Auf dieser Seite wird erklärt, wie die von Lehrenden hochgeladenen Ergebnislisten in der Prüfungsverwaltung abgerufen und importiert werden können, und wie die Rückmeldung an die Lehrenden über das eKVV und Prüfungsverwaltung erfolgt. Die Funktion des Meldens von Ergebnislisten über eKVV und Prüfungsverwaltung stand ab dem Wintersemester 2009/2010 zunächst nur der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft im Pilotbetrieb zur Verfügung, ab dem Sommersemester 2010 kann sie in der gesamten Hochschule verwendet werden.
Mit der Upload-Funktion ist es für Lehrende und deren Sekretariate möglich, Leistungslisten schnell und sicher an das zuständige Prüfungsamt zu übermitteln. Dabei werden Dateien ins eKVV hochgeladen, die dann von den MitarbeiterInnen der Prüfungsämter heruntergeladen und in die Prüfungsverwaltung importiert werden können.
Für den Download von Ergebnislisten wurde eine eigene Seite in der Prüfungsverwaltung eingerichtet, die "Inbox". Hier wird Ihnen, ähnlich wie in einem Briefkasten oder dem Posteingang in Ihrem E-Mailprogramm, angezeigt, welche Ergebnislisten importiert werden können. Auf der Startseite der Prüfungsverwaltung wird Ihnen im rechten Menü angezeigt, wie viele Ergebnislisten auf die Bearbeitung durch Sie warten (s.Screenshot rechts).
Ein Klick auf den Link "Inbox" bringt Sie auf die entsprechende Seite.
Auf dieser Seite werden Ihnen in zwei Tabellen alle Ergebnislisten angezeigt, die von Lehrenden im eKVV hochgeladen wurden. Dabei wird in der Anzeige nach Leistungen mit und ohne Veranstaltungsbezug unterschieden:
Die Tabelle zu Leistungen ohne Veranstaltungsbezug unterscheidet sich notwendigerweise in Details von der oben genannten. Hier werden kurz die Unterschiede erläutert:
In der letzten Tabellenspalte wird Ihnen bei Leistungen mit Veranstaltungsbezug ein Link zum "Import" angeboten, der Sie direkt zur Importseite der Veranstaltung führt. Hier finden Sie noch einmal die "offenen" Listen zu dieser Veranstaltung, die Sie direkt öffnen und importieren können.
Leistungen ohne Veranstaltungsbezug müssen für jeden Studierenden einzeln verbucht werden. Bitte öffnen Sie dazu zunächst die hochgeladene Liste und rufen Sie dann (in einem zweiten Fenster) jeweils die Detailseite der betreffenden Studierenden auf, um die Leistungen, entsprechend der Liste, zu verbuchen. Da die Verbuchung von Einzelleistungen für einzelne Studierende deutlich aufwändiger als der Import von ganzen Listen ist, kann es sich lohnen, z.B. für Modulabschlussprüfungen im eKVV eigene Veranstaltungen anzulegen und so die Zahl der zu verbuchenden Lesitungen ohne Veranstaltungsbezug möglichst klein zu halten.
Sowohl wenn Sie die Daten erfolgreich importiert haben, als auch wenn der Import fehlgeschlagen ist, kommen Sie zurück auf die Import-Seite, wo Sie den Vorgang durch den Link "abschließen" beenden können. Sollte die Liste nicht importiert werden können, weil sie formalen Kriterien nicht genügt oder aus anderen Gründen vom Lehrenden überarbeitet werden muss, können Sie diese mit Systemunterstützung "zurückweisen". Dieser Schritt nach dem Import wird im nächsten Absatz erklärt:
Nach dem Download und Import von Ergebnislisten können Sie den Lehrenden über ein "Ampelsystem" signalisieren, ob ihre Leistungen verbucht wurden, bzw. fehlerhafte Listen zurückweisen.
Mit dem Klick auf "Abschließen" kommen Sie auf eine Seite, auf der Sie die Bearbeitung der Ergebnisliste abschließen können.
Wenn Sie hier den Button "Übernahme erfolgreich" wählen, wird dem entsprechenden Lehrenden im eKVV angezeigt, dass seine Liste in die Prüfungsverwaltung übernommen wurde. Klicken Sie "ok" um zur Inbox zurückzukehren.
Wenn die Liste nicht eingelesen werden konnte und vom Lehrenden noch einmal überarbeitet werden muss, klicken Sie bitte den Button "Übernahme konnte nicht erfolgen". Um Kontakt zu dem betreffenden Lehrenden aufzunehmen, finden Sie weiter unten auf der Seite erstens einen Link zu den Kontaktdaten des Lehrenden (bzw. des Sekretariats) um z.B. telefonisch Rücksprache zu halten, und zweitens einen Link, der eine vorgefertigte Mail erzeugt, die Sie dann entsprechend ergänzen können. Geben Sie den Lehrenden bitte in jedem Fall eine Rückmeldung, wenn Änderungen notwendig sein sollten!
Auf der "Abschließen"-Seite können Sie außerdem jederzeit und unabhängig vom Übernahmestatus der Ergebnisliste einen internen Vermerk eingeben. Hier können Sie beispielsweise nachgereichte Anmerkungen zu der Liste - wie etwa die Leistungsart - eintragen. Der interne Vermerk ist nur für das Prüfungsamt sichtbar und kann nicht dazu verwendet werden, Rückmeldungen an den Absender zu geben. Bitte verwenden Sie für diesen Zweck stattdessen den Link zu den Kontaktdaten der Person.
Übrigens: Mit einem Klick auf "Details" können Sie immer wieder auf diese Seite zurückkehren - z.B. für die Kontaktdaten des Lehrenden, Detailinformationen zu der Veranstaltung oder um einen internen Vermerk zu hinterlassen.
Durch diese Rückmeldung in Prüfungsverwaltung und eKVV ergibt sich ein Ampelsystem, das Lehrenden und Prüfungsämtern auf den ersten Blick den Bearbeitungs-Status einer Liste anzeigt:
Im Archiv werden Ihnen alle Ergebnislisten in allen Versionen angezeigt. Um die Auswahl zu strukturieren, können Sie oben auf der Seite das gewünschte Semester sowie die Einrichtung einstellen.
Da keine Liste verloren geht, sondern immer im System dokumentiert wird, können Sie über das Archiv immer auf alle jemals in Ihrem Bereich hochgeladenen Listen zugreifen. Damit erübrigt sich auch eine etwaige Speicherung von "Sicherheitskopien" auf Ihrem lokalen Rechner.
