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Corona Klausuren

Anleitung zum Planen von Präsenz-Prüfungsveranstaltungen unter Corona-Bedingungen. Stand Juni 2020

Während des reduzierten Basisbetriebs ist die Durchführung von Prüfungen (in der Regel Klausuren) in Präsenz unter strengen Auflagen möglich. Wir beschreiben auf dieser Seite, wie die Planung mit Nutzung des eKVV und unter Berücksichtigung der geltenden Hygieneschutzkonzepte organisiert werden kann.

Von der Planung bis zur Leistungsbuchung

Wer eine Prüfung in Präsenz durchführen will, während die Universität im reduzierten Basisbetrieb ist, muss so planen, dass alle Rädchen reibungslos ineinandergreifen. Aushänge, persönliche Sprechstunden oder die direkten Ansagen in der Veranstaltung müssen ersetzt werden durch Mailverteiler, Webseiten und eine möglichst eindeutige und fehlerlose Eintragung der Veranstaltungen im eKVV.

Auf dieser Seite erklären wir den gesamten Prozess mit den nötigen Schritten von der Anlage der Veranstaltung im eKVV bis zur Archivierung der Kontaktliste für das Gesundheitsamt. Für jeden Schritt haben wir eine kurze Checkliste aufgeführt, an der Sie sich orientieren können.

Die nötigen Schritte

  • 1.Die Fakultät meldet den Raumbedarf für die bevorstehenden Prüfung an das Dezernat FM, gibt einen Terminwunsch und die Belegnummer der Veranstaltung im eKVV mit an.
  • 2. Das Dezernat FM legt pro Prüfung einen Termin an und bucht hierfür den Raum.
  • 3. Die Fakultät erhält eine Rückmeldung über den zugewiesenen Raum mit dem Prüfungsdatum und Uhrzeit.
  • 4. Die Fakultät trägt Raum und Zeit bei der Prüfungsveranstaltung im eKVV ein und schickt den Raumanforderungslink per Mail aus dem eKVV an das Dezernat FM. An diese E-Mail wird das unterschriebene Hygieneschutzkonzept als Attachment angehängt.
  • 5. Das Dezernat FM überprüft Raum, Termin und Hygieneschutzkonzept, teilt den Raum der von der Fakultät gewünschten Belegnummer zu und informiert die Fakultät.
  • 6. Die Fakultät teilt dem Team LSO die geplante Prüfung mit den Angaben zu Beleg-Nr., Semester, Veranstaltungstitel mit.
  • 7. Das Team LSO aktiviert das Teilnahmemanagement, veröffentlicht die Veranstaltung und stellt eine Anmeldefrist ein.
  • 8. Das Team LSO informiert die oder den Veranstalter*in und gibt Empfehlungen für die Organisation der Klausur.
  • 9. Die oder der Veranstalter*in informiert die Studierenden.
  • 10. Nach beendeter Anmeldefrist nimmt das Team LSO die Sitzplatzvergabe vor und setzt sich wieder mit der oder dem Veranstalter*in mit weiteren Informationen zur Organisation, dem Hygieneschutzkonzept, Teilnehmerliste etc. in Verbindung.

Welche Berechtigungen im eKVV sind nötig?

  • Zum Eintragen der Veranstaltung im eKVV sind „eKVV-Eingaberechte“ nötig. Wer dieses Recht in der Fakultät innehat, geht aus dieser Seite im eKVV hervor („Ansprechpersonen für Korrekturen und Raumbuchungen“)
  • Für die Aktivierung der Anmeldefrist und die Zuweisung der Plätze im eKVV sind „Belegmanager-Rechte“ nötig. Dieses Recht wird normalerweise für Platzvergabeverfahren verwendet. Wenn Sie unsicher sind, wer in Ihrer Fakultät dieses Recht hat, erkundigen Sie sich im Studiendekanat oder beim bissupport.
  • Für die Kommunikation mit den Studierenden nutzen Lehrende die Mailverteiler ihrer Veranstaltung. Sendeberechtigt sind Lehrende und deren Sekretariate mit der Mailadresse, die für sie im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen ist.

Mit oder ohne Unterstützung durch das LSO-Team

Sie können den gesamten Prozess der Prüfungsplanung mit den nötigen Rechten im eKVV selbst fakultätsintern durchführen. Sollte das nicht möglich sein, können Sie das LSO-Team ansprechen, damit wir Sie bei einzelnen Schritten oder dem gesamten Prozess unterstützen. Verantwortlich für die Durchführung der Prüfung bleiben die Lehrenden.

Raumbedarf bei der zentralen Raumvergabe anmelden

Melden Sie Ihren Raumbedarf bei den Kolleg*innen der zentralen Raumvergabe an (erreichbar über die Mailadresse raumvergabe@uni-bielefeld.de). Sie bekommen dann eine Rückmeldung über den zugewiesenen Raum mit Datum und Uhrzeit Ihrer Prüfungsveranstaltung, sowie das für diesen Raum geltende Hygieneschutzkonzept, das Sie akzeptieren müssen. Auf dieser Seite der Zentralen Raumvergabe können Sie sich mit den aktuellen Hygieneschutzkonzepten vertraut machen.

Checkliste

  • Sie wissen, wie viele Studierende an der Prüfung teilnehmen wollen und können eine entsprechende Raumgröße für die Raumvergabe melden
  • Sie kennen das Hygieneschutzkonzept für Prüfungsräume und sind bereit, unter den dort genannten Bedingungen eine Prüfung durchzuführen.

Veranstaltungsplanung im eKVV

Damit der gesamte Prozess durch das eKVV unterstützt werden kann ist es wichtig, die Prüfung als Veranstaltung so anzulegen, dass die Anmeldung durch die Studierenden, die Zuweisung von Sitzplätzen im Prüfungsraum, die Nutzung des Mailverteilers und die abschließende Leistungsbuchung möglich ist.

Eine Klausurveranstaltung anlegen

Die Prüfung sollte als eigene Veranstaltung neu angelegt werden, damit Studierende sich zur Prüfung anmelden können und eine eigene Teilnahmeliste entsteht. Diese Veranstaltung sollte

  • … dieselbe Belegnummer haben, wie die dazugehörige Lehrveranstaltung
  • … demselben Semester zugeordnet werden, wie die dazugehörige Lehrveranstaltung. Auch dann, wenn das eigentliche Datum außerhalb des Semesters liegt
  • … dieselben Fachzuordnungen mit der für die Prüfung passenden Leistungsart wie die ursprüngliche Lehrveranstaltung haben.

Tragen Sie die Veranstaltung mit dem von Ihnen gewünschten Datum und der erwarteten Teilnehmer*innenzahl ein. Diese Zahl darf die Größe des zugewiesenen Raumes nicht übersteigen.

Die Raumbuchung für Ihre Veranstaltung anfordern

In der von Ihnen angelegten Veranstaltung finden Sie einen Link zur Raumanforderung per Mail. Bitte nutzen Sie diesen um direkt aus der Veranstaltung eine Mail zu generieren, die automatisch die Veranstaltungsdaten enthält. Dieser Mail hängen Sie als Attachment das von Ihnen akzeptierte Hygieneschutzkonzept an.

Die Veranstaltung mit Anmeldefrist veröffentlichen

Sie können die Veranstaltung jetzt veröffentlichen, damit die Studierenden sich anmelden können. Aktivieren Sie dabei direkt das Teilnahmemanagement. Um die Anmeldung kontrollieren zu können und genügend Zeit zu haben, um ggf. einen anderen Raum anzufordern, sollten Sie eine Anmeldefrist im eKVV eingeben. Hierfür nutzen Sie die sog. „Klappenfunktion“ im Teilnahmemanagement. Sie finden die „Klappenfunktion“ bei der Veranstaltung unter dem Punkt „Teilnehmermanagement. Weitere Einstellungen“.

Die Anmeldung zur Veranstaltung (also die Aufnahme in den Stundenplan) ist bei aktivierter „Klappenfunktion“ nur innerhalb des eingestellten Zeitraumes möglich. Lassen Sie die Anmeldefrist so enden, dass noch genügend Zeit für die Sitzplatzverteilung, die Kommunikation und die Organisation der Prüfung bleibt (z.B. ggf. Rekrutierung von Personen für Aufsicht, sowie Ein- und Auslass). Wenn es zeitlich möglich ist, empfehlen wir, die Frist zwei Wochen vor Klausurtermin enden zu lassen. Eine Abmeldefrist vor der Klausur sollten Sie nicht einstellen. Es gibt keinen Grund, warum man Studierenden nicht den Rücktritt von der Anmeldung ermöglichen sollte, denn die Anmeldung erfolgt ja aus rein organisatorischen Gründen. Damit die Teilnahmeliste allerdings nicht im Nachhinein noch verändert wird, empfehlen wir, als Ende der Abmeldefrist einen Tag nach dem Klausurdatum einzutragen.

In der Seite der erweiterten Einstellungen im Teilnahmemanagement finden Sie ebenfalls die Möglichkeit, den Lehrenden die Nutzung des Teilnahmemanagements zu eröffnen. Wir empfehlen diese Öffnung, damit Lehrende die Organisation ihrer Prüfungsveranstaltung so weit wie möglich selbst übernehmen können. Die Lehrenden könnten dann sowohl Anmeldefristen als auch Teilnahmelisten und Sitzplatz-Zuweisung selbst bearbeiten und ggf. Nachzügler*innen in die Veranstaltung aufnehmen (zum Umgang mit Studierenden, die sich verspätet anmelden, siehe auch diesen Absatz).

Die Studierenden informieren

Weisen Sie die Studierenden auf die veröffentlichte Prüfungsveranstaltung im eKVV hin, damit sie die Prüfungsveranstaltung in den Stundenplan aufnehmen können, sofern sie teilnehmen möchten. Für diese Ankündigung empfiehlt sich die Nutzung des Veranstaltungsverteilers der ursprünglichen Lehrveranstaltung. Wenn Ihnen bereits eine Liste interessierter Studierender vorliegt, können Sie diese über das Teilnahmemanagement in die Prüfungsveranstaltung importieren. Den Studierenden wird die Veranstaltung dann in den Stundenplan gesetzt. Eine Information der Studierenden sollte trotzdem noch erfolgen, damit sie ggf ihre Anmeldung entfernen können.

Checkliste

  • Die Prüfungsveranstaltung ist mit einem sprechenden Titel und den passenden Fachzuordnungen als Einzelveranstaltung im eKVV veröffentlicht.
  • Es wurde Ihnen ein Raum aus der zentralen raumvergabe zugewiesen.
  • Eine Anmeldefrist lässt Ihnen genug Spielraum, ggf. nachzusteuern wenn die Zahl der interessierten deutlich von der erwarteten Größe abweicht.
  • Die Studierenden sind informiert und können die Veranstaltung in den Stundenplan aufnehmen.

Sitzplatzverteilung im Prüfungsraum

Nachdem die Anmeldefrist abgelaufen ist, steht die Teilnahmeliste für die Prüfungsveranstaltung jetzt fest und es können sich keine Studierenden mehr anmelden (dies wird duch die Verwendung der "Klappenfunktion" jenseits der Anmeldefrist technisch unterbunden). Nun kann die Zuweisung der Sitzplätze im Prüfungsraum erfolgen. Die Sitzplatzverteilung ist eine Funktion des Teilnahmemanagements und kann entweder von den Belegmanager*innen der Fakultät oder von Lehrenden und deren Sekretariaten bedient werden, wenn das Teilnahme-Management vor dem Klausurtermin für die Lehrenden freigeschaltet wurde.

Kontrollieren der Anmeldezahlen und der Raumgröße

Überprüfen Sie einmal, ob die Zahl der angemeldeten Studierenden nicht die Zahl der Plätze übersteigt. Nutzen Sie dazu die Anzeige "Sitzplan" im zugewiesenen Raum, weil dort die nach Hygieneschutzverordnung belegbaren Plätze ausgewiesen sind (diese stimmen unter Umständen nicht mit den im eKVV angezeigten Plätzen überein!)

Wenn der zugewiesene Raum zu klein ist, können Sie entweder einen zusätzlichen Raum von der zentralen Raumvergabe anfordern, oder Sie prüfen, ob auch ein kleinerer Fakultätsraum ausreicht um die überzähligen Studierenden aufzunehmen.

Sitzplätze zuweisen und veröffentlichen

Wir haben die Funktionsweise der Sitzpläne im eKVV auf dieser Hilfeseite erläutert. Für Klausuren unter Corona-Bedingungen müssen Sie zusätzlich beachten, dass Sie keine Abstände zwischen den Sitzplätzen vorsehen müssen (die entsprechenden Felder sind automatisch auf "Null" voreingestellt), weil der Sitzplan ohnehin nur noch die Plätze berücksichtigt, die laut Hygieneschutzkonzept belegt werden dürfen.

Kommunikation mit den Studierenden

Sobald der Sitzplan veröffentlicht wurde, ist er für Studierende im Stundenplan (in der Sicht "ausführlich" sichtbar). Sie sollten nun die Studierenden dauaf hinweisen und ihnen weitere Informationen zum Ablauf der Prüfungsveranstaltung zukommen lassen.

Bitte um Abmeldung!

Die Erfahrung der ersten Klausurphase zeigt, dass sich in der Regel mehr Studierende zur Klausur anmelden, als dann auch tatsächlich teilnehmen. Dies ist vor allem aus zwei Gründen sehr problematisch: Die Organisation der Klausur unter Corona-Bedingungen ist aufwändig und personalintensiv. Es werden z.T. externe Räume angemietet und zusätzliche Betreuungspersonen rekrutiert, je nachdem wie viele Studierende sich zu einer Klausur anmelden. Und: Studierende auf der Teilnahmeliste, die dann doch nicht zum Termin erscheinen, blockieren Sitzplätze für Kommiliton*innen, die nachrücken möchten. Deshalb sollten Studierende dringend dazu aufgefordert werden zu prüfen, ob sie tatsächlich teilnehmen werden, oder die Klausurveranstaltung wieder aus dem Stundenplan entfernen können.

Mailverteiler für Veranstaltungen, deren Belegnummer mehrfach vorkommt

Wenn Sie den Mailverteiler der Klausurveranstaltung verwenden wollen, sollten Sie den folgenden Punkt beachten: Die Belegnummer der Klausurveranstaltung ist in der Regel identisch mit der Belegnummer der dazugehörigen Lehrveranstaltung. Um jetzt nur die Studierenden zu erreichen, die sich zur Klausur angemeldet haben, müssen Sie eine besondere Verteileradresse verwenden, die nicht die Belegnummer verwendet, sondern die ID der Veranstaltung. Diese finden Sie in der Detailsicht Ihrer Veranstaltung unter dem Menüpunkt "Mailverteiler" und dann: "Wenn die Belegnummer mehrfach vorkommt". Wie bei den normalen Mailverteilern kann hier unterschieden werden in einen Standard-Mailverteiler, der alle Studierenden auf der Teilnahmeliste adressiert, oder einen Verteiler, der nur die als "teilnehmend" markierten Studierenden anspricht ("DRIN_VeranstaltungsID@ekvv.uni-bielefeld.de").

Hygieneschutzkonzepte

Bitte informieren Sie die Studierenden über den Ablauf der Prüfung und weisen Sie sie unbedingt auf das Hygieneschutzkonzept hin. Das passende Konzept zu Ihrem Raum finden Sie in dieser Hinweisseite des Dezernats FM. Die einzelnen Schutzkonzepte:

Da es sich dabei um Seiten im internen Bereich des Webauftritts handelt, reicht es nicht, den Link zu verschicken, sondern Sie sollten das passende Konzept auswählen und Ihrer Mail anhängen.

Informationen für Studierende

Sie sollten Ihre Studierenden zwingend auf die folgenden Punkte aufmerksam machen:

  • Besonders hervorzuheben sind die Vorschrift zur Tragen einer Alltagsmaske, das Desinfizieren der Hände vor Betreten des Prüfungsraumes und natürlich die Einhaltung des Abstandsgebotes, auch und insbesondere beim Warten auf den Einlass in der Prüfungsraum.
  • Die Studierenden müssen bei Betreten des Prüfungsraumes unterschreiben, dass Sie das Hygieneschutzkonzept kennen und beachten, deshalb ist es zwingend notwendig, dass sie sich vorher damit vertraut machen.
  • Es empfiehlt sich, dass die Studierenden selbst einen Stift zum Unterschreiben der Teilnahmeliste bereit halten, dann müssen Sie nicht neue Stifte ausgeben oder zwischendurch Desinfizieren.
  • Studierende mit Krankheitssymptomen dürfen derzeit das Gebäude nicht betreten. Auch darauf sollten Sie die Studierenden vorab hinweisen.

Checkliste

  • Die Zahl der angemeldeten Studierenden übersteigt nicht die zulässige Zahl an Sitzplätzen
  • Die Sitzplätze sind zugewiesen und veröffentlicht
  • Die Studierenden haben das passende Hygieneschutzkonzept erhalten
  • Die Studierenden sind über den Ablauf der Prüfungsveranstaltung informiert

Umgang mit Nachrücker*innen

Leider gelingt es nicht immer allen Studierenden, sich innerhalb der Frist anzumelden. Zum Teil ist dies dem Umstand geschuldet, dass sich Studierende die verkehrte Veranstaltung in den Stundenplan aufgenommen haben und nach Ablauf der Frist in der verkehrten Veranstaltung in der Teilnahmeliste stehen.

Für Nachrücker*innen gilt:

  • Bis zum im eKVV veröffentlichten Anmeldetermin kann allen angemeldeten Studierenden ein Platz im Prüfungsraum gegeben werden. Sehen wir, dass zum Ablauf der Anmeldefrist die Zahl der Angemeldeten die Raumgröße übersteigt, kann die verbleibende Zeit genutzt werden, um einen größeren Raum zu organisieren. Dies ist der wichtigste Grund, aus dem wir eine fristgerechte Anmeldung der Studierenden fordern.
  • Studierende, die nach Ablauf der Anmeldefrist um Teilnahme an der Klausur bitten, können nur dann berücksichtig werden, wenn noch Plätze im Prüfungsraum frei sind. Eine Organisation von zusätzlichen Plätzen ist dann nicht mehr möglich!
  • Nachrücker*innen können in der Reihenfolge der Kontaktaufnahme auch nachträglich über das Teilnahmemanagement als "teilnehmend" aufgenommen werden und es kann ihnen dann ein freier Platz im Hörsaal zugewiesen werden. Sprechen Sie das Team LSO an, falls Sie dabei Hilfe benötigen.
  • Für die spätere Kontaktverfolgung ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Studierenden die im Prüfungsraum anwesend waren auch auf der Teilnahmeliste im eKVV stehen. Insofern ist das spontane Aufnehmen von Studierenden beim Einlass zum Klausurraum und das händische Vermerken dieser Studierenden auf der Anwesenheitsliste unglücklich. Auch wegen der durch wartende Studierende entstehenden "Rudelbildung" am Prüfungsraum ist davon abzuraten, Nachrücker*innen zum Klausurtermin zu bestellen, ohne dass ihnen vorher im eKVV ein Sitzplatz zugewiesen wurde.

Durchführung der Prüfung in Präsenz

Wir empfehlen, dass Sie sich vorab mit den Räumen vertraut machen und planen, wie Sie den Einlass organisieren. Die Studierenden müssen einzeln eingelassen werden, ihre Unterschrift leisten und ihren Platz aufsuchen. Aufgrund der Gegebenheiten ist ggf. mehr Aufsichtspersonal als sonst üblich erforderlich (u.a. Listenkontrolle am Eingang, Aufsicht im Raum).

Dokumente zum Aushang und Kontaktliste

Sowohl der Sitzplan (aus dem eKVV) als auch das Hygieneschutzkonzept (aus der oben verlinkten Seite), sowie die Hinweise zum Datenschutz (ebenfalls auf der oben verlinkten Seite zu finden) sollten von Ihnen am Prüfungstag jeweils als Kopie ausgelegt oder ausgehängt werden. Ebenso ausgelegt und von allen Teilnehmer*innen zu unterschreiben ist die Teilnahmeliste mit Platznummer, Name und Unterschrift zur Kenntnisnahme des Schutzkonzeptes und dem Einverständnis der Prüfungsdurchführung. Diese Liste beziehen Sie aus dem eKVV. Sie finden Sie als besondere Druckversion wenn Sie ausgehend von der Teilnahmeliste den Link "Sitzplan anzeigen" klicken.

Organisation im Prüfungsraum

Der Raum wurde so gebucht, dass er eine Stunde vor Beginn der Prüfung und mindestens eine halbe Stunde nach Ende der Prüfung zu Ihrer Verfügung steht. Die Sitzplätze sind gut sichtbar nummeriert. Sollten Sitzplatznummern fehlen, melden Sie dies bitte umgehend dem Hausservice (hausmeister@uni-bielefeld.de), damit die Nummerierung möglichst vor der nächsten Prüfung wieder vervollständigt werden kann.

Bei Prüfungen mit hohen zwei- oder dreistelligen Teilnehmer*innen-Zahlen kann es zur Vermeidung von Ansammlungen in den Warte- und Einlassbereichen sinnvoll sein, die Studierenden in Gruppen zu unterteilen und zu unterschiedlichen Zeiten (z.B.Platz 1-40 um 9 Uhr, dann 10 min versetzt Platz 41-85 um 9.10 Uhr, usw.) zum Prüfungsraum zu bestellen.

Nach Ende der Prüfung wird der Raum gereinigt, dies wird von Dezernat FM organisiert und bei der zeitlichen Planung der Raumbelegung berücksichtigt.

Checkliste

  • Sie haben genügend Personen für Ein- und Auslass und Aufsicht im Raum organisiert
  • Alle nötigen Dokumente sind ausgedruckt
  • Sie haben sich mit dem Sitzplan und den Gegebenheiten im Raum vertraut gemacht

Nach der Prüfung

Aufbewahrung und Vernichtung der Teilnahmeliste

Die unterschriebenen Teilnahmelisten sind von Ihnen - für hoffentlich nicht erforderliche Rückfragen des Gesundheitsamtes - aufzubewahren und nach vier Wochen entsprechend datenschutzkonform zu vernichten. Es bietet sich an, dafür eine zentrale Sammelstelle in der Fakultät zu etablieren. Bitte beachten sie unbedingt, dass zur Kontaktdokumentation auch die anwesenden Prüfer*innen bzw. Aufsichtspersonen zählen. Diese Daten sollten zweckmäßiger Weise mit auf der (jeweiligen) Teilnahmeliste dokumentiert werden.

Wenn sich das Gesundheitsamt meldet

Wenn uns das Gesundheitsamt anspricht, weil bei einer Person die an einer Klausur teilgenommen hat eine Corona-Infektion nachgewiesen wurde, müssen wir in der Lage sein, sehr schnell die Daten der Personen zur Verfügung zu stellen, die ebenfalls an der Klausur teilgenommen haben.

Die Kontaktdaten der Studierenden beziehen wir dabei aus dem System. Von Ihnen benötigen wir aber einen Scan oder ein Foto der Teilnahmeliste, damit wir die Teilnahmeliste im eKVV mit der Liste der bei der Klausur Anwesenden abgleichen können. Sie sollten daher so planen, dass Sie uns ein solches Dokument auch kurzfristig zur Verfügung stellen können.

Leistungsbuchung

Die Leistungsbuchung sollte wie gewohnt bei der Prüfungsveranstaltung im eKVV geschehen. Sollte die Leistungsart nicht bei den Fachzuordnungen angezeigt werden, sprechen Sie die eKVV-Beauftragten Ihres Bereiches an, damit das ggf. nachgepflegt wird. Die Kontaktdaten werden Ihnen angezeigt, wenn Sie in der Detailsicht der Veranstaltung den Link "AnsprechpartnerInnen" klicken.

Checkliste

  • Aufbewahrung und Vernichtung der Teilnahmeliste sind organisiert
  • Die Leistungsbuchung ist möglich, die Prüfungsveranstaltung hat die passenden Fachzuordnungen