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FAQs zum Personen- und Einrichtungsverzeichnis von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Neu: Sie können ab sofort einen Teil der Angaben zu Ihrer Person im Personen- und Einrichtungsverzeichnis selbstständig bearbeiten!

Direkt loslegen: Sprechzeiten, CV etc. bearbeiten || Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Welche Daten kann ich bearbeiten?

Neben der schon seit einiger Zeit existierenden Möglichkeit das

hochzuladen können Sie nun auch Ihre

  • Sprechzeiten,
  • die Adresse Ihrer Homepage,
  • Ihr Curriculum Vitae (CV) und
  • als Forschende die aktuellen Forschungsschwerpunkte

eintragen und bearbeiten. Sekretariate können stellvertretend (ähnlich wie im eKVV) die Angaben bei ihren Lehrenden/Forschenden bearbeiten.

Dieser neue Service soll zum einen für Lehrende eine Erleichterung darstellen, da es so möglich ist, schnell und unbürokratisch die Sprechzeiten zwischen Semester und vorlesungsfreier Zeit umzustellen, ohne die Person ansprechen zu müssen, die für Änderungen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis zuständig ist.

Für Forschende ist es nun ebenfalls deutlich einfacher geworden eine Beschreibung ihres wissenschaftlichen Werdegangs und ihrer heutigen Schwerpunkte in der Forschung online zu dokumentieren.

Warum kann ich nicht alle meine Daten selbst bearbeiten?

Die Sprechzeiten sind der Teil der Kontaktdaten, die sich am häufigsten und meist regelmäßig ändern (in der Regel beim Übergang zwischen Vorlesungszeit und den Semesterferien) und die im Allgemeinen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selbst bestimmt werden können. Hier ist die Möglichkeit der Selbsteingabe der entsprechenden Daten die sinnvollste Lösung.

Ähnliches gilt für das CV und die Forschungsinteressen: Auch hier wissen Sie als Betroffene bzw. Betroffener am besten, welche Angaben Sie im Personen- und Einrichtungsverzeichnis und damit im Internet sehen möchten.

Weitere Angaben im Personen- und Einrichtungsverzeichnis wie Telefonnummer, Raum, Aufgabenbeschreibung etc. sind heute mit weiteren Verwaltungsvorgängen verknüpft, und können daher nicht von jeder Person selbstständig verändert werden. Bei Korrekturwünschen können Sie sich an die Personen werden, die neben Ihrem Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis unter dem Link 'Kontaktpersonen für Korrekturwünsche' gezeigt werden.

Wer ist für die Pflege meiner Daten zuständig?

Die Daten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis werden zwar im BIS in einer zentralen Datenbank gehalten, aber dezentral in den Fakultäten und Einrichtungen gepflegt. Sie werden deshalb auch in Ihrem Arbeitsbereich eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter finden, der für die Eingabe und Pflege Ihrer Daten zuständig ist. Wer das in Ihrem Fall ist, erfahren Sie wenn Sie bei Ihrem Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis auf den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" klicken.

Sollten Sie noch nicht im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sein, finden Sie die zuständige Kollegin oder den zuständigen Kollegen bei dem entsprechenden Link auf der Seite Ihrer Einrichtung im Personen- und Einrichtungsverzeichnis, oder Sie wenden sich an das BIS-Team: Kontakt und Hilfe

Warum sollte ich meine Daten im Personenverzeichnis aktuell halten?

Das Personen- und Einrichtungsverzeichnis ist heute die wichtigste Informationsquelle für Kontaktdaten der MitarbeiterInnen im Internetangebot der Hochschule. Es hat pro Tag mehrere tausend BesucherInnen und an vielen Stellen das gedruckte Telefonverzeichnis bereits ersetzt.

Auch die Studierenden werden durch die Verknüpfungen zwischen eKVV und Personen- und Einrichtungsverzeichnis bei ihrer Suche nach Kontaktinformationen zu den Lehrenden immer in dieses Verzeichnis gelenkt. Auf etlichen Homepages von Fakultäten und Einrichtungen werden die Kontaktdaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis bezogen. In dem Sie Ihre Angaben an einer Stelle pflegen, werden sie also in ganz unterschiedlichen Kontexten jeweils aktuell sichtbar.

Muss ich dann nicht das Personenverzeichnis und meine Homepage doppelt pflegen?

Auch die separate Pflege Ihrer Sprechzeiten auf der eigenen Homepage kann durch das Personen- und Einrichtungsverzeichnis überflüssig werden. Wenn Sie auf die Seite 'Meine Personendaten' gehen, so finden Sie rechts einen Punkt zur Integration Ihrer Daten aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis in eigene Webseiten. Nach einer solchen Integration können Sie Ihre Daten bequem über die Eingabe-Formulare aktuell halten, und damit gleichzeitig Ihre Homepage pflegen. Weitere Informationen zur Integration von BIS Inhalten in eigene Webseiten finden Sie hier.

Wie kann ich meine Daten bearbeiten?

Zunächst benötigen Sie einen Zugang zum BIS. Vielleicht haben Sie bereits ein Passwort z. B. für die Lehrangebotserhebung mit eKVV Unterstützung erhalten oder um Ihr eigenes Bild ins Personen- und Einrichtungsverzeichnis einzustellen? Dieses Passwort können Sie auch hier verwenden. Andernfalls finden Sie hier eine Beschreibung, wie Sie einen Zugang erhalten.

Wenn Sie einen Zugang haben, dann gehen Sie direkt in die Seite

Meine Personendaten

Wie kann ich meine Sprechzeiten und meine Homepageadresse bearbeiten?

Auf der Seite 'Meine Personendaten' sehen Sie Ihre Kontaktkarten (eine oder mehrere). Bei jeder Karte finden Sie einen 'Bearbeiten' Schalter. Wenn Sie diesen anklicken, öffnet sich das Formular, in welchem Sie die Sprechzeiten und ggf. die Adresse Ihrer Homepage eintragen können.

Ich habe mehrere Kontaktkarten. Soll ich die Sprechzeiten überall eintragen?

Gerade Personen, die in Gremien tätig sind oder in der Expertenliste stehen, haben häufig viele Kontaktkarten, von denen die meisten weitgehend leer sind. Hier macht es normalerweise keinen Sinn bei allen Karten die Sprechzeiten oder die Homepage einzutragen.

Im Normalfall sollte nur bei der obersten Kontaktkarte, die üblicherweise die Hauptkontaktkarte ist, eine entsprechende Eintragung erfolgen. Nur für den Fall, dass Sie in unterschiedlichen Kontexten unterschiedliche Sprechzeiten haben (z. B. eine 'normale' Sprechzeit und Sprechzeiten in der Studienberatung) kann es sinnvoll sein, bei mehreren Kontaktkarten unterschiedliche Sprechzeiten einzutragen.

Wie kann ich mein CV und meine aktuellen Forschungsinteressen eintragen?

Auf der Seite 'Meine Personendaten' finden Sie rechts oben unter dem Punkt 'Meine Aktionen' Links zur Eingabe des Curriculum Vitae und der aktuellen Forschungsinteressen. Die Eingabe der aktuellen Forschungsinteressen wird dabei nur bei Personen angezeigt, die im Personenverzeichnis als wissenschaftlich tätig gekennzeichnet sind. Bei der Eingabe können Sie übrigens die 'Wiki Formatierung' verwenden.

Wie kann ich als Sekretariat die Daten meiner Lehrenden und Forschenden bearbeiten?

Als Sekretariat finden Sie in der Seite Meine Personendaten am rechten Rand eine Liste der Personen, für die Sie als Sekretariat eingetragen sind. Sie können auf einen der Namen klicken und gelangen dann in eine Seite mit allen Angaben zu der gewählten Person.

Auch dort finden Sie bei den Kontaktkarten einen 'Bearbeiten' Schalter, mit dem Sie in das Bearbeitungsformular gelangen, sowie Links zur Eingabe von Curriculum Vitae und den aktuellen Forschungsinteressen.

Hinweise zum Datenschutz

An dieser Stelle wird noch einmal darauf hingewiesen, dass die Angabe von CV und aktuellen Forschungsinteressen selbstverständlich freiwillig sind (im Gegensatz zu den dienstlichen Kontaktdaten). Auch der Umfang, in dem Sie Ihre Angaben machen, ist allein Ihnen überlassen.

Auch das Hochladen eines Fotos kann nicht "angeordnet" werden. Ob das eigene Foto über Internet veröffentlicht werden soll (und dies ist im Personen- und Einrichtungsverzeichnis der Fall) kann nur von den Betreffenden selbst entschieden werden. Beim Betrieb des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses wird allerdings dafür gesorgt, dass Suchmaschinen, die sich an Standards halten, die Inhalte nicht indexieren. Das bedeutet, dass die eingestellten Bilder nicht über eine gezielte Bildsuche gefunden werden können.

Spezielle Hinweise für Sekretariate und Verantwortliche für das Personenverzeichnis

Falls Sie mit der Eintragung eines Curriculum Vitae oder der Beschreibung der aktuellen Forschungsinteressen für eine andere Person beauftragt werden, müssen Sie sich darüber versichern, dass die betroffene Person wirklich der Veröffentlichung dieser Daten zugestimmt hat.