganzen Ablauf einmal ausprobieren

Um das Verfahren schon vor dem ersten echten Veranstaltungsbesuch einmal komplett durchspielen zu können haben wir eine Demoveranstaltung eingerichtet, die nun von morgens bis abends in

eKVV Jetzt!

an erster Stelle erscheint. Probiert es ruhig einmal aus!

Was passiert mit den Daten?

Die bei der Registrierung gespeicherten Daten werden nach der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von 4 Wochen automatisch gelöscht und bis dahin im Idealfall nie ausgewertet. Kommt es aber doch zu einem Infektionsfall, so lassen sich auf diese Weise schnell die Lehrveranstaltungen finden, an denen die infizierte Person teilgenommen hat, und auch die Studierenden und Lehrenden, die mit im gleichen Raum waren.

Durch die Angabe des Sitzplatzes lassen sich sogar die Personen identifizieren, die im direkten Umfeld der infizierten Person saßen. Auf dieser Basis kann die Universität den Gesundheitsämtern die notwendigen Kontaktdaten in minimalem und zielgenauem Umfang liefern.

Weitere Nutzungen der QR Codes

Die Registrierung per QR Code wird auch außerhalb des Lehrbetriebs eingesetzt und zwar an diesen Stellen:

  • Registrierung beim Zugang zu den Gebäuden für Mitarbeitende: Die Regelungen beim Gebäudezutritt sehen ab dem 26.10. die Registrierung per QR Code als Alternative für die Nutzung der Unicard Scanner vor

  • Registrierung an Studentischen Arbeitsplätzen für Studierende: An den Arbeisplätzen in der Uni Halle und in den für diesen Zweck verfügbar gemachten Seminarräumen werden ebenfalls QR Codes für die Registrierung angebracht. Hier musst Du dich aber beim Verlassen der Plätze auf der Seite 'Meine Anwesenheiten' auch wieder abmelden, damit in einem Infektionsfall beurteilt werden kann, welche Personen zeitgleich in einem Raum / in der Nähe waren:


Abmeldung von einem studentischen Arbeitsplatz in BIS to go

Alle Informationen zum Verfahren - auch Infos dazu, welche App für das Lesen der QR Codes verwendet werden kann - finden sich hier: 

https://www.uni-bielefeld.de/anwesenheit  

Gesendet von HB in Allgemeines

Speziell für Erstsemester: Einführung per Video in die BIS-​Anwendungen

Veröffentlicht am 11. Oktober 2020
Screenshot aus BIS Video

Auch dieses Semester findet unter ungewöhnlichen Umständen statt und gerade für neue Studierende ist es in dieser Zeit schwieriger den Einstieg in die Uni zu schaffen. Ganz wichtig für die Organisation und Planung des eigenen Studiums sind dabei die Anwendungen im BIS, dem Bielefelder Informationssystem, denn hier finden sich alle Informationen dazu wie der eigene Studiengang funktioniert, welche Veranstaltungen man besuchen kann und soll und wo sie stattfinden (Online? Vor Ort? In welchem Raum?) und schließlich die eigenen Leistungen und Noten.

Ingrid Tiemann erklärt jetzt in einem neuen Video in 20 Minuten das Wichtigste, das die Studieninformation, das eKVV und die BIS Prüfungsverwaltung für euch tun können und wie ihr sie nutzt.

Das Video starten >>

Hier ein paar Sprungmarken, wenn ihr direkt zu einer bestimmten Stelle wollt:

0:00 | Die Studieninformation: Damit fängt das Video an und Ingrid zeigt euch, warum sich Module durchaus mit Lego Bausteinen vergleichen lassen und was es mit den kleinen, roten Dingern auf sich hat, die an vielen Stellen auftauchen.

Hier findet ihr die Studieninformation: Die Startseite und die Seite 'Meine Studieninformation', die euch eure eigenen Studiengänge zeigt.

7:50 | Das eKVV: Weiter geht es mit dem Elektronischen Kommentierten VorlesungsVerzeichnis, von allen nur das eKVV genannt. Aus wenn es nicht wirklich eine '90er Jahre Anwendung' wie im Video behauptet ist tragen die Fakultäten und Lehrenden hier seit nun fast 20 Jahren immer die aktuellsten Informationen über die Lehrveranstaltungen ein und im eKVV stellt ihr euren Stundenplan zusammen. Im Video erklärt Ingrid was eigentlich die Onlinebedarfserhebung will, die im Januar wieder beginnt, und warum es sehr wichtig ist die eigene E-Mailadresse einzutragen und aktuell zu halten.

Ins eKVV startet ihr auf dieser Seite und dort findet ihr auch Links in die Studieninformation und die Prüfungsverwaltung. Wichtig ist 'my eKVV', dort wird euch euer Stundenplan gezeigt und auch die verschiedenen Einstellungen wie die E-Mailadresse oder die Codes für die 'Siggi' Leihräder.

14:45 | Die Prüfungsverwaltung: Auch wenn Ihr als Erstsemester noch keine Leistungen habt und die Prüfungsverwaltung damit im Moment noch ganz leer ist: Es ist gut sich damit schon einmal vertraut zu machen und z. B. die Funktion zur Benachrichtigung über neue Leistungen zu aktivieren. Dann bekommt ihr sofort mit, wenn eure erste Leistung an der Uni Bielefeld eingetragen wurde - jedenfalls wenn ihr im eKVV eure aktuelle Mailadresse eingetragen habt.

Und hier geht es in die BIS Prüfungsverwaltung.

Das Video findet ihr übrigens auch in dieser brandneuen Seite im Campus Support, die noch weitere Fragen rund um das eKVV beantwortet.

Gesendet von HB in Allgemeines

BIS to go im Corporate Design

Veröffentlicht am 21. September 2020
BIS to go auf Smartphone und Laptop

BIS to go, die Version der BIS Dienste für das Smartphone, hat einen Relaunch erfahren und ist nun im Corporate Design der Universität. Damit einher ging eine Bereinigung dieser Anwendung, die erstmals 2008 - also noch vor Beginn der Smartphone Ära - online ging.

BIS to go wird in den nächsten Tagen mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet, um die während der Corona-Pandemie notwendigen Anwesenheitsdokumentationen in den Präsenzveranstaltungen des kommenden Wintersemesters zu unterstützen.

Gesendet von HB in Allgemeines

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