Dem einen oder anderen ist es vielleicht schon aufgefallen: Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis finden sich seit Kurzem kleine blaue Telefonsymbole neben der Telefonnummer im Personeneintrag von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Was hat es damit auf sich?
Die Kolleginnen und Kollegen aus dem Rechenzentrum arbeiten momentan daran, die Telefone innerhalb der Universität auf die sogenannte "Voice over IP"-Technik (kurz: VoIP) umzustellen. Dabei geht es - verkürzt gesagt - darum, dass das Telefon nicht mehr an einer Telefondose in der Wand hängt, sondern nur noch mit dem Computer verbunden wird. Wie das genau funktioniert, kann das HRZ besser erklären, wie zum Beispiel in dieser News vom 19.10.2011: HRZ-News zur VoIP-Einführung
Diese Verbindung des Telefons mit dem Computer schafft neue Möglichkeiten, unter Anderem auch für das Personen- und Einrichtungsverzeichnis: Wer auf der Suche nach einer Telefonnummer den Eintrag eines Kollegen aufruft, kann jetzt mit einem Klick auf das oben genannte Telefonsymbol direkt einen Anruf auslösen. Dabei wählt der Computer die verlinkte Telefonnummer selbst, der Anrufer muss dann nur noch zum Telefon greifen, um den Anruf selbst zu übernehmen.
Wer bereits ein VoIP-Telefon hat und diese "Webdialer"-Funktion nutzen möchte, muss dies vorher mit einer speziellen PIN freischalten, danach kann die Funktion ohne weitere Zwischenschritte genutzt werden. (s. diese Handreichung des HRZs.)
Wir finden, dass das eine wunderbare Ergänzung des Personen- und Einrichtunsgverzeichnisses ist und bedanken uns bei den Kolleginnen und Kollegen des HRZ für die gute Zusammenarbeit!
Die Einträge im Personen-und Einrichtungsverzeichnis haben durch eine Reihe
von Erweiterungen im vergangenen Jahr mehr und mehr den Charakter von
Mini-Homepages bekommen: Mit einem BIS-Passwort können Sie Ihren Eintrag unter
Anderem durch ein Foto und die Angabe von CV und aktuellen Forschungsinteressen
persönlich und individuell gestalten.
Wir haben nun eine Erweiterung vorgenommen, die Ihnen mehr Gestaltungsmöglichkeiten beim Anlegen Ihres Eintrages geben soll:
Für die Formatierung der Textfelder für CV und aktuelle Forschungsinteressen stehen Ihnen jetzt eine Reihe von einfachen Formatierungsbefehlen zur Verfügung, um z.B. Listen, Tabellen oder auch Links auf andere Webseiten einzufügen. Natürlich bleiben wir mit diesen Möglichkeiten im Rahmen des gewohnten Layouts des Personen- und Einrichtungsverzeichnis, so dass Ihr Eintrag damit zwar strukturierter und vielleicht auch auffälliger wird, aber natürlich nicht "aus dem Rahmen" fällt.
Eine Übersicht über die neuen Möglichkeiten finden Sie auf der unten verlinkten Wiki-Seite.
Links:
Das Personen- und Einrichtungsverzeichnis kann heute weitaus mehr, als "nur" Personen suchen. Neben der Bereitstellung der dienstlichen Kontaktdaten bietet das BIS eine Vielzahl von Ergänzungsmöglichkeiten des eigenen Eintrags. Dazu gehört zum Beispiel die Darstellung eines Fotos oder seit einiger Zeit auch des CV, sowie der aktuellen Forschungsinteressen (siehe unsere damalige News). All diese Angaben sind natürlich auch für die Darstellung auf eigenen bzw. Fakultäts-Homepages interessant. Damit Sie Ihre Einträge nicht doppelt pflegen müssen, bietet das BIS die Möglichkeit, Daten aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis in andere Webseiten zu integrieren.
Die Auswahl der Daten, die Sie in andere Homepages integrieren möchten, funktioniert dabei nach dem Baukastenprinzip, in dem Sie diejenigen Details eines Personeneintrages auswählen, die Sie in Ihre Homepage übertragen wollen. Dabei werden Ihre Daten "nahtlos" übertragen, d.h. sie lassen sich auf der von Ihnen gewählten Webseite so darstellen, dass ihre Herkunft aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis nicht sichtbar ist. Als Beispiel für eine solche Integration sehen Sie rechts einen Screenshot von der Homepage der Fakultät für Mathematik. Für die Integration sind keine besonderen html-Kenntnisse erforderlich - sollten Sie aber Fragen haben, stehen wir Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite!
Sie finden den genannten "Baukasten" im Personen- und Einrichtungsverzeichnis, wenn Sie neben einem Eintrag den Link "Verlinkung/Einbindung" wählen. Sie können hier per Mausklick diejenigen Daten auswählen, die Sie übertragen möchten, unter Anderem können Sie jetzt auch CV und aktuelle Forschungsthemen zur Integration auswählen. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, aus der FoDa "Projekte" und "Publikationen" einzubinden. Als Beispiel finden Sie am Ende dieser News einen Link in die Auswahlseite eines Lehrenden.
Wir haben bei der Entwicklung Wert darauf gelegt, Ihnen eine möglichst große Auswahl zu bieten und dabei gleichzeitig Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. Wir hoffen, Ihnen die Arbeit mit dem BIS damit wieder um ein Stück erleichtert zu haben.
Links:
Die Abteilung Geschichte hat ihren Internetauftritt neu gestaltet und an das neue Corporate Design der Universität Bielefeld angepasst. Gleichzeitig bieten die neuen Seiten ein gelungenes Beispiel für die Integration von BIS-Inhalten. Für die neuen Seiten wird angestrebt, alle Personenlisten und Kontaktdaten aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis zu beziehen. Die Integration erfolgt dynamisch, so dass die Personenlisten der Abteilung Geschichte stets genauso aktuell sind, wie die Daten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis. Auf diese Weise kann der Aufwand für die Datenpflege minimiert werden, denn die Webseiten aktualisieren sich "von selbst".
Diesen neuen Internetauftritt möchten wir zum Besuch - und zur Nachahmung - sehr empfehlen!
Links:
Die Aktion "Ihr Foto im BIS", zu der das BIS-Team am 21.04. an einen Stand in der zentralen Halle geladen hatte, war ein voller Erfolg! Anlass war unser Angebot, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Personen- und Einrichtungsverzeichnis zu fotografieren und das neue Foto direkt hochzuladen. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nahmen unser Angebot wahr - so viele, dass es zwischendurch zu einer langen Warte-Schlange kam. Unserem "Fotografen" Henning Brune gelang es trotz des Andranges, alle Interessenten mit einem passenden Foto zufrieden zu stellen! Der nächste Schritt, nämlich das Hochladen von ca. 70 Fotos, sorgte noch einmal für regen Einsatz hinter den Kulissen, jetzt freuen wir uns aber mitteilen zu können, dass alle Fotos eingestellt sind und das Personen- und Einrichtungsverzeichnis damit ein ganzes Stück weniger anonym geworden ist.
Wir möchten uns an dieser Stelle für die rege Teilnahme bedanken, für Lob und Kritik und die vielen Gespräche an unserem Stand. Wir haben uns sehr über die Möglichkeit gefreut, persönlich mit Ihnen ins Gespräch zu kommen, nachdem der Kontakt zum BIS-Team im Alltag ja meist über E-Mail geschieht. Und wir freuen uns schon jetzt darauf, sie zur nächsten BIS-Aktion wieder bei uns begrüßen zu dürfen!
Wie oft haben Sie sich schon gefragt, wer sich hinter den Kontaktdaten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis verbirgt? Vielleicht jemand, den man schon lange "vom Sehen" kennt? Viele Einrichtungen stellen Ihre MitarbeiterInnen auf Ihren Homepages mit Bild vor. Nutzen Sie diese Möglichkeit auch im Personen- und Einrichtungsverzeichnis.
Am 21.4. bietet Ihnen das BIS-Team von 11 bis 14 Uhr die Möglichkeit, sich in der Uni-Halle fotografieren zu lassen und Ihr Foto direkt ins Personen- und Einrichtungsverzeichnis hochzuladen. Wer sich nicht vor Ort fotografieren lassen möchte kann natürlich auch gern ein eigenes Foto mitbringen.
Geben Sie Ihrem eigenen Eintrag ein Gesicht und stellen Sie sich im Personen- und Einrichtungsverzeichnis, dem eKVV und der FoDa mit Ihrem Bild vor.
Zeit: 21.4.09, 11-14 Uhr, Ort: UniQ, Zentrale Halle (unter Bauteil L)
Wir freuen uns auf Sie!
Weitere Informationen zu den Bildern im Personenverzeichnis finden Sie in unserem Wiki:
Vielleicht kennen Sie diese Situation auch: Sie sehen auf dem Display Ihres Telefons die Telefonnummer eines Anrufers und fragen sich, wer Sie da erreichen möchte oder wessen Anruf Sie möglicher Weise verpasst haben. Zwar sind im Personen- und Einrichtungsverzeichnis alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität mit ihren Kontaktdaten gespeichert, bislang war eine Suche aber lediglich über den Namen, die Einrichtung oder ein Schlagwort (wie z.B. "Reisekosten") möglich.
Nachdem in der Vergangenheit häufig von Kolleginnen und Kollegen der Wunsch nach einer "Rückwärtssuche" geäußert wurde, haben wir nun eine entsprechende Änderung im Personen- und Einrichtungsverzeichnis umgesetzt: Wenn Sie nun im Suchfeld eine vierstellige universitätsinterne Rufnummer eingeben, erhalten Sie als Suchergebnis den zu dieser Telefonnummer zugehörigen Personeneintrag. Wir hoffen, dass wir Ihnen damit den Arbeitsalltag wieder ein Stück erleichtern konnten!
Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis werden die dienstlichen Kontaktdaten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angezeigt. Das Verzeichnis stellt damit die wichtigste und aktuellste Informationsquelle für die hochschulweite Suche nach Ansprechpersonen dar.
Eine neue Funktion soll nun den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Pflege ihrer Daten erleichtern: Ab sofort können Sprechzeiten, Homepage-Adresse und eigenes Foto von den Hochschulangehörigen selbst bearbeitet bzw. eingestellt werden, ohne dass dafür die entsprechenden "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" einbezogen werden müssen. Über den Link "Meine Personendaten" gelangen Sie von der Startseite des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses in einen passwortgeschützten Bereich, in dem Sie die genannten Änderungen selbst durchführen können.
Weitere Informationen zu diesem Service und zu Ihrem BIS-Passwort finden Sie in unserem Wiki.
Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis werden die Namen, die dienstlichen Kontaktdaten sowie die Funktion oder der Aufgabenbereich der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Bielefeld in einer Datenbank gespeichert. Dadurch ist es möglich, das Verzeichnis nach unterschiedlichen Kriterien zu durchsuchen: Die häufigste Anwendung ist sicher die direkte Suche nach dem Namen einer Mitarbeiterin oder eines Lehrenden um die Telefonnummer oder die E-Mailadresse herauszufinden. Zusätzlich war und ist es aber auch möglich, nach wissenschaftlichen Experten zu bestimmten Themen zu suchen, oder sich ganze Einrichtungen und Fakultäten anzeigen zu lassen.
Während die genannten Suchfunktionen Namen und Kontaktdaten in Abhängigkeit einer Fakultät oder Einrichtung anzeigen, gibt es seit Neuestem auch die Möglichkeit, sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Gruppen anzeigen zu lassen, die nicht einrichtungsweise sortiert sind, sondern Personen mit gleicher Funktion in verschiedenen Einrichtungen zeigen. Dies bedeutet konkret, dass es möglich ist, universitätsweit z.B. nach "Dekanen" zu suchen um dann eine Liste zu erhalten, die alle Dekaninnen und Dekane der Universität mit ihren Kontaktdaten zeigt. Weitere Such-Möglichkeiten sind "Prüfungsämter", "Studienberatungen" oder "Studienbeitragskommissionen". Ein wichtiger "Nebeneffekt" dieser neuen Suchfunktion ist es, dass zu den eben genannten Listen E-Mailverteiler erstellt wurden, die es ermöglicht, alle angezeigten Personen mit einer E-Mail zu erreichen.
Sie finden die Funktionssuche im Personen und Einrichtungsverzeichnis unter dem Link "Funktionsträger".
Seit Kurzem gibt es für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität die Möglichkeit, sich im Personen- und Einrichtungsverzeichnis persönlich mit einem Foto vorzustellen. Damit soll zum Einen dem Massenbetrieb "Universität" ein wenig die Anonymität genommen werden, zum Anderen bietet sich den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dadurch die Möglichkeit, neben ihren persönlichen Kontaktdaten auch ihr Foto aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis in andere Webseiten einzubinden. Da das BIS-Team bereits "mit gutem Beispiel vorangegangen ist", können Sie hier ein Beispiel für einen solchen Eintrag sehen.
Natürlich liegt die Entscheidung, ob Sie diesen Service nutzen wollen, allein bei Ihnen; insbesondere weil mit der Darstellung von Fotos im Internet Fragen des Datenschutzes berührt werden, die nur individuell entschieden werden können. Für diese und weitere Fragen rund um den Upload von Fotos ins Personen- und Einrichtungsverzeichnis haben wir eine Wiki-Seite eingerichtet und stehen unseren Nutzerinnen und Nutzern darüber hinaus natürlich für Fragen und Anmerkungen wie gewohnt zur Verfügung.
The "Personen- und Einrichtungsverzeichnis" is the first of the BIS applications to also become available in English. You can switch to the "Directory of Staff and Departments" by clicking on the British flag in the top right corner of the page. The static frame of the page, the names of faculties and departments and the special functions of the directory have been translated. What has not been changed are the contents that are provided by the faculties and departments.
Seit wenigen Tagen ist das Personen- und Einrichtungsverzeichnis als erste Anwendung des BIS auch auf Englisch nutzbar. Die Möglichkeit zum Umschalten zum "Directory of Staff and Departments" befindet sich in Form einer britischen Flagge oben-rechts auf jeder Seite. Übersetzt wurden der Rahmen, die Namen von Fakultäten und Einrichtungen und die Funktionen des Verzeichnisses. Alle Inhalte, die von den Fakultäten und Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden, sind nicht verändert worden.
Die Suchmöglichkeiten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis sind flexibler geworden: Mitarbeiter/-innen der Universität Bielefeld können nun auch nach Vor- und Nachnamen gesucht werden. Dabei kann der gesuchte Name entweder im Format "Vorname Nachname" oder "Nachname, Vorname" oder auch nur mit Anfangsbuchstaben des Vornamens eingegeben werden. Auch die Einrichtungssuche ist flexibler geworden: Wenn Sie z.B. eine Fakultät suchen, ist die Reihenfolge bei der Eingabe der Begriffe nun beliebig.
Hier geht es zum Personen- und Einrichtungsverzeichnis.
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