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Handbuch zur BA/MA Prüfungsverwaltung für Studierende

In der BA/MA-Prüfungsverwaltung werden alle Studien- und Prüfungsleistungen erfasst und gespeichert, die Sie im Laufe Ihres Bachelor- oder Master-Studiums erbringen. Sie können über die BA/MA-Prüfungsverwaltung Ihre bereits verbuchten Studien- und Prüfungsleistungen jederzeit einsehen. Diese Einsicht erfolgt über Ihr persönliches "Transcript of Records" oder kurz "Transcript".

Die heute verfügbaren Funktionen in der BA/MA-Prüfungsverwaltung sind:

  • Abruf Ihres Transcripts mit den registrierten Leistungen in zwei unterschiedlichen Formaten,
  • Bearbeitung der Zuordnungen Ihrer Leistungen zu Modulen,
  • Erfassen von Leistungen, sofern Sie von Ihrem Prüfungsamt dazu aufgefordert wurden, sowie
  • Einsicht in Ihre Einschreibungsdaten.

Dieses kurze Handbuch soll Ihnen den ersten Einstieg erleichtern, weitergehende Fragen werden in den FAQs behandelt.

Wie gelange ich in die BA/MA Prüfungsverwaltung

Der Zugriff auf die Prüfungsverwaltung erfolgt über Ihren Webbrowser. Rufen Sie dazu die folgende Seite auf:

https://ekvv.uni-bielefeld.de/pv_publ

Der Zugriff erfolgt komplett verschlüsselt. Sie brauchen zur Anmeldung Ihre Matrikelnummer und das Passwort, welches Sie auch im eKVV verwenden. Die Anmeldung zum eKVV und zur Prüfungsverwaltung erfolgt allerdings aus Sicherheitsgründen getrennt.

Nach dem Login gelangen Sie auf die Startseite, über die Sie alle Funktionen direkt erreichen können.

Die Startseite

Nach Ihrer erfolgreichen Anmeldung an der Prüfungsverwaltung gelangen Sie auf die Startseite:

Die Startseite der Prüfungsverwaltung
Die Startseite der Prüfungsverwaltung

Dort finden Sie neben einer kurzen Erläuterung des Systems folgende Inhalte:

Ihre eingeschriebenen Studiengänge

Hier sehen Sie, in welchen Studiengängen/-fächern Sie für die Prüfungsverwaltung eingeschrieben sind. Ihr Kernfach wird durch ein H gekennzeichnet, ein Nebenfach durch N.

Die Angaben zu Ihren Einschreibungen erhält die Prüfungsverwaltung aus dem Studierendensekretariat. Bei Umschreibungen kann es hier zu einer kleinen Verzögerung kommen, normalerweise sind diese Angaben aber immer aktuell. Falls Sie hier Unstimmigkeiten entdecken wenden Sie sich bitte an den BIS Kontakt.

Bei den meisten Studiengängen wird Ihnen außerdem ein Link zu einer Internetseite angeboten, auf der Sie Studienordnungen und weitere Informationen finden.

Ihre E-Mailadresse

Hier wird Ihnen die im eKVV eingetragene E-Mailadresse angezeigt. Falls Sie noch keine Adresse im eKVV eingetragen haben sollten Sie dies so bald wie möglich nachholen, damit die Prüfungsämter eine Möglichkeit haben Sie direkt zu kontaktieren bzw. damit Sie an den E-Mailverteilern der Lehrveranstaltungen teilnehmen können, die ebenfalls von den Prüfungsämtern intensiv genutzt werden.

Ihre E-Mailadresse wird übrigens, wie immer in den BIS E-Mailverteilern, den Prüfungsämtern nicht direkt angezeigt<ref>Siehe die Beschreibung zum Thema 'Einzelne Studierende per E-Mail ansprechen.

Die weiteren Funktionen der Prüfungsverwaltung erreichen Sie über die Navigation:

Die Navigation

Auf allen Seiten der Prüfungsverwaltung finden Sie am linken Rand immer die Navigationsleiste. Nahezu alle Funktionen der Prüfungsverwaltung lassen sich so direkt erreichen. Neben einem Link zur Startseite finden Sie dort folgende Inhalte:

Abmelden

Über den 'Abmelden' Button beenden Sie Ihre Sitzung in der Prüfungsverwaltung. Insbesondere dann, wenn Sie auf die Prüfungsverwaltung über einen Rechner zugreifen, der auch von anderen Personen genutzt wird oder genutzt werden könnte, müssen Sie sich unbedingt abmelden, damit niemand Einsicht in Ihre Prüfungsdaten nehmen kann.

Transcripte

Über die folgenden Punkte erreichen Sie die Transcriptseiten

Einschreibungsdaten

Über den Menüpunkt 'Meine Einschreibungsdaten' gelangen Sie zu einer ausführlichen Auflistung Ihrer personen- und semesterbezogenen Einschreibungsdaten. Eine ausführliche Beschreibung dieser Seite finden Sie hier.

Schnellsuche

Schließlich können Sie gezielt nach Lehrveranstaltungen suchen. Die Suche funktioniert ganz ähnlich wie die Schnellsuche im eKVV: Geben Sie eine Belegnummer oder ein Titelstichwort ein und klicken Sie auf den 'Suchen' Button. Falls notwendig können Sie zuvor das Semester über den 'Auswahl >>' Link ändern.

Das persönliche Transcript

Das Transcript ist nicht nur ein Hilfsmittel für Ihren Studienverlauf, sondern gleichzeitig die offizielle Dokumentation der für Sie verbuchten Studien- und Prüfungsleistungen in der zentralen Prüfungsdatenbank, denn Ihre Studien- und Prüfungsleistungen werden darin nach Semestern oder Modulen geordnet angezeigt. Durch regelmäßige Einsichtnahme in Ihr Transcript können Sie leicht erkennen, in welchen Modulen Sie noch Leistungen erbringen müssen oder wo Ihnen erbrachte Leistungen evtl. noch nicht oder nicht korrekt verbucht worden sind.

Ihr Transcript wird automatisch für Sie angelegt und normalerweise von den Prüfungsämtern der Fakultäten gefüllt, bei denen Sie Veranstaltungen besuchen. Ihre ersten Leistungen werden dort gegen Ende Ihres ersten Semesters verbucht werden, also nachdem Sie sie erbracht haben. Zum Abschluss Ihres Studiums bildet das endgültige Transcript einen Teil Ihrer Studienabschlussdokumente.

Ihr Transcript wird Ihnen in zwei Versionen angeboten. Sie finden die Links zu den Transcripten auf der Startseite und in der Navigation am linken Rand. Beide Transcripte enthalten auch die von Ihnen selbst eingetragenen Leistungen (siehe unten).

Transcript nach Semestern

Das nach Semestern gegliederte Transcript gibt Ihnen einen chronologischen Überblick über die schon eingetragenen Leistungen. Die Prüfungsverwaltung arbeitet hier eng mit dem eKVV zusammen:

Das chronologische, nach Semestern gegliederte Transcript
Das chronologische, nach Semestern gegliederte Transcript

So werden Ihnen in diesem Transcript auch die Veranstaltungen angezeigt, die Sie in Ihrem eKVV Stundenplan gespeichert haben. Auf diese Weise können Sie leicht vergleichen, wo Leistungen noch nicht eingetragen wurden. Sie sollten daher Ihren eKVV Stundenplan für alle relevanten Semester bereinigen bzw. ergänzen.

Transcript nach Modulen

Das Transcript nach Modulen bietet Ihnen im Vergleich zu dem Transcript nach Semestern einen besseren Überblick darüber, wie sich die von Ihnen erreichten Leistungen auf die Module oder andere Studiengangselemente verteilen.

Das nach Modulen gegliederte Transcript
Das nach Modulen gegliederte Transcript

Sie werden hier kontrollieren müssen, ob die vom System bei der Leistungseintragung automatisch vorgenommenen Modulzuordnungen für Sie richtig sind, oder ob Korrekturen notwendig sind. Alle Leistungen, die noch keine Zuordnung haben, werden ganz am Ende semesterweise aufgeführt.

Sie finden hier bei allen Leistungen einen Link, der Sie direkt zur Bearbeitung der Zuordnung bringt.

Das eigene Transcript drucken

Die Transcriptseiten lassen sich einfach aus dem Webbrowser heraus drucken. Störende Elemente wie die Navigation oder Hinweistexte werden dabei ausgeblendet. Auf diese Weise können Sie sich leicht einen Kontroll- oder Dokumentationsausdruck erstellen.

Ein 'offizielles' Transcript erhalten Sie nur von Ihrem Prüfungsamt (siehe den Abschnitt 'Ansprechpersonen' unten).

Korrektur von Modulzuordnungen

Korrekturen an den Modulzuordnungen Ihrer Prüfungsleistungen können und müssen Sie selbst vornehmen, da letztlich nur Sie entscheiden können, welche Einzelleistungen Sie für welches Modul verwenden möchten. Das wissen weder die Prüfungsämter noch die Lehrenden so genau wie Sie. Besonders geeignet ist hier das Transcript nach Modulen (siehe die vorherige Beschreibung).

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie Änderungen z.B. an der Modulzuordnung einer Prüfungsleistung vornehmen. Die Sicherheitsstruktur der Datenbank hinter der Prüfungsverwaltung sorgt dafür, dass Sie nichts "kaputt machen" können.

Ein Studienfach oder einzelne Module, die durch Ihr Prüfungsamt bereits eingefroren wurden, können nicht mehr geändert werden. 'Einfrieren' meint hierbei, dass gespeichert wird, welche Leistungen für ein Modul oder ein Studienfach 'verbraucht' wurden und somit nicht mehr anderweitig zur Verfügung stehen. Eingefrorene Module oder Studienabschnitte sind durch Schloss-Symbole gekennzeichnet.

Wenn Sie hier bei einer Leistung auf "Zuordnung verändern" klicken, gelangen Sie direkt zur Bearbeitungsseite:

Bearbeitung der Zuordnung einer Leistung
Bearbeitung der Zuordnung einer Leistung

Es werden Ihnen nun die Zuordnungen zu Modulen angeboten, die laut eKVV Eintragung möglich sind und 'freie' Kategorien wie die Individuelle Ergänzung. Falls Sie Ihre Studienordnung nicht mehr im Kopf haben, finden Sie Links zu den FSBs, Studienordnungen, etc. Ihrer Studiengänge am rechten Rand. Dort finden Sie auch einen Link zu den Studienberatungen der Hochschule.

Wenn Sie individuell eine andere Zuordnung der Leistung vereinbart haben, als das eKVV sie Ihnen bei der Zuordnung anbietet, wenden Sie sich bitte an das Prüfungsamt, das für das jeweilige Fach zuständig ist. Einen Link zu Ihren Prüfungsämtern finden Sie ebenfalls am rechten Rand der Seite.

Sonderfall: Es existieren mehrere eKVV Studiengänge für Ihre Einschreibungen

Dieser Punkt ist nur relevant für Studierende im auslaufenden Studienmodell 2002. Im Studienmodell 2011 kann durch die Studiengangsmodellierung genau festgelegt werden, welche Version einer FsB und damit welche Modulliste für Sie gilt.

Bei der Anzeige der Modulzuordnungen für Ihre Leistungen muss das eKVV eine Brücke schlagen zwischen den Studiengängen, wie sie im eKVV eingetragen sind, und den Studiengängen, die in der Studierendenverwaltung verwendet werden. Leider sind beide Systeme nicht in allen Fällen deckungsgleich.

In den Fällen, in denen im eKVV mehr als ein passender Studiengang für einen Studiengang in der Studierendenverwaltung existiert, wird die Modulliste noch einmal durch die Namen der entsprechenden eKVV Studiengänge unterteilt. Diese Namen sind kursiv geschrieben. Bei der Zuordnung von Modulen sollten Sie die Module wenn möglich immer aus dem eKVV Studiengang, in dem Sie studieren, wählen.

Beispiele für solche Fälle:

Den eKVV Stundenplan bearbeiten

Sie können über die Prüfungsverwaltung auch Ihren eKVV Stundenplan bearbeiten, in dem Sie Veranstaltungen hinzufügen oder entfernen. Sie finden dazu z. B. in der Detailseite einer Veranstaltung oder auch im Transcript nach Semestern entsprechende Buttons.

Ansprechpersonen

Bei Fragen zur konkreten Bewertung einer Leistung sind normalerweise Ihre Lehrenden die ersten Ansprechpersonen. Sie finden die Lehrenden samt Kontaktdaten bei Ihren Veranstaltungen im eKVV Stundenplan oder auch über das Personen- und Einrichtungsverzeichnis.

Für die meisten inhaltlichen Fragen zur Prüfungsverwaltung ist das jeweilige Prüfungsamt die richtige Anlaufstelle. Sie finden in der Navigationsleisten am linken Rand einen Link 'Meine Prüfungsämter', in der Ihnen die für Ihre Studiengänge zuständigen PrüfungsamtmitarbeiterInnen genannt werden. Eine komplette Liste aller Prüfungsamter finden Sie hier:

Liste aller Prüfungsämter

Bei inhaltlichen Fragen zum Studium kann Ihnen die jeweilige Studienberatung weiterhelfen. Sie finden hier eine Liste:

Übersicht der Studienberatungen

Ansprechpartner für Korrekturwünsche an den Einschreibungsdaten ist das Studierendensekretariat.

Bei weiteren Fragen, die auch in den FAQs nicht beantwortet werden, wenden Sie sich bitte an den BIS Kontakt.

FAQs

Nicht alle Ihre Fragen wurden hier beantwortet? Dann finden Sie vielleicht die Antwort auf Ihre Fragen in unseren FAQs zum Thema.