Für jede der Funktionsträgergruppen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis gibt es einen automatischen E-Mailverteiler, der alle Personen erreichen kann, die aktuell der jeweiligen Funktion zugeordnet sind.
So können Sie über einen der Verteiler alle Dekaninnen und Dekane erreichen, über einen anderen alle Studiendekaninnen und -dekane und so weiter.
Eine genaue Beschreibung, welche E-Mailadressen in die Verteiler eingehen, findet sich am Ende der Seite.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschule. Genauer gesagt können die Verteiler von allen E-Mailadressen beschickt werden, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind.
Bitte beachten Sie, dass alle an BIS E-Mailverteiler geschickten E-Mails jeweils freigeschaltet werden müssen.
Bei diesem Verteiler wird die Freigabe-E-Mail direkt an den Absender/die Absenderin der zu verteilenden E-Mail zurück geschickt.
Weitere allgemeine Hinweise zur Freigabe finden sie hier.
Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis. Gehen Sie in Seite mit der Übersicht der Funktionsträger und wählen Sie gewünschte Kategorie. In der dann folgenden Detailseite finden Sie am Ende den jeweiligen Verteiler. Falls Ihnen veraltete oder fehlende Einträge auffallen, schicken Sie uns bitte einen entsprechenden Hinweis.
Die Archivierungsoption bei der Freigabe spielt bei diesem Verteiler keine Rolle.
Dieser Verteiler unterscheidet sich in seiner Funktionsweise etwas von den anderen Verteilern, über die für eine oder mehrere Einrichtungen MitarbeiterInnen erreicht werden können. Bei den Funktionsträgerverteilern wird angestrebt primär eventuell vorhandene Funktions-E-Mailadressen zu beschicken. Funktions-E-Mailadressen wie dekanin@fakultaet_xy.uni-bielefeld.de werden in vielen Bereichen schon länger verwendet.
In der folgenden Beschreibung wird als Fallbeispiel der Verteiler verwendet, der alle Dekaninnen und Dekane erreicht. Der Verteiler wird hier in drei Schritten vom System zusammengesetzt:
Zuerst werden alle Einrichtungen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis gesucht, die Dekane enthalten. Welche dies sind, kann in der entsprechenden Seite Dekane im Verzeichnis überprüft werden.
Bei den in Schritt 1 gefundenen Einrichtungen wird überprüft, ob bei ihnen Funktions-E-Mailadressen eingetragen sind (z. B. dekanin@fakultaet_xy.uni-bielefeld.de). Wenn bei einer Einrichtung eine E-Mailadresse gefunden wird, geht sie in die Adressatenliste des Verteilers ein. Für diese Einrichtungen werden die folgenden Schritte nicht mehr durchlaufen.
Der Grund ist, dass in solchen Fällen die FunktionsträgerInnen nicht durch eine mehrfache Zustellung der E-Mails belästigt werden sollen.
Zu den Dekane-Einrichtungen, bei denen in Schritt 2 keine E-Mailadresse gefunden wurde, werden die zugeordneten Personen (hier die Dekaninnen und Dekane) gesucht, um auf diese Weise die E-Mailadressen zu ermitteln. Auch hier wird etwas anders vorgegangen als bei den sonstigen Verteilern für MitarbeiterInnen:
Falls bei einer der DekanInnen mehrere Kontaktdatensätze mit E-Mailadressen gefunden werden, wird zuerst die E-Mailadresse berücksichtigt, die in Dekanin-Kontaktdatensätzen eingetragen ist. Nur wenn hier keine Adresse vorhanden ist, wird bei den weiteren Kontakten gesucht und dann die zuerst gefundene Adresse verwendet.
Auf diese Weise kann bei DekanInnen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis sowohl die persönliche Adresse wie auch die jeweilige Funktionsadresse eingetragen werden und trotzdem im Dekaneverteiler nur die Funktionsadresse angesprochen werden.
Zur Illustration des Verteilerverhaltens soll ein Beispiel dienen:
Es gebe vier DekanInnen mit jeweils unterschiedlichen Kontaktdatensätzen:
Für die Dekane-Einrichtungen sind folgende E-Mailadressen eingetragen:
In den E-Mailverteiler fließen folgende Adressen ein:
