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E-Mailverteiler für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Auf dieser Seite wird eine Gruppe von eMailverteilern beschrieben, über die neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter adressiert werden können. Die Unterscheidung, ob eine Person als neu gilt oder nicht wird dabei über den Zeitpunkt ihrer Eintragung im Personen- und Einrichtungsverzeichnis entschieden, nicht etwa über den Beginn eines Arbeitsvertrages.

Bei dieser Gruppe von eMailverteilern kann in der Verteileradresse eingetragen werden, wie alt der Eintrag einer Person im Personen- und Einrichtungsverzeichnis maximal sein darf, damit er in den jeweilige Verteiler eingeht. Je nach angegebenem Wert ist damit die Reichweite des Verteilers unterschiedlich.

Diese Gruppe von eMailverteilern unterscheidet sich in ihrem Verhalten von allen anderen eMailverteilern im BIS: Da immer nur neue Personen in die Verteiler einbezogen werden, ist es auf diese Art möglich, die gleiche Information z. B. jedes Semester erneut per eMail zu verteilen, ohne dass Personen, die diese Information schon früher erhalten haben, damit erneut behelligt werden. Es muss nur eine entsprechenden Reichweite in die Vergangenheit in der Verteileradresse eingestellt werden.

Wer kann den/die Verteiler benutzen

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschule. Genauer gesagt können die Verteiler von allen E-Mailadressen beschickt werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind.

Wer kann die geschickten E-Mails freigeben/moderieren

Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.

Bei diesem Verteiler erfolgt die Moderation zentral. Die Verfahrensbeschreibung und die Ansprechpartner finden Sie auf den Seiten des Informations-Managements.

Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden sie hier.

Wo finde ich den/die Verteiler?

Die Adressen der Verteiler müssen Sie selbst zusammensetzen, die Regeln dazu finden Sie hier. Grundsätzlich setzen sich Adressen so zusammen:

Adresse des Basisverteilers + '_n' + Tagesanzahl

Die Tagesanzahl gibt dabei an wie als ein Personeneintrag maximal in Tagen sein darf, damit er berücksichtigt wird. Hier sind Werte zwischen 1 und 365 möglich (Werte außerhalb dieses Bereichs werden automatisch korrigiert). Die folgende Adresse ist ein konkretes Beispiel:

lehrende_n120@ekvv.uni-bielefeld.de

Dieser Verteiler erreicht alle Personen, die im PEVZ als Lehrende gekennzeichnet sind und in den letzten 120 Tagen neu eingetragen wurden. Dieser Verteiler könnte daher gut dazu genutzt werden neue Lehrende und Lehrbeauftragte zu erreichen.

Bei der Wahl der Tagesanzahl sollte berücksichtigt werden, dass es insbesondere bei der Wahl kleiner Zahlen einfach möglich ist leere Verteiler zu produzieren, also Verteiler, die gerade keine Adressaten enthalten. Wenn ein Verteiler leer ist erhält man beim Versuch ihn zu beschicken die gleiche Fehlermeldung wie beim Versuch eine grundsätzlich nicht existierende Verteileradresse zu beschicken.

Diese Basisverteiler können dabei grundsätzlich verwendet werden:

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Adressbeispiel: mitarbeiter_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
Hinweis: Funktionsemailadressen von Einrichtungen werden in den Verteiler im Gegensatz zum Basisverteiler nicht einbezogen
Alle Mitarbeiterinnen oder alle Mitarbeiter
Adressbeispiel: mitarbeiter_w_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
Adressbeispiel: mitarbeiter_m_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
Alle Lehrenden
Adressbeispiel: lehrende_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
Alle Lehrenden und Forschenden
Adressbeispiel: forschende_lehrende_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
Alle Forschenden
Adressbeispiel: forschende_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
Alle Professorinnen und Professoren
Adressbeispiel: professoren_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Technik und Verwaltung
Adressbeispiel: verwaltung_n120@ekvv.uni-bielefeld.de
Hinweis: Funktionsträgeremailadressen werden in den Verteiler im Gegensatz zum Basisverteiler nicht einbezogen
E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und -mitarbeiter mit bestimmten Diensttiteln
Adressbeispiel: gruppe_1234567_n120@ekvv.uni-bielefeld.de

Hinweise zum zentralen Freigabeverfahren - dem alle diese Verteiler unterliegen - finden Sie hier.

Spielt die Archivierungsoption eine Rolle

Die Archivierungsoption bei der Freigabe spielt bei diesem Verteiler keine Rolle.