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FAQs zur eKVV-Dokumentenablage

ACHTUNG: Die Dokumentenablage wird durch die neuen Lernräume im BIS abgelöst!

Bereits angelegte Dokumentenablagen können weiter genutzt werden und alte Dokumentenablagen bleiben bestehen, aber es können ab sofort (September 2014) keine Neuen angelegt werden.



Sie möchten direkt ins eKVV einsteigen? Mit diesem Link kommen Sie auf Ihre eKVV-Seite "Meine Veranstaltungen"

Was ist die eKVV-Dokumentenablage und wofür kann sie genutzt werden?

Die Dokumentenablage ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Informationen und elektronische Materialien zu Lehrveranstaltungen direkt im eKVV unterzubringen. Sie wendet sich in erster Linie an Lehrende der Universität Bielefeld und ermöglicht ihnen die einfache und schlanke elektronische Unterstützung der Präsenzlehre. In der Dokumentenablage können Sie elektronische Dokumente zu Ihrer Veranstaltung direkt im eKVV ablegen.

Sie können in der Dokumentenablage zu den einzelnen Terminen Ihrer Veranstaltung Materialien hochladen, sowie Links zu externen Informationsquellen eintragen.

Außerdem können Sie den Studierenden das Hochladen eigener Dateien in die Dokumentenablage ermöglichen und auf diese Weise zum Beispiel Arbeiten einsammeln oder Ergebnisse von Gruppenarbeiten allen Studierenden zur Verfügung stellen.

Weitere Informationen zu den Nutzungsprinzipien der Dokumentenablage finden sie hier.

Wer kann die eKVV-Dokumentenablage nutzen?

Die eKVV-Dokumentenablage steht allen Lehrenden - auch Lehrbeauftragten - und ihren Sekretariaten zur Verfügung. Je nach Nutzungsweise benötigen Sie ein Passwort für den eKVV-Zugang. Wie Sie ein Passwort erhalten, können Sie hier nachlesen.

Die Dokumentenablage kann von den jeweiligen Lehrenden dann für Studierende freigeschaltet werden.

Wie kann ich als Lehrende/-r die eKVV-Dokumentenablage nutzen?

Wenn Sie die eKVV-Dokumentenablage mit Passwort nutzen, so melden Sie sich einfach hier an: Meine Veranstaltungen. Sie gelangen dann auf die Seite des eKVV, in der Ihnen all Ihre Veranstaltungen angezeigt werden. Bei jeder Veranstaltung finden Sie einen direkten Link zur Dokumentenablage.

Ab wann kann ich die Dokumentenablage für meine Veranstaltungen nutzen?

Um die Dokumentenablage für eine bestimmte Veranstaltung zu nutzen, muss diese Veranstaltung im eKVV eingetragen sein. Die Dokumentenablage kann bereits mit Inhalten gefüllt werden, bevor die Veranstaltung im eKVV veröffentlicht wird und damit für die Studierenden sichtbar ist.


Wie erstelle ich eine sinnvolle Ordnerstruktur innerhalb der Dokumentenablage?

Über einen Assistenten für die Erstellung einer Ordnerstruktur - den Ordnerwizard - lässt sich eine Ordnerstruktur auf Knopfdruck aus den Termindaten Ihrer Veranstaltung im eKVV erzeugen. Sie finden den wizard unter dem Punkt "Aktionen". Sie können zwischen verschiedenen Varianten für die automatische Benennung der Ordner wählen und für die einzelnen Ordner wählen, ab welchem Zeitpunkt sie für die Studierenden sichtbar sein sollen. Sie können zusätzliche Ordner anlegen, indem Sie in das Textfeld am Ende der Seite die gewünschten Ordnertitel in der entsprechenden Reihenfolge eintragen. Dabei erzeugt jede Zeile einen neuen Ordnertitel.

Was genau ist die INBOX?

Der Ordner INBOX hat zwei Eigenschaften:

  • Alle Inhalte (Ordner und Dokumente) sind niemals für Studierende sichtbar.
  • Die INBOX kann für Studierende geöffnet werden, so dass diese Dateien hochladen können, die dann in der INBOX für Sie als Lehrende/-r zur Verfügung stehen.

Die erste Eigenschaft sorgt dafür, dass von Studierenden hochgeladene Arbeiten den notwendigen Schutz in Bezug auf den Datenschutz und das Urheberrecht erhalten. Diese Eigenschaft ermöglicht auch, die INBOX als Entwurfsordner zu betrachten: Hier lassen sich Lehrinhalte unterbringen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt den Studierenden zugänglich gemacht werden sollen.

Der Hauptzweck der INBOX ist es aber, Arbeiten von Studierenden einsammeln zu können.

Wie kann ich Arbeiten der Studierenden über die Dokumentenablage einsammeln?

Sie können die eKVV-Dokumentenablage auch zur Unterstützung in der Prüfungsphase Ihrer Veranstaltungen nutzen. Sie ermöglicht das Einsammeln von Arbeiten der Studierenden in elektronischer Form.

Sie können dazu in Ihrer Dokumentenablage die INBOX für die Studierenden in eine Richtung öffnen: Die Studierenden können dann Dokumente in die INBOX hochladen. Sie finden dazu in der Dokumentenablage am rechten Rand die "INBOX Einstellungen". Dabei wird das Dokument automatisch mit dem Namen der/des Studierenden verbunden, die/der die Datei hochgeladen hat.

Sie als Lehrende/-r können diese Dokumente dann aus der Dokumentenablage herunterladen. Sie können in der Dokumentenablage direkt auch Anmerkungen zu den einzelnen Texten eintragen und können auf diese Weise z.B. einen schnellen Überblick gewinnen, welche Arbeiten noch bewertet werden müssen.

Die Inhalte der INBOX sind auch bei Öffnung zum Hochladen nie für die Studierenden sichtbar, daher sind die Arbeiten der Studierenden hier gut geschützt.

Falls Arbeiten auch für die anderen Veranstaltungsteilnehmer/-innen sichtbar sein sollen (z.B. Referate oder Protokolle), so können Sie die Arbeiten in einen anderen Bereich der Dokumentenablage verschieben, der für die Teilnehmer/-innen sichtbar ist.

Ich habe aus Versehen ein Dokument/einen Ordner gelöscht, lässt sich dies rückgängig machen?

Das kommt darauf an: Wenn Sie das Dokument/den Ordner nur in den Papierkorb verschoben haben, so lässt sich dies rückgängig machen. Sie müssen das Dokument/den Ordner aus dem Papierkorb wieder in einen anderen Ordner verschieben.

Falls Sie das Dokument/den Ordner jedoch aus dem Papierkorb gelöscht haben, so ist diese Löschung endgültig und kann auch von den eKVV-Administrator/-innen nicht rückgängig gemacht werden.

Mehr zur Funktion der einzelnen Ordner der Dokumentenablage

Wie kann ich Dokumente innerhalb der Dokumentenablage verschieben?

Sie können Dokumente oder Ordner über die Zwischenablage verschieben. Dazu müssen Sie das Dokument oder den Ordner ausschneiden. Sie sehen das Dokument/den Ordner dann in der Anzeige der Zwischenablage. Wechseln Sie dann in den Zielordner und fügen Sie dort das Dokument/den Ordner wieder ein.

Sind alle Inhalte der Dokumentenablage jederzeit sichtbar?

Nein, das sind sie nicht. Zuerst einmal müssen Sie als Lehrende/-r die grundsätzliche Sichtbarkeit erst einmal "anschalten". Erst danach können Studierende überhaupt Inhalte der Dokumentenablage sehen. Es gibt aber immer Bereiche der Dokumentenablage, die von Studierenden nicht einsehbar sind. Dies sind der Ordner INBOX und der Papierkorb.

Wie kann ich festlegen, wer welche Dokumente sehen kann?

Wer welche Dokumente in der Dokumentenablage ansehen darf, können Sie als Lehrende/-r genau einstellen. Die Dokumentenablage kennt zwei Formen des Schutzes bzw. der Freigabe von Inhalten: Globale Freigabeeinstellungen und Freigabeeinstellungen auf Ordnerebene.

Globale Freigabeeinstellungen

Diese Einstellungen betreffen die komplette Dokumentenablage einer Veranstaltung. Sie können diese Einstellungen über den Link "Zugriffsrechte bearbeiten" am rechten Rand direkt in der Dokumentenablage bearbeiten. Es gibt 4 unterschiedliche Varianten, wie Sie die Inhalte der Dokumentenablage freigeben können: Die Sperrung der Dokumentenablage bedeutet, dass der Inhalt für niemanden außer Ihnen sichtbar ist. Dies ist die Voreinstellung der Dokumentenablage. Bei einer Öffnung nur für angemeldete Teilnehmer, erhalten nur die Studierenden Zugriff, die die Veranstaltung in Ihrem Stundenplan gespeichert haben. Mit der Option Passwortschutz können sie die Dokumentenablage mit einem frei wählbaren Passwort sichern. Als letze Option können Sie die Dokumentenablage für alle Internetnutzer öffnen. Wenn Sie die Nutzung der Dokumentenablage auf die Studierenden beschränken wollen, die tatsächlich an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, können Sie die Zugriffsrechte mit Hilfe des eKVV-Teilnehmermanagements individuell steuern.

Hier geht's zu den FAQs zum Teilnehmermanagement

Freigabe auf Ordnerebene

Wenn die Dokumentenablage über die globalen Einstellungen grundsätzlich freigegeben wurde, können Sie auf Ordnerebene dann genauer definieren, ob die Ordnerinhalte erst zu einem bestimmten Zeitpunkt für die Studierenden sichtbar werden sollen. Auf diese Weise können Sie die Dokumentenablage global öffnen, aber trotzdem verhindern, dass sofort alle Inhalte für die Studierenden sichtbar werden. So lassen sich über eine entsprechende Ordnerstruktur die Inhalte für die einzelnen Termine der Veranstaltung zu den jeweils passenden Zeitpunkten freigeben. Mit Hilfe des Assistenten für die Erstellung einer Ordnerstruktur, dem "Ordnerwizard" können Sie eine Ordnerstruktur auf Knopfdruck anlegen. Mit der INBOX gibt es zusätzlich einen Ordner, dessen Inhalte niemals für Studierende sichtbar werden. Dieser Ordner kann deshalb z.B. auch genutzt werden, um vorbereitete Ordner zunächst zu verbergen und sie dann nach und nach in die für die Studierenden sichtbaren Bereiche der Dokumentenablage zu verschieben. Die Inhalte des Papierkorbs sind im Übrigen auch niemals für die Studierenden sichtbar.



Weitere Fragen zur Dokumentenablage werden vom eKVV-Support beantwortet.


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