BIS News - Kategorie Mailverteiler

Wir haben einen Service im BIS, der unter unseren Diensten zu den am intensivsten genutzten gehört, dabei aber für das Gros der Universitätsangehörigen nicht täglich sichtbar ist: Die Rede ist von den Mailverteilern. Einerseits freuen wir uns über den großen “Verkehr” in unseren Verteilern, andererseits setzen wir unseren Ehrgeiz darein, diesen Verkehr so zu lenken, dass möglichst wenige AdressatInnen durch irrelevante Mails belästigt werden.

Um einen Eindruck von der Nutzung der Verteiler zu vermitteln, hier ein paar Zahlen aus dem Wintersemester 2010/11: In der ersten Semesterwoche wurden 151.000 Mails über unsere Verteiler verschickt, zum Vergleich in einer Woche der vorlesungsfreien Zeit immerhin noch 29.000. Ein solches Aufkommen verpflichtet uns natürlich, möglichst passgenaue Verteiler einzurichten, damit jede und jeder möglichst nur die Mails bekommt, die ihn oder sie betreffen.

Allein für die Ansprache von Studierenden steht heute eine Reihe weit ausdifferenzierter Verteiler zur Verfügung: Dies beginnt bei der Ansprache einzelner Studierender, anonym über die Matrikelnummer (ein Service, der z.B. gern von Prüfungsämtern in Anspruch genommen wird). Weiter geht es mit den Mailverteilern für einzelne Lehrveranstaltungen, für ganze Studiengänge oder Fakultäten, oder mit flexibel einzurichtenden Mailverteilern für bestimmte Fachsemester, Abschlüsse oder internationale Studierende. Viele dieser Verteiler können sogar geschlechtsspezifisch, d.h. für Männer und Frauen getrennt, ausgewählt werden. Mit diesen möglichst maßgeschneiderten Verteilern versuchen wir, Studierende einerseits vor einer Flut unerwünschter Mails zu schützen, andererseits passgenaue Information zu ermöglichen.

• Verschaffen Sie sich hier eine Übersicht über unsere Mailverteiler
• Lesen Sie hier, wie wir mit Ihrer Mailadresse im BIS umgehen

Das BIS betreibt eine Vielzahl von E-Mailverteilern, die aus dem universitären Arbeits-Alltag nicht mehr wegzudenken sind. Da sind z.B. die veranstaltungsbezogenen Mailverteiler, die aus dem eKVV beschickt werden können (und über die im abgelaufenen Wintersemester  rund 8500 Mails verschickt wurden), aber auch die hochschulweiten Verteiler, über die große Gruppen von Studierenden und MitarbeiterInnen erreicht werden können, sowie die einrichtungsbezogenen Verteiler, über die MitarbeiterInnen in Fakultäten und Einrichtungen miteinander kommunizieren und wichtigeInformationen und Umläufe erhalten. Grundlage dieser Mailverteiler sind die im eKVV eingetragenen E-Mailadressen von Studierenden einerseits und die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragenen E-Mailadressen von MitarbeiterInnen andererseits.

Was passiert aber, wenn eine solche Mail nicht alle angesteuerten Adressaten erreicht? Wenn hier ein Postfach voll ist, dort eine E-Mailadresse nicht mehr genutzt wird oder ein Tippfehler zu einer funktionslosen Adresse geführt hat?

Seit Kurzem gibt es für diesen Fall einen neuen Service im BIS: Wir benachrichtigen Sie, wenn eine über unsere Verteiler versendete Mail nicht "geliefert" werden konnte. Studierende sehen diese Meldung im eKVV, sobald sie sich angemeldet haben, MitarbeiterInnen wird sie nach der Anmeldung am Personen- und Einrichtungsverzeichnis angezeigt. In jedem Fall sollten Sie dann einmal Ihre E-Mailadresse überprüfen und das Problem ggf. beheben, um wieder für unsere E-Mailverteiler erreichbar zu sein.

In unserem Wiki findet Sie detailliertere Hinweise auf mögliche Probleme und deren Reparaturen:

• Meine Mailadresse im BIS

Sowie eine Auflistung unserer Mailverteiler:

• Die BIS-Mailverteiler
  

Im Zuge der Neuausrichtung der Finanzprozesse werden zur Zeit viele Nachrichten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Technik und Verwaltung über den universitätsweiten "Verwaltungs-Mailverteiler" verschickt. Bislang wurden über diesen Verteiler universitätweit alle Personen erreicht, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis weder als forschend noch als lehrend gekennzeichnet waren. Informationen zu diesem und anderen von uns betriebenen Mailverteilern finden Sie hier.

Um sicherzustellen, dass tatsächlich alle betroffenen Kolleginnen und Kollegen diese wichtigen Informationen erhalten, möchten wir auf diesem Wege noch einmal daran erinnern, dass Sie die entsprechenden Nachrichten nur dann erhalten können, wenn Sie korrekt im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind. Die Ansprechpersonen für Korrektur- und Änderungswünsche erreichen Sie über den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" neben Ihrem Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis.

Darüber hinaus haben wir den Mailverteiler noch einmal um die "Verwaltungsleitungen der Fakultäten" erweitert , um eine größere Reichweite zu gewährleisten.

Der angekündigte Ausfall der E-Mailverteiler am heutigen Freitag konnte auf eine Dreiviertelstunde in den frühen Morgenstunden beschränkt werden und hat nach unserem Kenntnisstand zu keinerlei Schwierigkeiten im universitätsweiten E-Mailverkehr geführt.
Wir möchten diese Gelegenheit wahrnehmen um Sie auf eine kleine Neuerung bei unseren E-Mailverteilern aufmerksam zu machen: Wir haben jetzt einige der größeren Verteiler so erweitert, dass es möglich ist, Männer und Frauen getrennt anzusprechen. Auf Ebene der einzelnen Einrichtungen können Sie neben dem Verteiler, der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anspricht, zusätzlich zwischen Verteilern die nurMitarbeiter oder nur Mitarbeiterinnen ansprechen, wählen. Auf Ebene der gesamten Hochschule wurden analoge Verteiler für die getrennte Ansprache von Studenten und Studentinnen, sowie von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eingerichtet. Eine Übersicht über alle E-Mailverteiler des BIS finden Sie in unserem Wiki.

Am 25.04.2007 standen die automatischen E-Mailverteiler im BIS sowie der Teilnehmerlistenabruf im eKVV auf Grund einer Wartung der Server kurzzeitig nicht zur Verfügung. Wie geplant standen die Mailverteilerdienste ab 8 Uhr wieder zur Verfügung.