Sie möchten direkt ins eKVV einsteigen? Mit diesem Link kommen Sie auf Ihre eKVV-Seite "Meine Veranstaltungen"
Die Dokumentenablage ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Informationen und elektronische Materialien zu Lehrveranstaltungen direkt im eKVV unterzubringen. Sie wendet sich in erster Linie an Lehrende der Universität Bielefeld und ermöglicht ihnen die einfache und schlanke elektronische Unterstützung der Präsenzlehre. In der Dokumentenablage können Sie elektronische Dokumente zu Ihrer Veranstaltung direkt im eKVV ablegen.
Die einfachste Nutzung ist dabei die Beschickung über den automatischen E-Mail-Verteiler. Auf diese Weise dient die Dokumentenablage als Archiv für die von Ihnen verschickten E-Mail-Anhänge. Sie können in der Dokumentenablage zu den einzelnen Terminen Ihrer Veranstaltung Materialien hochladen, sowie Links zu externen Informationsquellen eintragen. Außerdem können Sie den Studierenden das Hochladen eigener Dateien in die Dokumentenablage ermöglichen und auf diese Weise zum Beispiel Arbeiten einsammeln oder Ergebnisse von Gruppenarbeiten allen Studierenden zur Verfügung stellen.
Weitere Informationen zu den Nutzungsprinzipien der Dokumentenablage finden sie hier.
Die eKVV-Dokumentenablage steht allen Lehrenden - auch Lehrbeauftragten - und ihren Sekretariaten zur Verfügung. Je nach Nutzungsweise benötigen Sie ein Passwort für den eKVV-Zugang. Wie Sie ein Passwort erhalten, können Sie hier nachlesen.
Die Dokumentenablage kann von den jeweiligen Lehrenden dann für Studierende freigeschaltet werden.
Wenn Sie die eKVV-Dokumentenablage mit Passwort nutzen, so melden Sie sich einfach hier an: Meine Veranstaltungen. Sie gelangen dann auf die Seite des eKVV, in der Ihnen all Ihre Veranstaltungen angezeigt werden. Bei jeder Veranstaltung finden Sie einen direkten Link zur Dokumentenablage.
Um die Dokumentenablage für eine bestimmte Veranstaltung zu nutzen, muss diese Veranstaltung im eKVV eingetragen sein. Die Dokumentenablage kann bereits mit Inhalten gefüllt werden, bevor die Veranstaltung im eKVV veröffentlicht wird und damit für die Studierenden sichtbar ist.
Sie verschicken Materialien direkt an Ihre Studierenden über den automatischen eKVV-E-Mailverteiler Ihrer Veranstaltung als E-Mailanhang, wie Sie es vielleicht bereits tun.
Bei der Freigabe der E-Mail erlauben Sie nun, dass die E-Mail ins Forum kopiert wird. Falls die E-Mail Dateianhänge hat, werden diese automatisch in die Dokumentenablage eingestellt. In der Dokumentenablage werden die Anhänge einer E-Mail gebündelt und so abgelegt, dass der Kontext der abgelegten Materialien automatisch und ohne weiteres Zutun klar wird. Natürlich können Sie die per E-Mail in die Dokumentenablage eingestellten Dokumente später auch noch verschieben und in eine andere Gliederung bringen.
Über einen Assistenten für die Erstellung einer Ordnerstruktur - den Ordnerwizard - lässt sich eine Ordnerstruktur auf Knopfdruck aus den Termindaten Ihrer Veranstaltung im eKVV erzeugen. Sie finden den wizard unter dem Punkt "Aktionen". Sie können zwischen verschiedenen Varianten für die automatische Benennung der Ordner wählen und für die einzelnen Ordner wählen, ab welchem Zeitpunkt sie für die Studierenden sichtbar sein sollen. Sie können zusätzliche Ordner anlegen, indem Sie in das Textfeld am Ende der Seite die gewünschten Ordnertitel in der entsprechenden Reihenfolge eintragen. Dabei erzeugt jede Zeile einen neuen Ordnertitel.
Der Ordner INBOX hat zwei Eigenschaften:
Die erste Eigenschaft sorgt dafür, dass von Studierenden hochgeladene Arbeiten den notwendigen Schutz in Bezug auf den Datenschutz und das Urheberrecht erhalten. Diese Eigenschaft ermöglicht auch, die INBOX als Entwurfsordner zu betrachten: Hier lassen sich Lehrinhalte unterbringen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt den Studierenden zugänglich gemacht werden sollen.
Der Hauptzweck der INBOX ist es aber, Arbeiten von Studierenden einsammeln zu können.
Sie können die eKVV-Dokumentenablage auch zur Unterstützung in der Prüfungsphase Ihrer Veranstaltungen nutzen. Sie ermöglicht das Einsammeln von Arbeiten der Studierenden in elektronischer Form.
Sie können dazu in Ihrer Dokumentenablage die INBOX für die Studierenden in eine Richtung öffnen: Die Studierenden können dann Dokumente in die INBOX hochladen. Sie finden dazu in der Dokumentenablage am rechten Rand die "INBOX Einstellungen". Dabei wird das Dokument automatisch mit dem Namen der/des Studierenden verbunden, die/der die Datei hochgeladen hat.
Sie als Lehrende/-r können diese Dokumente dann aus der Dokumentenablage herunterladen. Sie können in der Dokumentenablage direkt auch Anmerkungen zu den einzelnen Texten eintragen und können auf diese Weise z.B. einen schnellen Überblick gewinnen, welche Arbeiten noch bewertet werden müssen.
Die Inhalte der INBOX sind auch bei Öffnung zum Hochladen nie für die Studierenden sichtbar, daher sind die Arbeiten der Studierenden hier gut geschützt.
Falls Arbeiten auch für die anderen Veranstaltungsteilnehmer/-innen sichtbar sein sollen (z.B. Referate oder Protokolle), so können Sie die Arbeiten in einen anderen Bereich der Dokumentenablage verschieben, der für die Teilnehmer/-innen sichtbar ist.
Das kommt darauf an: Wenn Sie das Dokument/den Ordner nur in den Papierkorb verschoben haben, so lässt sich dies rückgängig machen. Sie müssen das Dokument/den Ordner aus dem Papierkorb wieder in einen anderen Ordner verschieben.
Falls Sie das Dokument/den Ordner jedoch aus dem Papierkorb gelöscht haben, so ist diese Löschung endgültig und kann auch von den eKVV-Administrator/-innen nicht rückgängig gemacht werden.
Mehr zur Funktion der einzelnen Ordner der Dokumentenablage
Sie können Dokumente oder Ordner über die Zwischenablage verschieben. Dazu müssen Sie das Dokument oder den Ordner ausschneiden. Sie sehen das Dokument/den Ordner dann in der Anzeige der Zwischenablage. Wechseln Sie dann in den Zielordner und fügen Sie dort das Dokument/den Ordner wieder ein.
Nein, das sind sie nicht. Zuerst einmal müssen Sie als Lehrende/-r die grundsätzliche Sichtbarkeit erst einmal "anschalten". Erst danach können Studierende überhaupt Inhalte der Dokumentenablage sehen. Es gibt aber immer Bereiche der Dokumentenablage, die von Studierenden nicht einsehbar sind. Dies sind der Ordner INBOX und der Papierkorb.
Wer welche Dokumente in der Dokumentenablage ansehen darf, können Sie als Lehrende/-r genau einstellen. Die Dokumentenablage kennt zwei Formen des Schutzes bzw. der Freigabe von Inhalten: Globale Freigabeeinstellungen und Freigabeeinstellungen auf Ordnerebene.
Diese Einstellungen betreffen die komplette Dokumentenablage einer Veranstaltung. Sie können diese Einstellungen über den Link "Zugriffsrechte bearbeiten" am rechten Rand direkt in der Dokumentenablage bearbeiten. Es gibt 4 unterschiedliche Varianten, wie Sie die Inhalte der Dokumentenablage freigeben können: Die Sperrung der Dokumentenablage bedeutet, dass der Inhalt für niemanden außer Ihnen sichtbar ist. Dies ist die Voreinstellung der Dokumentenablage. Bei einer Öffnung nur für angemeldete Teilnehmer, erhalten nur die Studierenden Zugriff, die die Veranstaltung in Ihrem Stundenplan gespeichert haben. Mit der Option Passwortschutz können sie die Dokumentenablage mit einem frei wählbaren Passwort sichern. Als letze Option können Sie die Dokumentenablage für alle Internetnutzer öffnen. Wenn Sie die Nutzung der Dokumentenablage auf die Studierenden beschränken wollen, die tatsächlich an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, können Sie die Zugriffsrechte mit Hilfe des eKVV-Teilnehmermanagements individuell steuern.
Hier geht's zu den FAQs zum Teilnehmermanagement
Wenn die Dokumentenablage über die globalen Einstellungen grundsätzlich freigegeben wurde, können Sie auf Ordnerebene dann genauer definieren, ob die Ordnerinhalte erst zu einem bestimmten Zeitpunkt für die Studierenden sichtbar werden sollen. Auf diese Weise können Sie die Dokumentenablage global öffnen, aber trotzdem verhindern, dass sofort alle Inhalte für die Studierenden sichtbar werden. So lassen sich über eine entsprechende Ordnerstruktur die Inhalte für die einzelnen Termine der Veranstaltung zu den jeweils passenden Zeitpunkten freigeben. Mit Hilfe des Assistenten für die Erstellung einer Ordnerstruktur, dem "Ordnerwizard" können Sie eine Ordnerstruktur auf Knopfdruck anlegen. Mit der INBOX gibt es zusätzlich einen Ordner, dessen Inhalte niemals für Studierende sichtbar werden. Dieser Ordner kann deshalb z.B. auch genutzt werden, um vorbereitete Ordner zunächst zu verbergen und sie dann nach und nach in die für die Studierenden sichtbaren Bereiche der Dokumentenablage zu verschieben. Die Inhalte des Papierkorbs sind im Übrigen auch niemals für die Studierenden sichtbar.
Weitere Fragen zur Dokumentenablage werden vom eKVV-Support beantwortet.
Lesen Sie weiter über das Teilnehmermanagement im eKVV oder gehen Sie zurück zur Übersicht eKVV.
