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Raumvergabe: Selbstbuchung

Im Sommersemester 2015 wurde die Funktion zur Selbstbuchung von Räumen für Lehrveranstaltungen eingeführt. Dabei können MitarbeiterInnen in den Fakultäten für die im eKVV eingetragenen Lehrveranstaltungen zu bestimmten Zeiten im eKVV selbst Räume buchen, ohne dass diese durch die zentrale Raumvergabe bestätigt werden müssen.

Auf dieser Seite wird die Selbstbuchung von Räumen im Rahmen der Lehrplanung beschrieben.

Grundsätzliches

Über die Selbstbuchungsfunktion ist es für die eKVV-Beauftragten in den Fakultäten möglich, freie zentral verwaltete Räume für ihre Lehrveranstaltungen direkt zu buchen. Wenn der gewünschte Raum zur gewünschten Zeit frei ist, wird die Buchung dann direkt wirksam, ohne dass ein weiterer Bestätigungsschritt durch die MitarbeiterInnen der Raumvergabe im Dezernat FM nötig wäre.

Dies ist deshalb möglich, weil sowohl alle Lehrveranstaltungen als auch die zentrale Raumvergabe über das eKVV abgewickelt werden und das System daher selbst "entscheiden" kann ob ein Raum belegt werden darf, oder nicht.

Einbindung in die hochschulweite Raumvergabe

Die Selbstbuchung ist eingebettet in die hochschulweit abgestimmten Runden der Raumvergabe, in denen dem größten Teil der Lehrveranstaltungen automatisch Räume zugewiesen werden. Da in den automatischen Vergaberunden nicht immer alle Veranstaltungen mit Räumen versorgt werden können, beginnt anschließend die "Nachsteuerung", in denen die Fakultäten selbst Räume für die Veranstaltungen suchen, die leer ausgegangen sind. Hier kommt jetzt die Selbstbuchung ins Spiel:

In den Phasen der Nachsteuerung nach den großen Vergaberunden geht es darum, die Veranstaltung möglichst zu verschieben und dann im eKVV einen freien Raum für diesen neuen Termin zu finden (über die Freiraumsuche). Bislang wurden die gefundenen freien Räume per Mail bei der Raumvergabe angefordert, was umständlich war und Zeit kostete. Da die Mails nach Reihenfolge des Eingangs abgearbeitet wurden, konnte es leicht passieren, dass zwei Fakultäten den gleichen Raum anforderten, die Fakultät die leer ausging dies aber erst nach einiger Zeit erfuhr. Zeit, in der die Menge der verfügbaren Räume kleiner geworden war, weil andere Fakultäten zeitgleich nach Räumen suchen. Durch eine Selbstbuchungsfunktion wird die Raumsuche wieder realistischer, weil die Anzeige freier und belegter Räume deutlich aktueller ist.

Neben der Selbstbuchung ist es weiterhin möglich, Raumanfragen auch per Mail an das Raumvergabeteam zu stellen.

Wann können welche Veranstaltungen selbst gebucht werden?

Die Selbstbuchungsfunktion dient in erster Linie der Nachsteuerung nach den großen Vergaberunden und ist daher zeitlich an diese gebunden. Nur die Veranstaltungen, die bereits in einer zentralen Vergaberunde bearbeitet wurden, stehen zur Selbstbuchung zur Verfügung. Da die einzelnen Vergaberunden hintereinander stattfinden, wächst die Menge der für die Selbstbuchung zur Verfügung stehenden Veranstaltung wie folgt:

Selbstbuchung nach der ersten Vergaberunde:

Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 1 gemeldet wurden und vor der 1. Vergaberunde angelegt wurden

Selbstbuchung nach der zweiten Vergaberunde:

Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 2 gemeldet wurden und vor der 2. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 1 gemeldet wurden und vor der 1. Vergaberunde angelegt wurden

Selbstbuchung nach der dritten Vergaberunde:

Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, die nicht die Veranstaltungsart Tut, Ü und AG´s haben und vor der 3. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 2 gemeldet wurden und vor der 2. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 1 gemeldet wurden und vor der 1. Vergaberunde angelegt wurden

Selbstbuchung nach der vierten Vergaberunde:

Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, die die Veranstaltungsart Tut, Ü und AG´s haben und vor der 4. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, die nicht die Veranstaltungsart Tut, Ü und AG´s haben und vor der 4. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 2 gemeldet wurden und vor der 2. Vergaberunde angelegt wurden
Regelmäßig stattfindende Termine, die mit Prio 1 gemeldet wurden und vor der 1. Vergaberunde angelegt wurden

Selbstbuchung nach der fünften Vergaberunde:

Alle Termine, die in der Vorlesungszeit liegen

Für die genauen Termine der verschiedenen Vergaberunden beachten Sie bitte den Kalender der Lehrplanung.

Wann keine Selbstbuchung möglich ist

Die Selbstbuchung ist nicht immer und nicht für alle Veranstaltungen verfügbar.

Termine in der vorlesungsfreien Zeit bedürfen immer einer Bestätigung durch die Raumvergabe und müssen daher weiterhin per Mail angefordert werden.

Für alle anderen Termine gilt: wenn die Selbstbuchung bei einer Veranstaltung nicht möglich ist, hat das einen der folgenden Gründe

Es ist eine Überschneidung aufgetreten

Auch wenn nur bei einem einzigen der Einzeltermine des zu buchenden Veranstaltungstermins eine Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung in diesem Raum vorliegt, kann der Raum nicht für die gesamte Terminserie gebucht werden. Sie können in der Termindetailseite den betreffenden Einzeltermin streichen um die Selbstbuchung für die Serie nutzen zu können und müssten dann anschließend Alternativen für eine Verlegung des ausgefallenen Einzeltermines suchen.

Es ist momentan keine Selbstbuchungszeit!

Bevor die erste Vergaberunde der zentralen Raumvergabe startet, steht die Selbstbuchung für keine Veranstaltung zur Verfügung.

Es ist Selbstbuchungszeit, aber nicht für diese Veranstaltung!

Die Selbstbuchung wurde zwar aktiviert, aber die aktuell bearbeitete Veranstaltung ist noch nicht durch eine der Raumvergaberunden erfasst worden.

Die Selbstbuchung wurde für die automatische Vergabe angehalten!

Sobald eine automatische Vergaberunde läuft, wird die Selbstbuchung für alle Veranstaltungen ausgesetzt. Damit es während der Vergabezeit zu keinerlei Änderungen im Datenbestand kommt, ist eine Buchung von Räumen während dieser Zeit nicht möglich.

Der Termin ist außerhalb des selbstbuchbaren Uhrzeitbereichs

Es gibt Einschränkungen in Bezug auf die Uhrzeiten der selbstbuchbaren Termine. Siehe dazu den entsprechenden Abschnitt weiter unten.

Wie erkenne ich, ob bei einem bestimmten Termin die Selbstbuchung möglich ist?

Das eKVV zeigt in den verschiedenen Termindarstellungen unter den Angaben zur zentralen Raumvergabe nun zusätzlich einen Informationstext zu Verfügbarkeit der Selbstbuchungsoption an. Diese Texte können dabei vorkommen:

'selbstbuchbar'
Bei diesen Terminen kann in diesem Moment die Selbstbuchung genutzt werden. Der Link zur Selbstbuchung kann aber u. U. trotzdem nicht sichtbar sein, siehe dazu die folgenden Abschnitte.
'zur Zeit nicht selbstbuchbar'
Bei diesen Terminen ist die Selbstbuchung in diesem Moment nicht nutzbar, wird es aber zu einem späteren Zeitpunkt sein. Wann genau die Selbstbuchung genutzt werden kann hängt davon ab, in welcher Vergaberunde der Termin dran kommt.
'nicht selbstbuchbar / Buchung immer über zentrale Raumvergabe'
Diese Termine werden niemals selbstbuchbar werden. Dies betrifft nur Termine, die nicht innerhalb der Vorlesungszeit stattfinden. Hier muss immer der Weg über die Buchung per eMail an die zentrale Raumvergabe genommen werden.
keine Anzeige
Bei vergangenen Terminen erfolgt keine Anzeige, da die Selbstbuchung hier nicht mehr relevant ist.

So funktioniert die Selbstbuchung

Wenn Sie für einen Termin einen passenden, freien Raum gefunden haben tragen Sie ihn über das Terminbearbeitungsformular ein und ändern dabei ggf. auch den Wochentag und die Uhrzeit, falls eine Verlegung des Termins erfolgen muss. Speichern Sie den Termin ab. Den Link zur Selbstbuchung finden Sie bei den Veranstaltungsdetails zur Termineingabe (dort, wo bislang eine Mail an die Raumvergabe erzeugt werden konnte). Der Link wird nur angezeigt wenn für den Termin tatsächlich aktuell die Selbstbuchung ausgeübt werden kann.

Link zur Selbstbuchung
Link zur Selbstbuchung

Sobald Sie dort die Selbstbuchung anstoßen prüft das System, ob die Buchung tatsächlich durchgeführt werden kann, ob also keine Überschneidungen durch die Buchung entstehen. Wenn diese Prüfung erfolgreich ist - Ihnen also keine Ablehnung gezeigt wird - ist der Raum wie von Ihnen eingegeben gebucht. Dies wird Ihnen unmittelbar in der Terminanzeige bestätigt.

Wer kann die Selbstbuchung verwenden

Die Selbstbuchungsfunktion steht den eKVV Beauftragten der Fakultäten zur Verfügung. Oder anders gesagt: Die Personen, die auch die Termine einer Veranstaltung bearbeiten können (z. B. um den gewünschten Raum einzutragen) sind auch die Personen, die die Selbstbuchung durchführen können.

Der Link zur Selbstbuchung wird nicht angezeigt!

Der Link zur Selbstbuchung wird immer dann angezeigt, wenn alle folgenden Bedingungen bei einem Veranstaltungstermin zutreffen:

  1. Bei dem Termin wird selbstbuchbar als Status der Selbstbuchungsfunktion angezeigt
  2. Der Termin ist noch nicht vergangen
  3. Der Termin hat noch keine Raumzuteilung

Wenn Sie einen Raum tauschen und dazu die Selbstbuchung nutzen wollen, so müssen Sie den Raum bei dem entsprechenden Termin zuerst zurückgeben, danach wird der Link zur Selbstbuchungsfunktion wieder verfügbar.

Falls der Termin noch keine Raumzuteilung hat, aber aktuell nicht selbstbuchbar ist, wird alternativ der Link zum Versenden einer eMail an die Raumvergabe angezeigt. Dieser sollte aber nur verwendet werden, wenn der Termin nicht sowieso später für die Selbstbuchung verfügbar wird (siehe den Kalender der Lehrplanung).

Besondere Anlässe und Sonderfälle

Änderungen an den Daten eines Veranstaltungstermins, die zum Verlust der Selbstbuchung führen

Die Termine in der Nachsteuerung werden im eKVV besonders gekennzeichnet, so dass sie vor der generellen Freigabe eines Semesters für die Selbstbuchung erkannt werden können. Sie können diese Termine wie gewohnt bearbeiten, allerdings führen bestimmte Bearbeitungen dazu, dass die Termine aus der Nachsteuerung herausfallen. Grundsätzlich geht es hier um Änderungen, die entweder die beanspruchte Raumkapazität erhöhen oder den Charakter des Termins in einer Weise verändern, die ihn nicht mehr zu den bisher erfolgten Raumvergaberunden passen lässt. Dies sind entsprechende Änderungen:

  • Änderung des Rhythmus (es kann also z. B. nicht von einem wöchentlichen Rhythmus auf einen Block umgestellt werden, auch nicht von einem 14täglichen Rhythmus auf einen wöchentlichen, etc.)
  • Ausweitung der Dauer (z. B. von einer 2-stündigen auf eine 3-stündige Veranstaltung)
  • Erhöhung der Anzahl der Räume (Ausnahme: wenn kein Raum eingetragen war kann ein Raum eingetragen werden)
  • Abschaltung der Anforderung einer zentralen Raumvergabe

Räume ändern oder tauschen

Wenn Sie bei einem Veranstaltungstermin mit bereits erfolgter Raumzuteilung in einen anderen Raum wechseln wollen, so müssen Sie den gebuchten Raum zunächst zurückgeben. Auch wenn Räume zwischen zwei Veranstaltungen getauscht werden sollen, müssen diese zunächst zurückgegeben und dann in der neuen Belegung wieder gebucht werden. Dabei besteht allerdings das Risiko, dass der frei gewordene Raum von anderen NutzerInnen "gefunden" und gebucht wurde. Es empfiehlt sich daher, die Rückgabe und das Neubuchen ohne Zeitverzug durchzuführen!

Raumbuchungen zu ungewöhnlichen Uhrzeiten

Damit die zentral verwalteten Räume genutzt werden können müssen sie aufgeschlossen und gereinigt sein. Beides kann ohne weiteres nur zu regulären Nutzungszeiten sichergestellt werden. Das sind diese Zeiten:

Montag - Donnerstag
8 bis 22 Uhr
Freitag
8 bis 21 Uhr
Wochende und Feiertage
8 bis 18 Uhr

Die Selbstbuchungsfunktion steht daher bei Terminen, die

  1. vor 8 Uhr beginnen, oder
  2. nach 22 Uhr enden

generell nicht zur Verfügung. Bei Terminen, die zwischen 18 und 22 Uhr enden, müssen Sie prüfen, ob Ihr Termin die zuvor genannten Zeitfenster für reguläre Buchungen ggf. verlässt. In diesem Fall müssen Sie sich ebenfalls an die zentrale Raumvergabe wenden, damit die Nutzbarkeit des Raumes sichergestellt ist. Die Selbstbuchungsfunktion zeigt Ihnen bei potentiell problematischen Terminen einen entsprechenden Hinweis an.

Kurzfristige Raumbuchungen, die am gleichen Tag wirksam werden

Die Schließung der zentral vergebenen Räume wird in Dez. FM jeden Morgen neu an Hand der im eKVV vorliegenden Raumbuchungen geplant. Dies kann dann problematisch sein, wenn Sie eine Raumbuchung durchführen, die sich auf den heutigen Tag bezieht. In diesem Fall könnten die Schließpläne bereits verteilt worden sein, Ihre Raumbuchung könnte dort fehlen und der Raum entsprechend nicht geöffnet sein.

Die Selbstbuchungsseite gibt Ihnen in so einem Fall einen entsprechenden Hinweis und Sie müssen hier selbst sicherstellen, dass der Hausservice von Ihrer kurzfristigen Raumbuchung erfährt und noch Zeit hat diese Information weiterzugeben!


Weiterführende Links:

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