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Universität Bielefeld, Projekt BIS - Bielefelder Informationssystem BIS Kontakt

Intro

Das BIS Bielefelder Informationssystem wurde 1998 als Projekt mit dem Ziel ins Leben gerufen, ein internetbasiertes grundlegendes Informationssystem für die Universität Bielefeld zu schaffen. Seitdem haben viele Entwicklungen stattgefunden und das Leistungsspektrum des BIS rund um Studium und Lehre hat sich immer weiter ausdifferenziert[1] . Heute werden unter dem Dach des BIS für die Universität Bielefeld u.a. so wesentliche Internetanwendungen wie das eKVV, die Personen-Suche und die Prüfungsdatenbank für BA/MA-Studierende entwickelt und betrieben.

Ausführliche Informationen zum Gesamtprojekt und seinen Teilen finden sich auf der Homepage des Projektes:

http://www.uni-bielefeld.de/bis/

Im folgenden Text werden zunächst die generellen Eigenschaften der BIS-Anwendungen betrachtet und anschließend die verschiedenen Teile des BIS im Einzelnen behandelt und ihre Ziele, Aufgaben und Funktionen dargestellt.

Auch wenn diese Darstellung die Funktionalitäten der Anwendungen vollständig beschreibt, ist sie doch nicht für einen eins-zu-eins Vergleich mit den Funktionslisten ähnlicher, am Markt befindlicher Systeme geeignet:

Der fundamentale Unterschied zwischen einer am Markt befindlichen Lösung und einer Eigenentwicklung liegt darin, dass in einer Eigenentwicklung nur die Funktionen implementiert werden, die tatsächlich in der Hochschule benötigt werden bzw. genutzt werden können. Bei Bedarf werden dann jeweils benötigte Funktionen ergänzt. In einigen Fällen bieten die BIS-Anwendungen bestimmte Funktionen heute nicht, weil die notwendigen Voraussetzungen in der Organisation der Hochschule noch nicht gegeben sind (Beispiele werden im Folgenden genannt).

Eine am Markt befindliche Lösung muss hingegen von vornherein alle denkbaren Anforderungen erfüllen, unabhängig davon, ob die jeweiligen Kunden diese Funktionen überhaupt nutzen können oder wollen.

Die nachfrage- und nutzerorientierte Bereitstellung von Funktionen ist wohl einer der wesentlichen Gründe für den Erfolg der BIS-Anwendungen. Bei dieser Vorgehensweise werden in jedem Fall die jeweiligen NutzerInnen involviert und zu wichtigen Trägerinnen und Trägern jeder Entwicklung. Auf diese Weise ließen sich in Bielefeld beispielsweise die Prozesse der Organisation von Studium und Lehre mit viel geringeren Problemen und besserer Akzeptanz verändern als in vergleichbaren Hochschulen, die ähnliche Verfahren einführen wollten.

BIS Generell

Prinzipien

  • Das BIS ist kein monolithisches System, sondern eine Gruppe von verknüpften Anwendungen.
  • Alle BIS-Anwendungen:
    • wurden Vorabkontrollen gemäß Datenschutzgesetz unterzogen,
    • gliedern sich nahtlos in das Corporate Design der Hochschule im Internet ein,
    • wurden in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen AnwenderInnen entwickelt,
    • haben komplexe, an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientierte Rechte- und Prozessmodelle,
    • wurden daher von Beginn an dezentral gepflegt und verantwortet,
    • sind offen und transparent mit anderen Anwendungen/Systemen verbindbar,
    • von vorne herein auf eine Internationalisierung angelegt und revisionsfähig.

Alleinstellungsmerkmale

Die im BIS versammelten Dienste haben eine Reihe von Alleinstellungsmerkmalen:

  • Vollständigkeit. BIS deckt die Bereiche
    • der Organisation von Studium und Lehre einschließlich Raummanagement und Prüfungsdokumentation,
    • der Darstellung der komplexen Hochschulorganisation und
    • von Teilen der Forschungsaktivitäten ab und
    • nutzt vorhandene Datenbanken wie HIS SOS.
  • Offenheit. Trotz der engen Verknüpfungen zwischen den Teilanwendungen ist BIS ein sehr offenes System (siehe den folgenden Abschnitt über die Schnittstellen)
  • Kommunikation. Die Kommunikationsfunktionen und -virtualisierung für alle Hochschulangehörigen (E-Mailverteiler, Newsfeeds, etc.) ermöglichen die 'kommunizierende Hochschule'.

Schnittstellen


Schnittstellen werden ähnlich wie andere Bedarfe dann implementiert, sobald sie gebraucht werden. Beispiele für die vielfältigen bereits heute existierenden Schnittstellen sind:

  • Integration mit HIS SOS
  • Schnittstellen zur Benutzerverwaltung des IT-Servicezentrums
  • Anbindung an Identity Management
  • Anbindung der Scientia S-Plus Planungssoftware
  • Schnittstellen zum Stud.IP-eLearningsystem der Bibliothek
  • Anbindung an den Publikationsserver der Bibliothek, BiPrints
  • Vielfältige Integrationsmöglichkeiten des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses in externe Webseiten (SOAP Webservices, Roxenanbindung, Javascript Integration)[2]
  • Spezielle eKVV-Inhalte für die Informationsterminals und Hallen-Displays[3]
  • Verknüpfungen mit Inhalten des Informationsmanagements (ZSB- und Meldungsdatenbank)
  • BIS API für beliebige Zugriffe per Java Programmierung

Auch sind die BIS-Anwendungen heute nicht nur selbst Portale, sondern auch auf die Integration in ein zukünftiges Hochschulportal (aber auch in die meisten anderen Portale im Internet) vorbereitet.

Technologie

Basistechnologien sind in allen Anwendungen J2EE (die Java 2 Enterprise Edition), Clusterfähigkeit, HTML-basierte Benutzeroberflächen und relationale Datenbanken. Auf der Ebene der Applikationsserver und der BIS Anwendungsprogrammierung kommen heute ausschließlich Open Source Lösungen zu Einsatz. Die Architektur hat Lasten von bis zu 3.000.000 Zugriffen/500.000 Seitenabrufen am Tag bewältigen können und lässt sich einfach skalieren.

Die Basis des BIS: Das Personen- und Einrichtungsverzeichnis

Internetadresse: http://ekvv.uni-bielefeld.de/pers_publ/publ/Home.jsp

  • Zentraler Bestandteil des BIS
  • Abbildung der Organisationsstruktur
    • Nutzt einen erweiterten Begriff der Organisationseinheit: nahezu jede denkbare Gruppe von Personen, Funktionen oder Aufgabengebieten lässt sich strukturiert abbilden
    • Organisationseinheiten können strukturiert mit Kontaktinformationen versehen werden
    • Für jede Organisationseinheit werden automatisierte E-Mailverteiler für verschiedene Statusgruppen angeboten
    • Automatische Verlinkung mit dem eKVV
    • Einbindung der Inhalte (z. B. von Mitarbeiterlisten) in eigene Webseiten mit unterschiedlichen Technologien sehr einfach möglich
  • Funktionsträger
    • In allen Fakultäten vorhandene Funktionen wie Dekane, Studiendekane etc. werden gebündelt dargestellt und lassen sich per E-Mailverteiler ansprechen
  • Personendaten
    • Jede MitarbeiterIn kann mit dienstlichen Kontaktdaten eingetragen werden
    • Jede MitarbeiterIn kann in multiplen Oranisationseinheiten verankert werden und jeweils spezielle Kontaktdaten haben
    • Automatische Verlinkung mit dem eKVV
    • Einbindung der eigenen Daten in eigene Homepage mit unterschiedlichen Technologien sehr einfach möglich
  • Automatische Auskunft über Zuständigkeit bei Pflege
  • Mächtige Suchfunktion, die im Bereich der MitarbeiterInnen, Organisationseinheiten, Funktionen und Aufgaben die allgemeine Suche im Internetauftritt der Hochschule ersetzt (z. B. sind folgende Suchen erfolgreich möglich: 'Kanzler', 'Reisekosten', 'Medienlabor').
    • "Rückwärtssuche" nach universitätsinternen Telefonnummern
  • Enge Integration mit Identity Management möglich
  • Deutsch- und englischsprachige Oberfläche
  • Passwortgeschützter Eingabebereich für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, in dem die folgenden Daten selbst eingegeben und gepflegt werden können (Sekretariate haben mit eigenem Passwort Vertretungsfunktion):
    • Eigenes Foto (darf nicht vom Sekretariat eingestellt werden)
    • Sprechzeiten
    • Homepage
    • Curriculum vitae
    • Aktuelle Forschungsthemen (für forschende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)

eKVV - elektronisches Kommentiertes Vorlesungsverzeichnis

Funktionen

Internetadresse: http://ekvv.uni-bielefeld.de/kvv_publ

  • Abbildung aller Informationen über das Lehrangebot der Hochschule
  • Pro Veranstaltung
    • Nummer, Thema, Lehrende, etc.
    • Termine, auch von Prüfungen (Klausuren)
    • Öffnungen für Studiengänge samt Modulangaben, Leistungspunkten, Voraussetzungen, etc.
    • Kommentierungen
    • Lehrmaterialien
  • Pro Studiengang
    • Studiengangsstrukturen
    • Informationen zu Modulen (prüfungsrelevante Angaben, Beschreibungen)
    • Newsbereiche
  • Pro Studierende/n
    • Stundenpläne, ggf. mit Angaben zu Platzvergaben
    • Anmeldung zu Prüfungen wie Klausuren
    • aus HIS SOS übernommene Einschreibungs- und Kontaktdaten[4]
    • Abruf der individuellen Rückmeldedaten[5]
  • Automatische Auskunft über Zuständigkeiten und AnsprechpartnerInnen
    • bei Lehrveranstaltungen
    • bei Fakultäten und Studiengängen
    • bei E-Mailverteilern
  • Kopplung mit HIS SOS und Benutzerverwaltung im IT-Servicezentrum
    • Übernahme umfangreicher SOS-Daten
    • Nutzung von Studierendenlogin aus IT-Servicezentrum
  • Automatische E-Mailverteiler
    • für jede Lehrveranstaltung
    • für jeden Studiengang
    • für Studiengangscluster
    • für Fakultäten
    • gekoppelt mit News- und Archivbereichen
  • Portalfunktionen für Studierende
    • automatische Personalisierung durch Nutzung von SOS-Daten
    • manuelle Personalisierung durch Konfigurationsseiten
    • individueller Stundenplan ablegbar
    • Benachrichtigung bei Änderungen
  • Anonyme Nutzung fast aller Funktionen möglich
  • Automatische Auskunft über Zuständigkeiten bei Anfragen
  • Funktionen für Lehrende und Sekretariate
    • Teilnehmerlistenabruf
    • Einsicht in verbuchte Prüfungsergebnisse pro (eigene) Veranstaltung
    • Ablage von Lehrmaterialien
    • E-Mailverteiler
    • elektronisches Formular zur Lehrangebotserhebung
    • Upload von Ergebnislisten
  • Newsfeeds
    • allgemeine
    • personalisierte
    • verschiedene Formate (RSS, Atom)
  • Unterstützung von Planungsverfahren
    • Kopplung mit der Planungssoftware Scientia S-Plus
    • Onlinebedarfserhebung
  • Unterstützung von Vergabeverfahren
    • Einsammeln von Teilnahmewünschen
    • Darstellung und Pflege der Teilnehmerlisten
    • Prüfungsanmeldung
      • Klappenfunktion zur Fristeinhaltung
      • Verteilung auf feste Sitzplätze
  • Komplexes Rechtemodell
    • Dezentrale Pflege in unterschiedlichem Umfang
    • Sekretariate können Lehrende vertreten
  • Raumverwaltung
    • Kopplung mit der Planungssoftware Scientia S-Plus
    • Dokumentation des Vergabestatus für jeden Raum/jede Veranstaltung, für jeden online einsehbar[6]
    • Ausweitung auf dezentral verwaltete Räume möglich und bereits erfolgt
    • Generierung der Schließpläne
    • Steuerung der Klimatisierung[7]
  • Generierung nahezu beliebiger Ausgabeformate
    • Druckformate in Text, RTF, TeX, XML, HTML (auch wenn viele Fakultäten keine Druckwerke mehr erstellen).
    • Für Sonderzwecke optimierte Darstellungen im Internet (z. B. 'Jetzt!'-Seite für Infoterminals)
  • Kalenderintegration in Outlook, Lightning/Sunbird und andere[8]

Welche Funktionen das eKVV nicht bietet

Nicht geboten werden heute automatisierte Vergabeverfahren für Lehrveranstaltungen. Hier muss zunächst ein hochschulweiter Konsens darüber hergestellt werden, wie entsprechende Verteilverfahren durchgeführt und wie die Verantwortlichkeiten zwischen Fakultäten und zentraler Verwaltung als BIS-Anbieter verteilt werden sollen.

Ebenfalls bisher nicht angeboten werden automatisierte Prüfungszulassungen. Die Gründe dafür siehe im Abschnitt 'Welche Funktionen die Prüfungsverwaltung nicht bietet'.

BA/MA-Prüfungsverwaltung

Funktionen

Internetadresse: https://ekvv.uni-bielefeld.de/pv_publ

  • Dokumentation aller von BA/MA-Studierenden erbrachten Prüfungsleistungen
    • Einsicht in die verbuchten Leistungen für Prüfungsämter, Studierende und Lehrende
  • Enge Kopplung mit eKVV
    • Zugriff auf Veranstaltungsinformationen
    • Nutzung von Studiengangsöffnungen für Leistungszuordnungen
  • Enge Kopplung mit der Studierendenverwaltung HIS SOS
    • Selbstauskunft über die eigenen Einschreibungs- und Kontaktdaten
  • Komplexes Rechtemodell, erfüllt Kooperationsanforderungen, die im 2-Fach BA entstehen
  • Controllingfunktionen
  • Teilnehmerlistenabruf für Lehrende und Sekretariate
  • Importfunktionen von Ergebnislisten
  • Upload von Ergebnislisten
  • Generierung von Transcripten
  • Generierung von Diploma Supplements
  • Selbstauskunft für Studierende über das Internet
    • Abschaffung von Scheinen und Aushängen möglich
    • Selbstständige Korrektur von Modulzuordnungen
    • Selbsteintragung durch Studierende

Welche Funktionen die Prüfungsverwaltung nicht bietet

Die BA/MA-Prüfungsverwaltung enthält heute noch keine Funktionen zur automatischen Notenberechnung. Ein Hauptgrund liegt weiterhin in der fehlenden Stabilität der FSB's. Ähnliches gilt für nahe verwandte Funktionen wie die Zulassung zu Prüfungen.

Um diese Servicefunktionen in Zukunft anbieten zu können, wird aktuell auf zwei Stellen am Thema "Studiengangsmodellierung" gearbeitet (inhaltlich und Programmierung). Erste Erfolge dieser Arbeiten sind der Aufbau einer Datenbank, in der rund 152 verschiedene Kohorten von Bachelor- und Masterstudiengängen (bzw. die entsprechenden FSBs) mit ca. 500 verschiedenen Studienprofile erfasst sind. Basierend auf dieser Datenbank können seit Sommer 09 erstmals Diploma Supplements ausgegeben werden.


Kommunikationsunterstützung

Überblick aller BIS E-Maildienste

  • Vereinheitlichung der E-Mailadressen von Studierenden und MitarbeiterInnen
    • Studierende tragen Adresse im eKVV ein
    • Mitarbeiteradressen werden im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen
  • Darauf aufbauend bietet das BIS automatisch generierte Verteiler (u. a.) für:
    • Lehrveranstaltungen, Studiengänge, einzelne Studierende
    • Statusgruppen beliebiger Organisationseinheiten
    • Statusgruppen der gesamten Hochschule
  • Adressen lassen sich jederzeit ändern, Änderungen wirken sich sofort in allen Verteilern aus
  • Kommunikation wird virtualisiert, Empfänger bestimmt Empfangskanal
    • Beispiel E-Mailverteiler einer Veranstaltung:
    • Sekretariat verschickt E-Mail
    • Studierende bekommen E-Mail ins Postfach
    • Offen für beliebige zukünftige Kommunikationsformen

Blog Dienst

Das BIS betreibt mit den BIS Blogs in enger Zusammenarbeit mit dem Digitalen Informationsmanagement einen allgemeinen Blog Dienst für die Hochschule, über den vielbesuchte Blogs wie die Pressemitteilungen der Universität, uni.aktuell oder die aktuellen Meldungen des IT-Servicezentrums ebenso laufen wie die Blogs einzelner Fakultäten und Einrichtungen.

"BIS to go" - Das mobile Angebot der wichtigsten BIS-Anwendungen

http://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/BIS_to_go

'BIS to go' ist die für mobile Geräte wie Handys optimierte Version des BIS Bielefelder Informationssystems, welches die Abfrage von eKVV und Personensuche, sowie einen passwortgeschützten Zugriff auf die BA/MA-Prüfungsverwaltung ermöglicht. Die Inhalte des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses und des eKVV wurden im BIS to go für Handys und andere mobile Geräte optimiert, die kleine Bildschirme und eingeschränkte Bedienmöglichkeiten haben. Wichtigste Zielgruppe für diese Anwendung sind die Studierenden, die über BIS to go Ihren eKVV Stundenplan, ihre Rückmeldeinformationen und die Prüfungsleistungen abrufen können. Allerdings bietet das BIS to go auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die attraktive Möglichkeit, mit der Personen-Suche auf alle Kontaktdaten der Universitätsmitarbeiterinnen und -Mitarbeiter direkt vom (Dienst-)Handy aus zugreifen zu können.

Informationsmanagement

  • Enge Kooperation mit dem Informationsmanagement der Hochschule
    • Nutzung von Inhalten des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses in Fakultäts- und Einrichtungswebseiten
    • Integration von aktuellen Meldungen über die BIS Blogs

Portalservices

Das BIS bietet Internetdiensten der Fakultäten und Einrichtungen Anmeldefunktionen für ein Single SignOn über die BIS Benutzerverwaltung. Erster Nutzer ist die Abteilung für Psychologie mit ihrem Forschungsportal.

Referenzen

  1. 1 Eine kompakte Beschreibung des bisherigen Verlaufes des BIS Projektes finden Sie in der Seite zur Projekthistorie
  2. 2 Die Wiki Seite zur Integration von BIS Inhalten in eigene Webseiten gibt hierzu ausführliche Informationen
  3. 3 Für die speziellen eKVV Seiten, auf denen die aktuellen Hörsaalbelegungen für die Displays in der großen Halle der Universität dargestellt werden, findet sich eine Beschreibung in der Wiki Seite 'Zugriff auf aktuelle eKVV Veranstaltungsinformationen für die Hallendisplays'
  4. 4 Die Einsicht in die eigenen Einschreibungs- und Kontaktdaten aus HIS SOS ist den Studierenden sowohl im eKVV wie auch in der BA/MA Prüfungsverwaltung möglich. Details dazu finden sich in dieser Wiki Seite
  5. 5 Eine Beschreibung, wie Studierende ihre individuellen Rückmeldeinformationen abrufen können, enthält die Wiki Seite 'Abruf der Rückmeldeinformationen über eKVV und BIS to go'
  6. 6 Die weltweit sichtbaren Raumbelegungen der Universität Bielefeld finden sich in dieser eKVV Seite Freie Räume
  7. 7 Die Kopplung der Klimasteuerung an die eKVV Raumvergabe wurde zum Wintersemester 2009/10 begonnen. Details des Verfahren werden in der Wiki Seite 'Die eKVV Raumverwaltung und die Klimasteuerung der Hörsäle und Seminarräume' dokumentiert
  8. 8 Die Wiki Seite zur Integration des eKVVs in Kalenderprogramme enthält eine Beschreibung, wie sich eKVV Veranstaltungsdaten in Anwendungen wie Outlook, Lightning und andere einbinden lassen