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Das eKVV-Teilnehmermanagement

Das eKVV-Teilnehmermanagement ist eine Funktion, mit der Teilnahmelisten im eKVV gepflegt werden können. Anwendungsfälle sind Platzvergabeverfahren, Steuerung des Zugriffs auf den Lernraum einer Veranstaltung, Steuerung des Mailverteilers oder Bereinigung der Teilnahmeliste für die Leistungsbuchung

Lesen Sie auch die "häufig gestellten Fragen" zu diesem Thema: FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Lehrenden oder FAQs zum eKVV-Teilnehmermanagement von Studierenden

Was ist das Teilnehmermanagament?

Das Teilnehmermanagement ist eine Funktion, die es erlaubt, die Teilnahmelisten von Lehrveranstaltungen zu pflegen, indem den Studierenden auf der Liste die Teilnahmestatus "teilnehmend", "nicht teilnehmend" oder "Warteliste" zugewiesen werden. Das Teilnehmermanagement kann genutzt werden, um Platzvergabeverfahren zu dokumentieren, den Zugriff auf den Lernraum oder den Mailverteiler zu begrenzen oder um die Teilnahmeliste der Veranstaltung für die Leistungsbuchung am Ende des Semesters zu aktualisieren.

Die Status werden den Studierenden in ihren Stundenplänen angezeigt, siehe dazu auch die entsprechende FAQ für Studierende.

Das Teilnehmermanagement ist bei Veröffentlichung einer Lehrveranstaltung zunächst nicht aktiviert und wird für Lehrende und deren Sekretariate erst ab Veranstaltungsbeginn nutzbar.

Das Teilnehmermanagement im Semesterverlauf

Das Teilnehmermanagement ist zunächst im eKVV nicht aktiviert. Es kann aber im Lebenszyklus einer Veranstaltung zu unterschiedlichen Zeiten aktiviert werden. Zu beachten ist dabei, dass ein einmal aktiviertes Teilnehmermanagement auch gepflegt werden muss um eventuelle Zu- oder Abgänge in der Veranstaltung zu dokumentieren.

Vor Veranstaltungsbeginn: Dokumentation von Vergabeverfahren

Einige Fakultäten führen vor Veranstaltungsbeginn Platzvergabeverfahren durch und weisen den Studierenden Plätze in Veranstaltungen zu. Dazu werden in der Fakultät sog. "Belegmanager" eingesetzt, die besondere Rechte erhalten, um schon vor Veranstaltungsbeginn auf das Teilnehmermanagement aller Veranstaltungen einer Fakultät zuzugreifen. Das Teilnehmermanagement ist hierbei das Werkzeug, mit dem die Ergebnisse der Verfahren im eKVV dokumentiert wird und leistet gleichzeitig die Rückmeldung über die Platzzuteilungen an die Studierenden.

Bitte beachten Sie die Maßgaben der Rahmenprüfungsordnung, wenn Sie Platzvergabeverfahren durchführen möchten, oder sprechen Sie das BIS an, um sich entsprechend beraten zu lassen.

Mehr über die zentral unterstützte Platzvergabe können Sie hier nachlesen.

Veranstaltungsbeginn

Lehrende und Sekretariate können erst ab dem ersten Veranstaltungstermin auf das Teilnehmermanagement zugreifen, vorher ist es nur für die o.g. Belegmanager nutzbar. Lehrende werden daher zu Beginn des Semesters entweder ein deaktiviertes Teilnehmermanagement vorfinden, oder aber eines, das schon zur Dokumentation der Platzvergabeverfahren verwendet wurde. In beiden Fällen dient die Teilnahmeliste dazu, sich eine Übersicht über die erwarteten TeilnehmerInnen zu verschaffen.

Im Semester

Üblicherweise gibt es zu Beginn eines Semesters einige Wechselbewegungen in den Veranstaltungen, wenn Studierenden nach den ersten Sitzungen entscheiden, anders als ursprünglich geplant zu studieren. Dann kommt es dazu, dass die tatsächlich in einer Veranstaltung anwesenden Personen nicht mehr mit denen auf der Teilnahmeliste übereinstimmen.

Jetzt kann das Teilnehmermanagement genutzt werden, um die Teilnahmeliste den tatsächlichen Gegebenheiten anzupassen. Neben einer aktualisierten Teilnahmeliste werden so auch passgenauere Mailverteiler und Regelung des Zugriffs auf die dem eKVV angeschlossenen Lernräume erreicht. Wenn das Teilnehmermanagement in der Veranstaltung schon aktiviert ist, kann es jetzt zur Nach-Pflege genutzt werden, ansonsten wird es jetzt angeschaltet. Aber Achtung: Das Aktivieren des Teilnehmermanagements führt dazu, dass zunächst alle Studierenden den Status "undefiniert" bekommen. Die Liste sollte dann direkt weiter bearbeitet werden.

Zum Semesterende: Bereinigung der Teilnehmerliste für die Meldung von Prüfungsergebnissen

Die Webformulare, die am Ende des Semesters für die Meldung von Prüfungsergebnissen an das Prüfungsamt verwendet werden, beruhen auf den Teilnehmerlisten der Veranstaltung. Um diese besser nutzen zu können ist es sinnvoll, diese vorher per Teilnehmermanagement zu bereinigen.

Umgekehrt wird die Meldung von Prüfungsergebnissen dann kompliziert, wenn das Teilnehmermanagement in einer Veranstaltung zwar aktiviert, aber nicht gepflegt wurde: Zur Leistungsbuchung werden dann nämlich nur diejenigen Studierenden angeboten, die den Status "teilnehmend" haben.

Lesen Sie hier mehr über die Meldung von Ergebnissen per Webformular.

Wer kann das Teilnehmermanagement nutzen?

Lehrende und Sekretariate

Lehrende können das Teilnehmermanagement bei Ihren Veranstaltungen an- oder ausschalten und mit dem Teilnehmermanagement arbeiten. Die Aktivierung ist allerdings erst dann möglich, wenn der erste Veranstaltungstermin stattgefunden hat. Sie finden das Teilnehmermanagement nach Anmeldung am eKVV auf der Seite Meine Veranstaltungen oder ausgehend von den Buchungsmasken für die Leistungsmeldung jeweils unter dem Link Teilnehmermanagement

Lehrende können sich in dieser Funktion auch von Ihren Sekretariaten vertreten lassen.

Belegmanager

Wenn fakultätsweite Platzvergabeverfahren durchgeführt werden sollen, kann im BIS ein besonderes Recht eingerichtet werden, mit dem auf alle Teilnehmerlisten einer Fakultät zugegriffen werden kann. Der oder die "BelegmanagerIn" kann dann über das Teilnehmermanagement der einzelnen Veranstaltungen die Teilnahmestatus der Studierenden setzen.

Hier finden Sie das Antragsformular für die Belegmanagerrechte, das ausgefüllt und von der Fakultätsleitung unterschrieben werden muss.

Funktionen des Teilnehmermanagements

Lehrende und Belegmanager können das Teilnehmermanagement pro Lehrveranstaltung nutzen und dort alle Studierenden bearbeiten, die die Veranstaltung in ihrem Stundenplan haben. Für Belegmanager gibt es zusätzlich ein Teilnehmermanagement für einzelne Studierenden, mit dem alle Veranstaltungen (mit aktiviertem Teilnehmermanagement) eines Studierenden bearbeitet werden können.

Im Folgenden werden beide Funktionen genauer beschrieben und erklärt.

Teilnehmermanagement für Lehrveranstaltungen

Das Teilnehmermanagement einer Lehrveranstaltung ist im Grunde eine Teilnehmerliste, die direkt in der Weboberfläche bearbeitet werden kann. Wenn das Teilnehmermanagement zum ersten Mal bei einer Veranstaltung aktiviert ist, werden alle Studierenden gemeinsam in einer Liste angezeigt, ihnen können dann unterschiedliche Teilnahmestatus zugeordnet werden. Wenn das Teilnehmermanagement aktiviert ist, aber nicht genutzt wurde um den Studierenden Status zuzuweisen, behalten diese den Status "undefiniert" (s. Screenshot):

Pflegen der Teilnehmerliste

Um die Teilnehmerliste zu pflegen, weisen Sie jedem Studierenden einen Teilnahmestatus durch anklicken der Checkbox zu:

"teilnehmend"

Der oder die Studierende hat einen Platz in der Veranstaltung erhalten, wird auf der Teilnehmerliste aufgeführt, ist im Mailverteiler der Veranstaltung enthalten und kann auf den Lernraum der Veranstaltung zugreifen.

"nicht teilnehmend"

Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung erhalten, die Veranstaltung bleibt aber im Stundenplan, bis er oder sie diese selbst löscht.

"Warteliste"

Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung bekommen, steht aber auf der Warteliste. Ein Nachrücken erfolgt nicht automatisch sondern muss manuell nachgepflegt werden. Sie können den Status "Warteliste" nur dann speichern, wenn Sie auch einen entsprechenden Platz auf der Liste angeben.

"undefiniert"

Der oder die Studierende hat noch nicht an der Vergabe teilgenommen, weil sie entweder noch nicht stattgefunden hat oder der oder die Studierende die Veranstaltung erst nach der Vergabe in den Stundenplan aufgenommen hat. Studierende mit dem Status "undefiniert" werden in der Teilnehmerliste als "nicht teilnehmend" angezeigt, sind nicht im Mailverteiler und können den Lernraum nicht betreten.

Erst wenn Sie diese Zuweisung durch den "Speichern"-Button am Ende der Seite speichern, wird die Änderung wirksam. Die Teilnehmerliste wird dann in verschiedene Blöcke nach Teilnahmestatus sortiert (s. Screenshot):

Neben der Auswahl einzelner Studierender haben Sie auch die Möglichkeit, mit den Buttons am Ende der Liste "Alle als teilnehmend zu markieren", "Alle als nicht-teilnehmend zu markieren" oder alle "Undefinierte Status als nicht-teilnehmend zu markieren". Die Benutzung des letzen Buttons empfiehlt sich, um Studierende die sich verspätet und nach Abschluss der Vergabe eingetragen haben, mit einem Klick als "nicht-teilnehmend" zu setzen.

Den Status "auf der Warteliste" können Sie nur zuweisen, wenn Sie festlegen, auf welchem Platz der Warteliste der oder die Studierende stehen soll. Wenn Sie sich entscheiden, eine Warteliste zu führen, sollten Sie sich über den daraus entstehenden Pflegeaufwand im Klaren sein: Studierende die auf der Warteliste stehen erwarten, dass sie auch die Möglichkeit haben, nachzurücken. Dieses Nachrücken erfolgt aber nicht automatisch, sondern der oder die Lehrende muss Studierende von der Warteliste auf die Teilnehmerliste manuell verschieben. Es bietet sich an, diese Funktion spätestens nach den ersten Veranstaltungsterminen zu nutzen, wenn klar ist, welche Studierende die Veranstaltung besuchen werden und welche nicht.

Teilnahmebestätigung per Passwort

Ergänzend oder alternativ zum expliziten Setzen der Teilnahmestatus können Sie im Teilnehmermanagement auch ein Passwort einstellen, das die Studierenden eingeben müssen um ihre Teilnahme zu bestätigen. Diese Funktion wurde zum Sommersemester 2016 auf Wunsch von Lehrenden und im Zuge der Einführung der Lernräume implementiert.

Die Einrichtung des Passwortschutzes ist Teil des Teilnehmermanagements und wird über einen Link in der Seite des Teilnehmermanagements erreicht (s. Screenshot):

Wenn ein Zusatzpasswort eingerichtet wird, muss dieses den Studierenden mitgeteilt werden (z.B. im Rahmen der Lehrveranstaltung). Auf den Lernraum zugreifen können dann nur solche TeilnehmerInnen, die sich in der Teilnahmeliste über das Passwort selbstständig auf teilnehmend gesetzt haben. Zusätzlich können Sie aber auch manuell Studierende auf 'teilnehmend' setzen. Wenn Sie die Selbstregistrierung per Passwort abstellen wollen, so entfernen Sie einfach das Passwort im Teilnehmermanagement. Die Studierenden, die sich bis dahin registriert haben, verlieren dadurch ihren Zugangsstatus nicht.

Einzelne Studierende hinzufügen

Die häufigste Anwendung des Teilnehmermanagements ist sicher das Bereinigen und Pflegen einer bestehenden Teilnehmerliste. Mit dem Teilnehmermanagement haben Sie aber auch die Möglichkeit, Studierende die die Veranstaltung nicht in ihrem Stundenplan haben auf die Teilnehmerliste zu setzen.

Sie erreichen diese Funktion von der Seite Teilnehmermanagement durch Anklicken des Links "hinzufügen". Auf der folgenden Seite können Sie dann einzelne Studierende per Matrikelnummer hinzufügen:

Mit dieser Funktion greifen Sie unmittelbar in den Stundenplan von Studierenden ein, sinnvolle Anwendungsfälle sind die Folgenden:

  • Für Lehrende: Sie möchten für einen Studierenden eine Leistung melden, er oder sie steht aber nicht auf der Teilnehmerliste und ist damit für Sie nicht auswählbar. Fügen Sie ihn oder sie über das Teilnehmermanagement hinzu und gehen Sie anschließend wieder auf die Seite der Leistungsbuchung, die Sie über den grau unterlegten Kasten "Aktionen" rechts oben auf der Seite erreichen.
  • Für Belegmanager: Sie möchten einem Studierenden, der keinen Platz in der von ihm gewählten Veranstaltung bekommen hat einen Platz in einer Alternativveranstaltung anbieten. Rufen Sie die Alternativveranstaltung auf und fügen Sie den Studierenden per Teilnehmermanagement der Teilnehmerliste hinzu. Es ist empfehlenswert den Studierenden über die Zuweisung zu informieren (lesen Sie hier, wie Sie einzelne Studierende per Mail ansprechen können).

Teilnehmerlisten importieren

Sie haben während der Veranstaltung selbst eine Teilnehmerliste geführt und möchten diese für die Leistungsbuchung verwenden? Mit der Import-Funktion haben Sie die Möglichkeit, viele Studierende auf einmal der Teilnehmerliste mit dem Status "teilnehmend" hinzuzufügen:

Sie müssen dafür lediglich die Matrikelnummern der Studierenden in das Import-Fenster einfügen.

Dabei überschreiben Sie die Teilnehmerliste nicht, sondern ergänzen sie lediglich: Studierende, die zwar auf der "alten" Teilnehmerliste waren aber nicht auf Ihrer aktuellen Liste, bleiben zwar auf der Teilnehmerliste, bekommen aber den Status "nicht teilnehmend". Diese müssen dann gegebenenfalls manuell nachgepflegt werden.

Diese Funktion ist besonders sinnvoll für die Massenverbuchung von aktiven Teilnahmen und Studienleistungen, weil alle Studierenden die auf der Teilnehmerliste den Status "teilnehmend" haben, automatisch für die Verbuchung vorausgewählt werden (lesen Sie mehr zur Verbuchung von Leistungen auf der entsprechenden Hilfe-Seite und in den FAQs).

Teilnehmermanagement für einzelne Studierende

Neben dem Teilnehmermanagement pro Veranstaltung gibt es auch das Teilnehmermanagement bezogen auf einen Studierenden. Bitte beachten Sie, dass nur Belegmanager diese Funktion nutzen können.

Diese Funktion kann zum Beispiel in Härtefallsprechstunden genutzt werden, wenn Studierenden nachträglich Plätze zugewisesen werden sollen. Mit dem Teilnehmermanagement pro Student werden auf einer Seite die Veranstaltungen eines Studenten angezeigt und können bearbeitet werden. Bitte beachten Sie:

  • Als Belegmanager sehen Sie auf dieser Seite nur die Veranstaltungen, für die Sie Belegmanagerrechte haben. Sie können also nicht auf die Platzvergabe anderer Fakultäten zugreifen und sehen auch nicht den kompletten Stundenplan.
  • Es werden nur diejenigen Veranstaltungen angezeigt, für die das Teilnehmermanagement aktiviert ist.

Einzelne Studierende aufrufen

Sie erreichen diese Seite, indem Sie im passwortgeschützten Bereich des eKVV in die "Suche" die Matrikelnummer des gesuchten Studierenden eingeben. Bitte achten Sie darauf, dass das korrekte Semester eingestellt ist und die Matrikelsuche ausgewählt wurde.

Bearbeiten der Veranstaltungen

Ihnen werden die in Frage kommenden Veranstaltungen jeweils mit dem Teilnahmestatus des Studierenden angezeigt. Sie können den Status entweder auf "teilnehmend" oder "nicht teilnehmend" setzen; wenn Sie den Studierenden auf die Warteliste setzen möchten, müssen Sie direkt das Teilnehmermanagement der Veranstaltung aufrufen.




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