Die eKVV Raumverwaltung und die Klimasteuerung der Hörsäle und Seminarräume

Mit Beginn des Wintersemesters 2009/10 wird die Klimatisierung aller Hörsäle und eines Teils der Seminarräume an die im eKVV dokumentierte Raumvergabe gekoppelt. Auf dieser Seite werden die Ziele und die Umsetzung dieses Verfahrens beschrieben.

Ziel: Einsparung von Energiekosten

Bei der Nutzung der eKVV Raumbuchungsinformationen zur Steuerung der Klimatisierung der Hörsäle und Seminare arbeiten das Dezernat Facility Management (FM) und das BIS zusammen: Das BIS stellt dabei eine spezielle Auswertungsseite (siehe unten) für das in das eKVV integrierte Raummanagement zur Verfügung, welche die für die Steuerung der Klimatisierung notwendigen Informationen darstellt. Dez. FM ist unter anderem für die zentrale Raumvergabe und generell für das Gebäudemanagement zuständig.

Im Dez. FM entstand dabei auch die Idee, die sehr genauen Informationen, die über die Raumnutzung im eKVV vorliegen, für die Klimasteuerung zu nutzen. Kern dieser Idee ist es, dass die Klimatisierung nur in Zeiten erfolgen muss, in denen die Räume tatsächlich genutzt werden, und in genau dem Umfang, in dem die Räume belegt sind. Auf diese Weise lassen sich wesentliche Energiekosten einsparen, ohne dass die Nutzungsqualität der Räume in irgendeiner Weise beeinträchtigt würde.

Damit dieses neue Verfahren optimal funktionieren kann, ist die zentrale Raumvergabe natürlich weiterhin auf möglichst genaue Rückmeldungen zur Raumnutzung von den Lehrenden und Fakultäten angewiesen. Durch die Kopplung der eKVV Raumbuchung mit der Klimatisierung können Lehrende der Hochschule ab sofort also ganz reale Energiekosten sparen, in dem sie im eKVV (auch kurzfristige) Ausfälle einzelner Veranstaltungstermine eintragen. Wie dies funktioniert, wird im Folgenden beschrieben.

Wie werden die eKVV Informationen ausgewertet und genutzt?

Im öffentlichen eKVV gibt es eine spezielle Seite mit dem Plan für die Klimasteuerung, die Sie unter der folgenden Adresse erreichen:

http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ/publ/KlimagruppenSchliessplan.jsp

Diese Seite wird von Dez. FM verwendet, um die Klimatisierung der Räume zu steuern. Am Anfang der Seite finden Sie eine Datumsauswahl, in der Sie den Tag festlegen können, dessen Plan Sie anzeigen möchten. Beim ersten Aufruf der Seite wird das aktuelle Datum vorausgewählt. Den größten Raum der Seite nimmt der eigentliche Plan ein, der im folgenden Abschnitt im Detail erklärt wird. Am Ende finden Sie vor den Hinweisen, der Vollständigkeit halber, noch eine Liste der Räume im eKVV, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind und damit nicht Teil der hier beschriebenen Klimasteuerung sind. Sie können diese Räume anklicken um in den entsprechenden Raumbelegungsplan zu gelangen.

Aufbau des Plans für die Klimatisierung

Der eigentliche Plan für die Klimatisierung ist eine Tabelle, die in der Breite von den Uhrzeiten aufgespannt wird und in der Höhe von den sogn. Klimagruppen. Die Klimagruppen bezeichnen Gruppen von Räumen, die eine gemeinsame Klimatisierung haben und daher für die Klimasteuerung nicht getrennt werden können. Welche Räume zu einer Klimagruppe gehören, können Sie einfach in der ersten Spalte erkennen, da sie unterhalb der Namen der Klimagruppen aufgeführt werden.

Bei jeder Klimagruppe wird in einem Stundenraster dargestellt, ob wenigstens einer der Räume zu diesem Zeitpunkt belegt ist oder ob alle Räume leer sind. Falls alle Räume einer Gruppe leer sind, ist auch die entsprechende Tabellenzelle leer und die Klimatisierung kann für diesen Zeitraum unterbleiben. Für diese Auswertung werden nur im eKVV eingetragene Veranstaltungstermine gewertet, die eine Raumzuteilung erhalten haben.

Wenn mindestens einer der Räume in einer Gruppe belegt ist, so wird eine prozentuale Auslastung angezeigt, die als Vorgabe für den Umfang der Klimatisierung genutzt wird. Oder vereinfacht gesagt: je geringer die Auslastung eines Raumes ist, desto weniger Energie muss für die Klimatisierung aufgewendet werden.

Berechnung des Raumbelegungsgrades

Ausschnitt des Plans der Klimatisierung. Nicht belegte Zeiträume, Zeiträume mit unterschiedlichem und unbekanntem Belegungsgrad, Tooltip mit Detailinformationen zu einer Belegung

Der prozentuale Wert, der bei den Klimagruppen zum Zeitpunkt einer vorhandenen Raumbelegung angezeigt wird, wird nach folgenden Regeln errechnet:

Der einfache Fall: Die Klimagruppe besteht nur aus einem Raum

In diesem Fall wird zur Berechnung des Belegungsgrades die in dem Raum vorhandene Sitzplatzanzahl (siehe dazu die eKVV Raumtabelle) ins Verhältnis zur bei dem konkreten Veranstaltungstermin angegebenen Raumbelegung gesetzt. Wenn der Raum optimal zur Teilnehmerzahl passt wird daher ein Wert nahe bei '100%' angezeigt werden. Werte größer als '100%' werden dabei niemals angezeigt, da die Klimatisierung nicht mehr als volle Leistung bringen kann.

In dem rechts stehenden Ausschnitt der Planseite sehen Sie ein Beispiel: Hier wird ein Belegungsgrad von '78%' angezeigt. Wenn Sie die Maus einen Moment lang still über diesem Wert stehen lassen, so erscheint ein Tooltip, der die Details zeigt.

Die Angaben zur Raumbelegung, also zur tatsächlichen Teilnehmerzahl, werden von den Fakultäten bei der Raumanforderung eingetragen und können nachträglich von der zentralen Raumvergabe korrigiert werden. In den späteren Abschnitten finden Sie Hinweise, wie Sie als Lehrende die bei Ihren Veranstaltungen eingetragenen Belegungswerte einsehen und korrigieren lassen können.

Der schwierigere Fall: Die Klimagruppe besteht aus mehreren Räumen

In diesem Fall wird zunächst für jeden Raum in der Klimagruppe so vorgegangen, wie es zuvor für den einzelnen Raum beschrieben wurde. Für die Anzeige wird dann der größte bei den Räumen vorkommende Wert verwendet. Es werden also nicht etwa die Plätze aller Räume addiert und mit den TeilnehmerInnen in allen Räumen in Beziehung gesetzt.

Dies kann im Ergebnis dazu führen, dass auch in einer Klimagruppe mit 3 Räumen, von denen 2 leer stehen, eine '100%' Belegung angezeigt wird.

Über den Tooltip können Sie hier genau erkennen, welche Belegungen in den einzelnen Räumen vorliegen und wie das Ergebnis zu Stande kam.

Die drei Fragezeichen (der unbekannte Fall)

Schließlich kann es noch vorkommen, dass bei einer Raumbuchung nicht weiter definiert wurde, wie groß die Anzahl der TeilnehmerInnen sein wird. Dies wird vom eKVV dann angenommen, wenn bei einem Termin in der Belegung eine '1' eingetragen wurde. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Buchungen direkt über die zentrale Raumvergabe durchgeführt wurden. Da in solchen Fällen keine Aussage über die Belegung gemacht werden kann, wird dies durch die Anzeige von ???% symbolisiert.

Falls bei einer Klimagruppe mit mehreren Räumen wenigstens bei einem Raum keine Aussage über die konkrete Belegung gemacht werden kann, so wird '???%' unabhängig von der Belegung der anderen Räume angezeigt. Über den Tooltip lassen sich aber die Belegungen der anderen Räume einsehen bzw. erkennen, in welchem Raum die Belegung nicht ermittelt werden konnte.

Klausuren (der rote Stern)

Eine weitere Besonderheit in der Anzeige stellen noch Klausurtermine dar. Bei Klausuren werden die Räume früher geöffnet als zu normalen Lehrveranstaltungen, auch sind an die Klimatisierung andere Anforderungen zu stellen. Belegungsgrade von Klimagruppen, bei denen zu diesem Zeitpunkt wenigstens in einem Raum eine Klausur stattfindet, werden daher mit einem vorangestellten roten '*' gekennzeichnet.

Wichtig: Damit diese Kennzeichnung erfolgen kann, müssen Klausuren im eKVV wirklich als Klausurtermine eingetragen werden und nicht als normale Lehrtermine.

Termine mit Nutzung der Experimentalausstattung (das grüne Reagenzglas)

Einen weiteren Sonderfall in der Anzeige stellen schließlich Termine dar, bei denen eine Experimentalausstattung bei der Raumvergabe angefordert wurde. Diese Termine können nur in bestimmten Räumen stattfinden und bei einem Teil dieser Räume wird die Freigabe der Abzugsanlagen von dieser Einstellung abhängig gemacht. Oder anders gesagt: Die Abzugsanlagen lassen sich in diesen Räumen nur aktivieren, wenn im Plan der Klimasteuerung dieses Symbol angezeigt wird. Auf diese Weise wird wirkungsvoll verhindert, dass durch ein vergessenes Abschalten dieser Anlagen nach Ende einer Veranstaltung viel Energie verschwendet wird.

Es ist daher wichtig bei einem Veranstaltungstermin einen entsprechenden Bedarf auch nach den ersten Runden der zentralen Raumvergabe anzugeben. Gegebenenfalls kann die zentrale Raumvergabe nach bereits erfolgter Raumzuteilung diese Einstellung noch korrigieren.

Wenn Sie wissen möchten, welche Veranstaltungen genau in der Belegungsanzeige einer Klimagruppe gewertet wurden, so können Sie einfach auf die Raumnamen in der ersten Spalte klicken. Sie gelangen dann in den entsprechenden Raumbelegungsplan, der schon auf das von Ihnen gewählte Datum voreingestellt ist.

Aktuelle Änderungen der heutigen Klimasteuerungsangaben

Um kurzfristige Änderungen und Korrekturen besonders deutlich zu kennzeichnen, werden Auslastungsgrade, deren zu Grunde liegende Termindaten sich heute geändert haben, durch das folgende Symbol gekennzeichnet und mit roter Schrift dargestellt:

Wichtig: Diese Hervorhebung erfolgt nur, falls der Plan für die Klimasteuerung für den heutigen Tag angezeigt wird. Wenn der Plan für kommende Tage aufgerufen wird, wird keine entsprechenden Markierung vorgenommen.

Informationen für Lehrende

Als LehrendeR an der Universität Bielefeld finden Sie hier Antworten auf Fragen, die sich Ihnen in Bezug auf die Klimasteuerung in Verbindung mit der eKVV Raumbuchung stellen könnten. Wie bereits zuvor betont, sind Sie als LehrendeR besonders wichtig für das Funktionieren dieses neuen Verfahrens!

Wo kann ich die Werte für meine eigenen Lehrveranstaltungen finden?

Wenn Sie herausfinden möchten, wie Ihre eigenen Veranstaltungen in der Klimasteuerung dargestellt werden, so können Sie in folgenden Schritten vorgehen:

1. Rufen Sie den Plan für die Klimasteuerung auf
2. Wählen Sie dort ein Datum aus, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet und suchen Sie Ihren Raum in den Klimagruppen. Welches Datum Sie wählen spielt bei einer regelmäßigen Veranstaltung keine Rolle, da die Werte immer identisch sind (Wichtig: Falls Sie den Raum Ihrer Veranstaltung unter der Überschrift 'Räume, die keiner Klimagruppe zugeordnet sind' oder gar nicht auf der Seite finden, so spielt die hier beschriebene Klimasteuerung keine Rolle für Sie!).
3. Schauen Sie in die Spalte mit der Uhrzeit Ihrer Veranstaltung. Dort sehen Sie den Prozentwert, der aus der angegebenen Belegung und der tatsächlichen Platzanzahl errechnet wurde. Falls Ihr Raum mit anderen Räumen zusammen in der gleichen Klimagruppe ist, so können Sie die Maus einen Moment auf dem Prozentwert stillhalten, Sie erhalten dann detaillierte Angaben dazu, welche Belegungen in den einzelnen Räumen eingetragen sind

Ausschnitt aus der Detailseite einer Veranstaltung im eKVV

Wenn Sie auf einen Blick für alle Ihre Veranstaltungen sehen möchten, welche Belegungszahlen im eKVV eingetragen sind, so können Sie dies am einfachsten mit einem BIS Zugang über die Seite 'Meine Veranstaltungen'.

Auf dieser Seite werden Ihnen bei allen Ihren Veranstaltungen die Termine angezeigt, und bei den Terminen mit eKVV Raumvergabe, auch die Anzahl an Plätzen, die für die Raumvergabe angefordert bzw. eingetragen wurde. In dem nebenstehenden Screenshot sehen Sie den entsprechenden Seitenausschnitt: Dort steht 220 Plätze. Dieser Wert wird für die Ermittlung der Raumbelegung verwendet.

Die absoluten Raumgrößen der einzelnen Räume können Sie in der Raumliste im eKVV der Spalte Plätze entnehmen.

Wie kann ich Korrekturen erreichen?

Wenn die für die Klimasteuerung verwendete Belegung/Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltungen deutlich von der tatsächlichen Zahl abweicht, so sollten Sie dies korrigieren lassen. Die Korrekturen erledigt die zentrale Raumvergabe.

Bitte geben Sie bei einer Rückmeldung die Belegnummer der betreffenden Veranstaltung an. Falls im eKVV mehrere Termine bei Ihrer Veranstaltung eingetragen sind, so sollten Sie ggf. noch definieren, um welchen Tag es geht, oder ob der Änderungswunsch alle Termine gleichermaßen betrifft.

Streichen von einzelnen Terminen bei "meinen Veranstaltungen"

Schon seit einigen Semestern können Sie als LehrendeR bei Ihren eKVV Veranstaltungen selbstständig einzelne Termine bei regelmäßigen Terminketten (z. B. wöchentliche oder 14-tägliche Veranstaltungen) streichen, wenn Sie bereits wissen, dass diese ausfallen oder verlegt werden. Diese Streichungen kamen bisher schon anderen Lehrenden zu gute, da auch solche freien Räume in der Raumsuche leicht gefunden werden können. Auch sehen die Studierenden solche Streichungen direkt in ihrem eKVV Stundenplan. Darstellungen wie eKVV Jetzt! nutzen diese Informationen ebenso wie die eKVV Kalenderintegration.

Durch die Verknüpfung mit der Klimasteuerung können Sie durch die Streichung von Einzelterminen aber nun tatsächlich zu Einsparungen bei den Energieaufwendungen und den dadurch verursachten Kosten an der Hochschule beitragen.

Um einzelne Termine zu streichen, brauchen Sie zunächst einen BIS Zugang. Wenn Sie einen Zugang haben, gehen Sie auf die eKVV Seite

Meine Veranstaltungen

Dort finden Sie bei allen Ihren Lehrveranstaltungen die eingetragenen Termine und hinter jedem Termin einen Link mit den Titel Einzeltermine bereinigen. Über diesen Link gelangen Sie in eine Seite, in der Sie die entsprechenden Streichungen durchführen können.

Übrigens: Auch Sekretariate können die Termine der Veranstaltungen ihrer Lehrenden bereinigen.